Dans l’IT Asset Management (ITAM), l’un des aspects importants est le processus qui gère le cycle de vie d’un bien IT. L’objectif est de suivre le bien IT de son achat jusqu’à sa mise au rebut.

Selon Patricia Adams, Directrice de recherche chez Gartner: « L’ITAM dépend de processus solides, avec des outils permettant d’automatiser les processus manuels. Ces données permettent aux entreprises de gérer efficacement leurs biens IT, ainsi que leurs fournisseurs, et un portefeuille de biens logiciels et matériels, de la demande initiale à la mise au rebut. Elles surveillent ainsi les performances de ces biens tout au long de leur cycle de vie. »

Afin d’établir un processus ITAM efficace, il est vivement recommandé de suivre 5 étapes spécifiques, dans l’ordre suivant.

  1. Compréhension du processus d’achat
  2. Définition du cycle de vie
  3. Demande d’informations et de commentaires à chaque service
  4. Définition et élaboration du processus
  5. Test et ajustement du processus

Compréhension du processus d’achat

La gestion du bien IT commence au moment de son achat. De nombreuses entreprises commencent à suivre le bien seulement lorsqu’il arrive sur le réseau. Ce n’est pas une gestion très efficace. Les biens IT doivent être répertoriés dans une base de données ITAM dès leur achat. Avez-vous fait l’achat auprès d’un revendeur, directement chez le fournisseur ou même dans votre supermarché local ? Comment avez-vous payé ? Avez-vous demandé un crédit, payé par carte ou effectué un paiement électronique ? Cet achat s’inscrivait-il dans le cadre d’un contrat existant ? Pour élaborer un processus ITAM efficace qui suive le bien dès son achat, vous devez savoir où l’achat a eu lieu et comment chaque bien IT a été payé.

Définition du cycle de vie

Le bien IT passe par plusieurs étapes au cours de son cycle de vie. Par exemple, pour un ordinateur portable : achat, expédition, réception, mise à disposition, affectation et mise au rebut.

Pour créer un processus ITAM efficace, définissez les différentes étapes de cycle de vie pour ce bien et faites en sorte que le processus fasse évoluer sa propriété lorsque nécessaire. Par exemple, lorsque l’ordinateur portable est affecté à un utilisateur, le processus doit changer l’état du bien pour passer de Disponible à Affecté. Cela vous aide à identifier l’étape du processus à laquelle les biens se trouvent, à tout moment.

Demande d’informations et de commentaires à chaque service

Vous ne devez pas imposer des processus automatisés aux collaborateurs hors du département IT sans qu’ils puissent donner leur avis et faire des commentaires. Sinon, vos processus ITAM ne seront pas efficaces.

Contrairement à d’autres projets informatiques, l’ITAM (gestion des biens IT) touche chaque personne de l’entreprise. En général, l’équipe IT évalue, recommande et achète des solutions IT pratiquement sans demander l’avis des autres services ; cependant, les processus ITAM ont un impact sur l’ensemble des départements (RH, Juridique, Finances, Ventes, etc.). Il est donc important de demander l’avis de chaque département lorsque vous concevez vos processus ITAM, particulièrement si vous prévoyez d’automatiser les tâches manuelles de ces départements.

Définition et élaboration du processus

Pour définir un processus ITAM, utilisez un tableau blanc ou un outil de diagrammes pour définir les contours de votre processus. Déterminez les « utilisateurs », les « groupes » et les « rôles » auxquels des tâches doivent être affectées dans ce processus. Par exemple, vous pouvez exiger qu’un ordre d’achat de bien IT soit approuvé avant de l’autoriser. Dans ce cas il faut le définir dans le processus. Évitez d’affecter une tâche du processus à un utilisateur, car les utilisateurs changent souvent de rôle. Les utilisateurs ne doivent être affectés qu’à des rôles ou à des groupes lorsque vous élaborez votre processus ITAM.

Choisissez une solution logicielle d’ITAM qui vous aide à réaliser vos objectifs d’automatisation. Assurez-vous que la solution peut s’intégrer à d’autres bases de données. En outre, choisissez une solution d’ITAM qui vous permette de créer des connecteurs B2B afin d’être en lien direct avec vos partenaires externes pour élaborer des processus automatisés.

Enfin, préparez-vous et prévoyez de gérer les exceptions à vos processus d’ITAM.  Par exemple, si une personne achète un bien IT (ordinateur portable) par carte de crédit, au lieu d’utiliser le portail de demandes, comment allez-vous inclure cet ordinateur portable dans le processus de cycle de vie ITAM existant ?

Test et ajustement du processus

Testez toujours le processus avant de demander l’avis de chaque département. Apportez des ajustements sur la base de leurs commentaires, puis effectuez un nouveau test si nécessaire. Dans les grandes entreprises, il est recommandé de créer un groupe pilote formé de représentants de chaque service. Effectuez plusieurs tests avec le groupe pilote avant de déployer les processus dans l’ensemble de l’entreprise. Veillez à former correctement toutes les personnes susceptibles de se voir affecter une tâche dans le processus. Par exemple, la personne qui autorise l’achat d’un équipement IT doit pouvoir réaliser cette opération sans hésitation avant que les processus ITAM soient déployés pour toute l’entreprise.

Récapitulatif

Le temps nécessaire pour élaborer réellement un processus ITAM à l’aide des solutions logicielles disponibles est infime, comparé au temps qu’il faut pour comprendre et concevoir chaque processus ITAM. Veillez à y consacrer les ressources et le temps nécessaires lors de la phase de conception. Au début, choisissez des processus simples, ils fonctionneront mieux. Et surtout, mesurez votre ROI après implémentation des processus ITAM en affichant les analyses de données « avant-après ». Les processus ITAM font faire de grosses économies à votre entreprise ; cependant, cela n’est évident que si vous le mesurez et si vous créez les rapports appropriés.

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Marcel Shaw est Federal Sales Engineer chez Landesk