Le développement de l’intelligence collaborative est sans conteste le nouvel enjeu auquel sont confrontées les entreprises, qui ont tout à gagner à déployer de nouvelles stratégies de management. L’utilisation d’outils collaboratifs, source de différenciation et de performance, est dorénavant impérative. Et ce sont les entreprises de taille moyenne qui sauront le mieux, dans ce contexte, tirer leur épingle du jeu : ce sont en tout cas les résultats d’une étude réalisée par Insight en partenariat avec Harvard Business Review Analytics Services.

Le collaboratif : plus qu’une volonté, une véritable méthode de travail

Amélioration de la productivité des équipes, partage des connaissances, réforme de la gestion de projet, prise de décision facilitée, clients informés et fidélisés, mais aussi construction d’une relation client exclusive… Les enjeux de la collaboration et du collaboratif dépassent le cadre strict de l’efficacité en interne.

A l’heure des plates-formes Web et des réseaux sociaux, la mise en commun des informations, des ressources, des compétences et des idées transverses aux différents services de l’entreprise est désormais à la portée de tous. En apparence, du moins. Car encore faut-il réussir à transformer une volonté de changement en véritable méthode de travail, performante et pérenne, au service d’une collaboration optimisée.

Un moyen critique d’atteindre des objectifs, particulièrement adapté aux acteurs agiles

C’est pour approfondir les tenants et les aboutissants de cette question incontournable que plus de 400 responsables d’entreprises ont été interrogés à travers le monde. Les résultats sont éloquents, et permettent de comprendre de façon inédite comment la collaboration est aujourd’hui conçue et mise en pratique.

Ainsi, pour plus de 80% des managers interrogés, les solutions technologiques collaboratives sont très, voire extrêmement importantes lorsqu’il s’agit d’atteindre les principaux objectifs de leur entreprise : les responsables sont même 90% à estimer qu’elles vont gagner en importance pour leur organisation au cours des deux années à venir. Les entreprises et leurs directions ont en effet bien saisi les bénéfices d’une telle démarche : gain d’efficacité (79%), de productivité (76%), optimisation des décisions (69%)… Le collaboratif s’affiche ainsi comme un recours de choix pour casser les silos et les barrières entre les équipes, encourager l’innovation collective et favoriser une meilleure flexibilité dans le travail. Et la conclusion de l’étude est somme toute simple : la collaboration est indispensable à l’entreprise, et la technologie est indispensable à la collaboration.

En termes organisationnels comme technologiques, y a-t-il donc une typologie d’entreprise plus apte qu’une autre à la collaboration ? Oui et non. Car si ses bénéfices sont constatés dans les entreprises de toute taille, le déploiement d’outils collaboratifs sied tout particulièrement les acteurs faisant preuve d’agilité et de flexibilité. L’étude le souligne clairement : la difficulté d’utilisation de ces solutions est plus souvent signalée dans les grandes entreprises (à hauteur de 33%) que dans les PME (23%). Les raisons en sont simples, et concernent avant tout la réticence à l’adoption, nécessairement proportionnelle au nombre de collaborateurs, ainsi que l’infrastructure déjà en place, qui ne facilite pas nécessairement l’intégration d’une logique de partage d’informations au sein de systèmes historiques et fermés.

Il est donc évident que les entreprises de taille moyenne font en la matière montre d’une plus grande agilité et d’une meilleure flexibilité que leurs homologues de plus grande taille. Avec une prise de décision facilitée et une conduite du changement plus simple à appréhender, la démarche collaborative génère des avantages perceptibles avec rapidité et acuité : croissance des bénéfices, gain de parts de marché, amélioration de l’efficacité opérationnelle.

La coopération, pierre angulaire d’une stratégie de collaboration réussie

Un déploiement simplifié pour les entreprises de taille moyenne ne signifie pas pour autant que la mise en œuvre d’une telle approche est simple. Elle nécessite au contraire une prise de recul d’autant plus importante que les bénéfices peuvent être constatés très rapidement.

Avant toute prise de décision quant à l’orientation et aux outils à choisir, les entreprises de taille moyenne doivent donc commencer par nouer des partenariats stratégiques avec des prestataires de services managés (MSP) ou de services cloud (CSP) au fait de leurs pratiques et de leur environnement propres. Elles sauront ainsi accéder à de puissantes technologies, grâce à des modèles comme l’OpEx (dépenses d’exploitation), en contournant les obstacles traditionnels des dépenses d’investissement (CapEx).

Cette ouverture est toutefois rendue difficile par un certain nombre d’autres freins à l’adoption soulevés par l’étude : incapacité à inclure des sous-traitants ou d’autres non-membres du personnel de l’entreprise (46%), complexité de la configuration (40%) ou encore difficulté à rapprocher les employés et les intervenants extérieurs.

Il est en effet primordial de considérer le prestataire extérieur comme partie intégrante de l’entreprise, apte à dépasser les simples processus et l’installation elle-même, et capable de fédérer, de transmettre et de favoriser l’action. 66% des responsables interrogés considèrent en effet que la culture collaborative doit être impulsée par la direction (et seuls 50% d’entre eux précisent que c’est effectivement le cas aujourd’hui).

Car là aussi, il s’agit d’un acte de collaboration : entre une entreprise, sa direction, ses équipes, ses partenaires et les outils déployés… Le tout selon une seule et unique logique pour les organisations : celle de grandir, non pas seules, mais accompagnées, soutenues et menées au succès. Car finalement, c’est dans la coopération que saura se matérialiser l’intelligence collective et tous les bénéfices qu’elle autorise, tant en termes humains et techniques qu’organisationnels.

 

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Stéphane Benoist est expert en solutions collaboratives chez Insight