Dans un article publié récemment par le magazine en ligne américain The ITAM Review, le consultant Rory Canavan met le doigt sur un processus souvent négligé par les entreprises dans leur quête de bonne gestion des actifs logiciels : la réutilisation des licences. Une étude récente, basée sur les données de la division « Software Pricing & Licencing Research » du cabinet IDC, corrobore cette observation, relevant notamment que 56% des entreprises interrogées déclarent que 11% ou plus de leurs dépenses logicielles correspondent à des applications qui restent « sur les étagères » car non-utilisées.

Il s’agit d’une sorte d’angle mort dans la gestion de l’IT et l’optimisation des ressources, qui représente une marge de manœuvre potentiellement importante pour les entreprises en termes de réduction des dépenses de logiciels.

On peut comprendre pourquoi les équipes dédiées à la gestion des actifs logiciels (SLO – Software License Optimization) ne sont pas toujours en mesure de prendre des décisions par rapport aux logiciels non-utilisés. Les applications jouant aujourd’hui un rôle central dans l’efficacité opérationnelle des collaborateurs de l’entreprise, le fait de recycler des logiciels peut avoir un impact contraire sur leur efficacité et leurs performances. L’implication des utilisateurs finaux dans le processus de réutilisation des licences logicielles est un élément clé. Ne serait-ce que pour indiquer si oui ou non une licence est effectivement inutilisée. Il peut y avoir de multiples raisons expliquant pourquoi une licence n’est pas utilisée à tel ou tel moment (projet repoussé…).

Les processus manuels permettant de déterminer l’utilisation des logiciels et la réutilisation des licences sont fastidieux et longs. Ce qui explique pourquoi beaucoup d’entreprises font l’impasse. La mise en place de systèmes automatisés pour mener à bien ces tâches est, à ce titre, une réponse pertinente pour la plupart d’entre elles. Il est par exemple possible de gérer automatiquement le processus de certification des utilisateurs finaux comme partie intégrante du processus global de désinstallation/réutilisation des logiciels. Les App Stores d’entreprise peuvent également permettre de provisionner les logiciels à la demande. Les collaborateurs sélectionnent des applications dans le catalogue, et le système lance le processus d’enregistrement et d’installation : automatisation des approbations, activation de la licence, audit continu et notification de leur statut aux employés. Le système prend également en charge les demandes et réclamations des utilisateurs concernant les logiciels, ainsi que les modalités des déploiements.

Un App Store d’entreprise doit aussi également être intégré avec le système d’optimisation des licences en place dans l’entreprise, afin de garantir que les deux procédures d’automatisation dialoguent entre elles. Si ce n’est pas le cas, le processus de réutilisation ne pourra pas être lancé et mené correctement. L’intégration permet aux équipes dédiées à la gestion des actifs logiciels de gérer les licences et suivre leur utilisation à partir de sources de données standards comme Microsoft SCCM. Ainsi, les équipes IT sont en mesure d’identifier quels utilisateurs n’utilisent pas assez les applications pour justifier de conserver ces dernières, et peuvent leur demander si la ou les applications concernées peuvent être désinstallées via un formulaire web automatisé.

Les équipes en charge de la gestion des actifs logiciels apprécient généralement cette intégration, car elle permet d’associer les demandes de logiciels avec les processus d’approbation, mais également de vérifier la disponibilité des licences, facilitant d’autant la mise en conformité proactive.

Avec les tendances de type BYOD, les départements IT adoptent un rôle de fournisseur de services dans la manière dont ils délivrent les applications. Ce qui correspond à donner aux utilisateurs la « liberté » de gérer les mécanismes de provisionnement des licences avec la même facilité que l’utilisation à la demande d’iTunes. Dans le même temps, cette démarche permet aux départements IT de contrôler et optimiser les actifs IT pour assurer la conformité, et de favoriser les réductions de coût à l’échelle de l’entreprise.

Adopter les meilleures pratiques, non pas uniquement pour les audits et les rapprochements de comptes, mais également pour le self-service utilisateurs, la gestion des demandes de logiciels et celle des actifs logiciels est déterminant. C’est cela qui décidera en grande partie de l’efficacité de l’approche d’optimisation des licences logicielles.

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Christian Hindre est Directeur commercial EMEA de Flexera Software