Tout projet nécessite une planification et une préparation méticuleuses ; qu’il s’agisse des projets de vacances, de la rentrée scolaire, ou de la reprise du sport. Et les entreprises ne sont pas en reste ! C’est l’occasion pour chaque employé de réexaminer les objectifs fixés pour l’année en cours, de redéfinir les priorités, de réorganiser et développer des stratégies en vue d’atteindre ces objectifs.

Réduire les encombrements et les distractions est la première tâche à accomplir lorsqu’on s’est fixé un objectif à atteindre et qu’on souhaite garder le cap sur l’objectif visé. Toutefois, la capacité d’identifier les goulots d’étranglement et les distractions et de les éliminer, reste le plus grand challenge. Ceci est d’autant plus valable lorsque ces goulots d’étranglements sont sous la forme de documents papier. La paperasse a ceci d’insidieux qu’elle est le moteur de toute opération et de tout processus. Des formulaires de demandes, aux relevés, en passant par les factures et bons de commandes, une fois utilisés pour transmettre les informations, ces documents papier sont le plus souvent conservés bien au-delà de leurs délais de rétention.

Penser éliminer complètement le papier relève de l’impossible, voire de l’utopie. Néanmoins, il est tout à fait possible d’éliminer les versions papier de documents qui ne sont plus nécessaires, une fois qu’ils ont été numérisés et indexés, grâce à la gestion de contenu d’entreprise

Ainsi, toute stratégie de capture et tout processus métier y afférents doit être aussi simple que le concept. Ladite stratégie doit pouvoir répondre à trois questions simples : qui, quoi et quand ?

La dématérialisation en trois questions : qui; quoi et quand

 Si vous désirez vous lancer dans un projet de gestion de contenu d’entreprise en vue de réduire votre dépendance aux documents papiers, commencez par vous poser ces trois questions :

QUI ?

Commencez par cibler les départements clés de l’entreprise ; ceux ayant le plus gros volume d’archives et contenu critique au format papier. Ensuite, affinez cette liste des départements croulant sous la paperasse en évaluant les principaux objectifs de chacun de ces départements et les avantages à l’échelle du département et à l’échelle de l’entreprise. Les départements des ressources humaines, de comptabilité fournisseurs, et comptabilité clients par exemple, sont d’excellents points de départ dont la dématérialisation pourrait avoir un impact considérable sur la productivité, une fois que leurs documents ont été numérisés et rendus accessibles au format électronique, pour une meilleure collaboration, un meilleur partage entre les systèmes et des audits et contrôles faciles. Selon les experts, les employés passent 5 à 15 pourcent de leur temps à lire les informations et jusqu’à 50 pourcent à rechercher ces informations.

QUOI ?

La conversion d’archives physiques en archives numériques indexées peut considérablement réduire les coûts de gestion de votre contenu organisationnel, réduire les temps d’accès, de même que les coûts de stockage qui le plus souvent passent sous le radar, malgré qu’ils soient élevés. Une fois que vous avez identifié les domaines qui peuvent bénéficier de la gestion de contenu, vous devez évaluer le contenu métier qui circule dans les départements ciblés.

Avez-vous pensé à la capture multicanal ? Des documents papier éparpillés dans les classeurs et salles de courriers, aux documents électroniques tels les e-mails et leurs pièces jointes, identifiez les formats de fichiers, les processus métier que ces documents pilotent et enfin, les systèmes et le personnel qui les utilisent. Définir ces paramètres vous permettra de mieux planifier et d’exécuter votre projet de dématérialisation et autres projets TI relatifs à l’interopérabilité entre vos systèmes et vos processus métier.

QUAND ?

Dressez un plan pour chaque étape du cycle de vie d’un type de document : de sa création, à sa réception, son utilisation pour la collaboration, à son archivage. Ainsi, vous pourrez identifier quand capturer le document et comment l’indexer (les types de mots-clés, les options de sécurité, la mise en dossier automatique, les workflows etc.).  Avec un plan de gestion de documents bien défini soulignant les étapes de gestion des phases importantes du processus métier, vous pourrez plus facilement résoudre les problèmes liés à la productivité, aux services, aux coûts, et bien plus. Comme les athlètes aux jeux olympiques, qui à la veille de chaque compétition vont tâter le terrain, concevoir des plans d’action et tactiques pour garantir la victoire, vous aussi aurez besoin de préparation et de stratégie pour atteindre vos objectifs de dématérialisation, et d’optimisation des processus métier. Commencez par vous poser ces trois questions, pour une implémentation réussie.

Gagner en agilité et en productivité requiert de pouvoir identifier et éliminer les aspects encombrants et inutiles de vos processus métier. Certes les débuts de tout projet de dématérialisation peuvent s’avérer un véritable travail de titans, mais une fois que vous avez trouvé votre rythme, rien ne vaudra la fierté du travail accompli.

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Brittney Seitz est Consultante en Business Development chez Hyland, créateur d’OnBase