Pour les DSI, moins de 10 % des processus métiers resteront basés sur le papier à l’horizon 2018. Le numérique va-t-il prendre le pas sur le papier ?
Dès les premiers temps de la bureautique, de nombreux experts ont prévu la disparition du papier des entreprises. Et pourtant, années après années, le papier continue à envahir les bureaux. Au lieu de remplacer le papier, le numérique s’y est ajouté. Parfois, le document numérique est imprimé pour l’ajout d’éléments complémentaires comme la signature avant d’être scanné à nouveau. Le comble. Mais selon l’enquête intitulée la digitalisation au travail réalisée par Xerox auprès de 600 DSI de grandes entreprises, les processus métiers basés sur le papier devraient disparaître même si de nombreux décideurs interrogés admettent qu’ils ne sont pas encore prêts à franchir le pas.
Les principales préoccupations liées aux processus papier sont le coût (42 %) et la sécurité (42 %). Mais en moyenne, 9 % seulement des processus métiers clés continueront d’être traités sur papier d’ici à 2018.
Alors que 90 % des répondants estiment disposer d’outils performants
pour analyser les habitudes d’impression des employés,
la moitié seulement (45 %) les exploitent pleinement.
Néanmoins, plus de la moitié (55 %) des répondants admettent que les processus de leur entreprise demeurent largement, voire entièrement, basés sur le papier. Et près d’un tiers (29 %) communiquent encore avec leurs clients finals par courrier, plutôt que par e-mail ou via les réseaux sociaux. On ne peut donc qu’être un peu surpris d’une évolution aussi rapide. Les DSI pêchent-ils par optimisme si l’on en juge par la proportion d’entreprises bloquées encore sur le passé :
– 40 % des entreprises n’ont pas encore mis en œuvre de solutions pour leurs collaborateurs nomades ;
– 47 % n’ont pas encore ajouté ou optimisé de services cloud ;
– 45 % n’ont pas encore intégré ou optimisé les capacités d’analyse prédictive via le Big Data
41 % des décideurs interrogés considèrent que la transition vers des flux de travail numériques permettrait de réduire les coûts organisationnels, et 87 % d’entre eux semblent disposer des compétences nécessaires pour mener à bien cette transition.
L’automatisation dans tous les esprits
Près des trois quarts des DSI estiment avoir déjà identifié les procédures les plus à même d’être automatisées. Les fonctions s’y prêtant le mieux sont la comptabilité (38 %), les notes de frais (37 %), les créances (36 %) et la relation client (35 %). Cette étude a identifié un certain nombre de principes de base que les entreprises doivent mettre en œuvre pour espérer concrétiser la digitalisation et l’automatisation des flux de travail.
Dans de nombreux cas, il est plus efficace de digitaliser ou de refondre des processus papier avant de les automatiser. À titre d’exemple, l’analyse des habitudes d’impression des collaborateurs peut permettre de déceler les procédures à forte consommation de papier, qui gagneraient à être numérisées. D’après l’étude, 90 % des répondants estiment posséder les outils pour analyser les habitudes d’impression des collaborateurs mais seulement la moitié d’entre eux (45 %) les utilisent pleinement.
Méthodologie
Au cours du second semestre 2015, Coleman Parkes Research a interrogé 600 décideurs et influenceurs du secteur informatique issus d’entreprises basées aux Etats-Unis, au Canada, et en Europe de l’Ouest (Benelux, France, Allemagne, Royaume-Uni). Cette étude vise à comprendre les comportements, enjeux et initiatives liés à la transformation digitale de la part d’entreprises qui traitent de grands volumes de documents papier.
L’ensemble des personnes interrogées occupent des postes à hautes responsabilités dans le domaine des technologies digitales, que ce soit au niveau stratégique, solutions et infrastructure. Les secteurs d’activités couverts par cette étude sont le secteur public, les services financiers et institutionnels des entreprises.
puis