La gestion des services d’impression (MPS pour Managed Print Services), désigne les méthodes et les outils qui permettent de gérer et d’optimiser des dispositifs de production de documents tels qu’imprimantes, fax, copieurs…

Cette gestion des services de publication est facilitée par des solutions logicielles clés qui entrent dans l’une des quatre catégories suivantes :
– La gestion des impressions, pour gérer le volume, le coût et la nature de l’impression secondés par une authentification des utilisateurs ;
– La télémaintenance, pour surveiller, entretenir et gérer les périphériques de publication dans un environnement ;
– La découverte et l’analyse des besoins de conception, pour planifier les changements nécessaires dans la mise en œuvre de MPS ;
– Le routage, pour acheminer les documents numérisés vers différentes destinations, y compris les serveurs de fax, des dossiers partagés…

Des services MPS complémentaires

Au-delà des solutions de base, les fournisseurs de services managés d’impression se distinguent en proposant des services complémentaires dans des domaines particuliers et se distinguent ainsi de leurs concurrents.

Les données générées par les systèmes d’impression peuvent être d’une grande aide pour améliorer l’offre d’infogérance. Lexmark a par exemple dévoilé sa plate-forme big data Global Reach qui donne une meilleure visibilité en temps sur l’activité de tous les équipements du parc, des consommables et une amélioration de la gestion du parc.

Ce système permet de collecter automatiquement sur une même plateforme toutes les données issues des équipements infogérés de ses clients à travers le monde, soit plus d’un million de périphériques connectés. Grâce à la plateforme Global Reach, les clients peuvent suivre en temps réel l’usage des périphériques dont ils disposent, le nombre de pages imprimées et les dépenses consacrées aux impressions, que les équipements soient rassemblés en un même lieu ou répartis dans plusieurs bâtiments, villes, pays et mêmes continents.

Cette plateforme Global Reach assure leur gestion de façon automatisée et proactive. L’état de santé du parc est analysé en continu, permettant d’optimiser sa performance, d’éviter les temps d’arrêt et de mieux anticiper les besoins en consommables et en maintenance.

Grâce à l’Internet des objets et aux algorithmes Big Data, les données sont collectées sur plus d’une centaine de capteurs par périphérique (vitesse, couple, température, compteurs, alertes…). Ces informations sont traitées par des algorithmes et permettent d’anticiper en amont les risques d’interruption de service avant que celle-ci ne surviennent. Les services Lexmark créent alors les tickets d’intervention réduisant drastiquement le nombre d’appels au support client et augmentant la disponibilité des équipements.

Selon Lexmark, les entreprises peuvent réaliser des économies de l’ordre de 20 à 30% et gagner en productivité. Le suivi en temps réel du nombre de pages imprimées permet de suivre précisément les objectifs fixés par l’entreprise avec une facturation établie sur l’utilisation réelle. En outre, grâce à l’intégration de la plateforme Global Reach avec Google Maps, Lexmark offre des services de localisation par site (LBS) permettant de visualiser l’activité du parc d’impression à l’échelle géographique, avec une vision globale et précise sur les différents sites des équipements infogérés de chaque client (localisation physique, plan des locaux, niveau d’utilisation de consommables).

La sécurité concerne aussi les services d’impression

La sécurité est aussi une problématique importante qui préoccupe les entreprises utilisatrices. Dans cette perspective, HP propose une offre Secure MPS pour protéger les environnements d’impression des cyberattaques. Elle comprend des solutions et services de sécurité avancés associés à la préconfiguration des équipements d’impression, ainsi qu’un plus grand nombre de fonctionnalités telles que de nouvelles options de gestion à distance de la sécurité des parcs.

Les services HP Secure MPS visent à aider les clients à sécuriser leur environnement d’impression au moyen des protections adaptées ainsi que de maintenir ce haut niveau de sécurité pour faire face à l’évolution constante des menaces et des exigences de conformité.

Le portefeuille HP Secure MPS comprend des outils de protection avancés :
– Les imprimantes intégrant des capacités de résolution automatique des problèmes (self-healing) ;
– Le logiciel de sécurité pour détecter les menaces, tout en protégeant, surveillant et en gérant le parc d’imprimantes ;
– Le cryptage des données ;
– Une fonction de reporting pour vérifier le bon respect des réglementations et de la conformité ;
– Un audit de la sécurité permettant de développer conjointement un plan de sécurité d’impression complet.

HP Secure MPS permet aux entreprises d’externaliser certaines tâches et d’améliorer leur profil de sécurité telles que :
– Service de mise en œuvre de stratégies de sécurité d’impression : des spécialistes HP se chargent de mettre en œuvre des stratégies de sécurité d’impression ;
– Gouvernance et conformité de la sécurité d’impression : grâce à de nouvelles options de gestion à distance des paramètres de sécurité, HP aide les entreprises à se conformer aux règles établies, à surveiller leur parc d’imprimantes et à créer des rapports garantissant la conformité de leurs équipements en termes de sécurité.

La solution HP Secure MPS inclut également des outils qui automatisent les actions de sécurité, telles que la mise à niveau des micrologiciels et la gestion des mots de passe. Cette solution permet aux entreprises ayant souscrit un contrat MPS d’externaliser les tâches qui pèsent sur leurs services informatiques.

Accent sur l’économie des coûts d’impression

Avec « PrintSmart Cloud MPS » destinée principalement aux petites et moyennes entreprises, Brother offre une gestion simplifiée et automatisée des impressions permettant une économie pouvant aller jusqu’à 30 % des coûts. En fonction de ses besoins, l’entreprise peut acheter ou louer ses imprimantes, s’engager sur un volume de pages ou payer au réel sa consommation. Il bénéficie également des conseils de spécialistes pour l’accompagner dans la mise en place et l’utilisation de la solution. En outre, il peut accéder en temps réel à ses dépenses et à ses consommations en toute simplicité via un portail web dédié.

Dans le cadre de cette offre PrintSmart Cloud MPS, Brother se charge de réapprovisionner automatiquement ses clients en consommables. Brother inclut une garantie « pièces d’usures » ainsi que la maintenance sur site. Brother accompagne ses clients de manière personnalisée tout au long de l’utilisation de ses machines : de l’acquisition en passant par la gestion de leur parc d’impression (livraison de consommables, maintenance, plateforme de gestion Web dédiée, etc.) jusqu’au renouvellement de leur équipement en fin de vie.

L’offre PrintSmart a également été pensée pour simplifier l’acte de vente des revendeurs.  PrintSmart Cloud MPS met l’accent sur la simplicité de mise en oeuvre. Grâce au portail web via le Cloud, les revendeurs peuvent effectuer leur proposition de contrat et le valider en trois clics. Ils pourront aussi accéder au parc de l’ensemble de leurs clients pour une meilleure gestion et une efficacité optimisée.