Les App Store d’entreprise font partie du top 10 des grandes tendances identifiées par le Gartner pour 2013. Dans une étude publiée en février 2013, le cabinet d’analyse prédit que, d’ici 2017, 25% des entreprises disposeront d’un App Store interne. Cette tendance est directement liée à celle de la « consumérisation » des technologies et va dans le sens des attentes des utilisateurs. Mais elle engendre un certain nombre de challenges pour les directions informatiques, qui doivent trouver l’équilibre entre un service orienté « consommateur » d’une part, et les règles et politiques de sécurité de l’entreprise d’autre part.

Avec l’explosion des phénomènes de « consumérisation » de l’IT et autres BYOD, les utilisateurs finaux attendent la même facilité d’utilisation au bureau que celle qu’ils connaissent dans leur vie privée quotidienne lorsqu’ils interagissent avec la technologie. Ils sont désormais habitués au téléchargement instantané des « applis », au confort du e-commerce ou aux paiements en ligne par exemple, et à la capacité d’être plus productif de manière immédiate. Est-ce que le fait de mettre en place dans l’entreprise les mêmes services que les utilisateurs ont adopté dans leur vie personnelle rend un employé plus productif ? Est-ce que cela permet d’attirer plus de talents ? Est-ce que cela donne à l’utilisateur plus de pouvoir et plus de liberté ? Oui, absolument. Mais les entreprises doivent toutefois disposer des processus et des contrôles ad hoc pour gérer à cette liberté d’un nouveau genre. Et cela commence avec l’App Store.

Les essentiels de l’App Store d’entreprise : Identifier les besoins

Lorsqu’il s’agit de passer d’un App Store grand public à un App Store professionnel, les entreprises se trouvent face à des challenges spécifiques en termes de politiques internes et de sécurité. Rendre les applications disponibles via un système self-service exige une attention et une planification particulières autour des questions de visibilité, d’approbation et de licence – les trois grands fondamentaux pour déployer un App Store d’entreprise.

Les besoins en termes de visibilité sont souvent liés à la nécessité de connaître les besoins de la business unit dans laquelle un employé travaille, les autorisations en fonctions de son rôle dans l’entreprise, ou même la possibilité d’exporter des règles de conformité dans le pays où il est basé. Développer une structure adaptée au sein de l’App Store afin de contrôler quelle application un utilisateur peut demander, garantit que les utilisateurs obtiennent ce qu’ils recherchent et que l’entreprise garde le contrôle administratif.

L’objectif d’un App Store grand public est d’exposer les utilisateurs à autant de produits que possible. Les individus sont encouragés à acheter autant qu’ils peuvent, et à passer d’une formule standard à une formule premium. A l’opposé, les App Stores d’entreprise nécessitent de nombreux contrôles. Par exemple, donner aux employés le choix entre les versions standard, professionnelle et premium sans se préoccuper de leurs besoins métier et des fonctionnalités dont ils ont besoin, est le meilleur moyen de multiplier des coûts de licence élevés et non indispensables. Les utilisateurs ont un penchant naturel pour choisir un maximum d’options, sans nécessairement en avoir besoin. « Je veux la version premium », « J’ai besoin d la version premium » sont souvent brandis.

On ne peut décemment pas exiger des utilisateurs qu’ils comprennent et recherchent les différences entre les multiples éditions et versions des logiciels, et qu’ils prennent en compte ces différences pour faire leur choix en fonction de leurs besoins réels. Le processus de comparaison et de filtrage doit être géré au niveau administratif. Ce qui permet ensuite aux entreprises de mettre à disposition un catalogue filtré d’applications correspondant aux besoins métier réels. Ni plus, ni moins.

Il existera toujours des requêtes qui ne peuvent pas être anticipées. Pour les cas de demandes spéciales sortant des offres standards, les entreprises peuvent mettre en place des moyens et des processus pour identifier les cas métier non conformes. Cette démarche peut être faite intelligemment via un App Store capable de générer des questions sur les différences entre les éditions d’un logiciel, et de recommander les éditions et versions qui correspondent le mieux aux besoins.

Processus d’approbation

Une fois que le système a déterminé qu’une application est disponible, il doit ensuite définir les conditions d’approbation. Bien que cette partie soit souvent gérée manuellement par les responsables concernés (manager, responsable du centre de coût, etc.), certaines applications peuvent exiger davantage de contrôle par les équipe chargées de la sécurité et les gestionnaires des applications afin de s’assurer qu’il y a un besoin réel et que les droits d’utilisation sont valides.

Lorsque le coût fait partie des critères pris en compte dans le processus d’approbation, le contrôle détaillé des tentatives d’utilisation de l’application doit correspondre à ses spécifications fonctionnelles. Des critères techniques sont également souvent pris en considération. Trop souvent, les processus d’approbation ne sont que de simples formalités : les demandes sont approuvées simplement parce qu’un utilisateur a demandé un logiciel et qu’il y a du budget pour cela. Alors qu’un manager approuverait la demande avec un point de vue financier, il ou elle ne possède pas nécessairement l’expertise technique ou la compréhension des modèles de licence logicielle et des droits qui s’y rapportent pour approuver une demande en bonne connaissance de cause.

Une solution consiste à s’assurer que l’App Store d’entreprise possède les fonctionnalités permettant d’autoriser un gestionnaire d’application à prendre connaissance des demandes des utilisateurs, au même titre que le manager. Donner aux individus une expertise dans une application spécifique dans le processus d’approbation permet à la direction informatique de proposer le bon logiciel en fonction des besoins de l’utilisateur. Un gestionnaire d’application peut contrôler les besoins, accepter une demande comme valide, ou proposer une application alternative correspondant mieux aux contraintes métier de l’utilisateur. Une fois que le manager a approuvé la demande du point de vue financier et que le gestionnaire d’application l’a fait d’un point de vue des besoins métier, l’étape finale consiste à s’assurer que le modèle de licence utilisé et conforme avec les accords et les droits de l’entreprise en termes de licences logicielles.

Modèles de licence, droits & optimisation

Le nombre de licences auxquelles une entreprise à droit, et la manière spécifique dont ces licences sont attribuées et utilisées – on parle de sa « position » en termes de licences – jouent un rôle clé dans la gestion de l’App Store d’entreprise. Si une entreprise fournit des licences qu’elle ne possède pas, ou si ces licences sont fournies en violation des droits inscrits dans l’accord de licence, elle s’expose à des amendes à six (voire sept ou huit) chiffres en cas d’audit de la part de l’éditeur de logiciel. Le risque n’est pas toujours bien compris par les utilisateurs, parce que les applications ne sont pas payées par les salariés, mais par l’entreprise. Cela se traduit souvent par des dépenses inutiles si les restrictions et droits d’usage ne sont pas vérifiés au moment où la demande est formulée et si l’App Store ne permet pas d’appliquer des règles de fonctionnement appropriées.

L’App Store d’entreprise peut intégrer des garde-fous pour interdire l’accès et le téléchargement d’applications limitées en termes de licence et de droits. Les fonctionnalités d’un App Store doivent permettre de moduler le processus d’approbation en fonction l’utilisation continuellement changeante des applications, des contraintes et droits d’utilisation des licences. Et ainsi permettre aux entreprises de s’adapter rapidement aux limitations de licences disponibles et prévenir toute utilisation non-conforme qui pourrait déclencher un audit d’éditeur.

Le niveau de maturité d’une entreprise en matière de gestion des actifs détermine l’efficacité avec laquelle un App Store d’entreprise est capable de prendre en temps réel des décisions liées aux licences et aux droits. Si les droits de propriété et d’usage sont gérés et suivis manuellement (c’est-à-dire via des tableaux de bord ou des e-mails), alors l’entreprise aura des difficultés à prendre en compte sa position réelle en termes de licences et à savoir quelles applications doivent être disponibles.

A l’opposé, les entreprises qui ont déployé des systèmes sophistiqués d’optimisation des licences logicielles sont armées avec les outils nécessaires pour prendre des décisions en temps réel sur les licences. Par exemple : y a-t-il un surplus de licences disponibles pour téléchargement ? Est-ce qu’une licence peut être utilisée par cet utilisateur particulier en toute conformité avec les termes de licence ? S’assurer que l’App Store d’entreprise est intégré avec la solution d’optimisation des licences logicielles permet de prendre des décisions plus rapidement et de mieux contrôler les coûts. De son côté, l’utilisateur final dispose des fonctionnalités qu’il a demandées le jour même, sans augmenter le risque d’audit de non-conformité.

Le système mis en place va permettre aux utilisateurs finaux de naviguer dans un portail d’applications interne et de consulter une liste filtrée de catégories et d’applications prédéfinies pour chacun d’eux. La demande de téléchargement d’une application est ensuite évaluée et routée automatiquement aux responsables chargés de l’approuver. Au cours de ce processus d’approbation, la position en termes de licences est automatiquement évaluée à date, et les résultats sont communiqués aux approbateurs. Cette démarche permet une transparence complète pour ces derniers sur l’ensemble des coûts induits par leur décision. Une fois la demande approuvée, l’étape d’exécution est automatiquement déclenchée. L’App Store est interfacé avec le système de délivrance des logiciels de l’entreprise, tel que Microsoft Configuration Manager, afin de déployer l’application selon un modèle structuré et complet.

Avec ces fondamentaux et ces systèmes en place, l’App Store d’entreprise apporte aux utilisateurs professionnels le même environnement « consommateur » qu’ils connaissent et qu’ils apprécient dans le contexte privé. Tandis que l’entreprise s’assure simultanément d’une comptabilité et d’un contrôle centralisés.