Turn over des collaborateurs, déluge de données, échange d’informations toujours plus fréquents, autant de facteurs qui ne facilitent pas la mémoire d’entreprise pourtant indispensable.

C’était un des objectifs du Knowledge Management de garantir à l’entreprise la capacité de conserver toutes les compétences et l’expertise dont elle a besoin pour fonctionner efficacement. Une préoccupation qui touchait la plupart d’entre elles avec le départ en retraite des baby boomers emmenant avec eux le savoir et le savoir-faire. Mais les technologies du KM étaient sans doute un peu complexes à mettre en œuvre et n’ont pas connu les développements attendus. Cette préoccupation reste intacte si l’on en croit une étude récente réalisée par Jive, la société spécialisée dans les réseaux sociaux d’entreprise (RSE).

Pour près d’un salarié sur deux , la « corporate amnesia » (perte de mémoire organisationnelle) est l’une des préoccupations principales de leur entreprise. Sans outils appropriés, la perte d’information dans l’entreprise peut avoir un impact financier important mais surtout une perte de productivité et donc de compétitivité. C’est ce qu’indique l’étude réalisée par Jive en France, Allemagne, aux Etats-Unis et Royaume-Uni auprès de décideurs.

Dans un monde en perpétuel changement, avec des environnements de travail plus flexibles et de plus en plus d’employés indépendants, les entreprises sont plus sensibles que jamais à la « corporate amnesia ». Avec un taux d’attrition des employés de 23% à l’international, cette tendance affecte les entreprises, notamment lorsque leurs informations et différents contenus sont égarés, à cause d’une surcharge de données, du départ de collaborateurs ou de leur réaffectation. Une étude explique même que la perte de ces données institutionnelles représentait un coût de 430 000 dollars, soit l’un des principaux postes de dépense en entreprise, comprenant principalement le recrutement et la formation des remplaçants.

Selon l’étude Jive, 47% de l’ensemble des employés interrogés, utilisant un ordinateur ou un smartphone pour certaines de leurs activités, citent la « corporate amnesia » comme l’un des principaux problèmes de leurs entreprises. En Allemagne, ils sont 54% à penser ainsi, 47% au Royaume-Uni, 44% en France et 42% aux Etats-Unis. C’est là une situation paradoxale dans la mesure où jamais on a eu autant d’équipements à notre disposition pour enregistrer, stocker et archiver les informations nécessaires à la conduit des affaires et où cette peur de perte de mémoire collective n’a jamais été aussi élevée.

L’étude indique également que, en moyenne, les répondants expliquent passer 29% de leur journée de travail à rechercher les informations nécessaires pour leurs différents projets. En France, ce nombre atteint 33%, contre 32% aux Etats-Unis, 26% au Royaume-Uni et enfin 24%.

A cela il faut ajouter que nombreux sont ceux qui soulignent une overdose d’emails en entreprise. En général, 29% des employés interrogés disent recevoir trop d’emails. Aux Etats-Unis, ce chiffre atteint 35%, contre 27% pour la France.

Enfin, si l’email est décrié, il n’en demeure pas moins le premier outil de recherche pour les salariés. Selon l’étude, 70% des salariés utilisent les applications fournies par leur entreprise pour rechercher des informations relatives à leur organisation et parmi ces outils, l’email arrive en tête avec 34%. En France, 73% d’employés français utilisent ces dits outils contre 69% au Royaume-Uni et 68% aux Etats-Unis et en Allemagne. Et si l’email reste privilégié dans ces pays, 39% des salariés de l’Hexagone préfèrent utiliser les outils de collaboration et les intranets pour leurs recherches.

Pour Elisa Steele, CEO de Jive Software « L’essor de la corporate amnesia s’explique par le fait que de nombreuses organisations n’ont pas su tirer profit de leur meilleur atout, à savoir leurs employés, pour accompagner leur transformation digitale »,. « Sans outil efficace pour documenter, classer, partager et avoir accès à des données, dont le volume augmente sans cesse, ces entreprises prennent le risque d’effondrement de leur structure. Pire encore, beaucoup de sociétés font déjà l’expérience des effets préjudiciables de la perte de leurs connaissances institutionnelles. »

« Par ailleurs, de plus, avec près de la moitié des employés dans le monde qui travaillent, quelques fois, à distance, il devient primordial pour les entreprises de trouver de nouvelles façons pour organiser et partager leurs informations », conclut Elisa Steele.