2008 marque la première date importante dans la dématérialisation des documents avec la Loi de modernisation de l’économie faisant obligation à l’Etat d’accepter les factures dématérialisées à compter du 1er janvier 2012. Dans cette marche vers la dématérialisation, l’Etat a joué un rôle de catalyseur, voire d’accélérateur, avec l’obligation, échelonnée entre 2017 et 2020, en fonction de la taille de l’entreprise, de fournir des factures dématérialisées : en 2017 pour les groupes de plus de 5000 salariés jusqu’aux TPE de moins de 10 salariés en 2020. Au total, cela représente quelque 100 millions de factures par an qui sont émises des entreprises privées vers le secteur public.

100 millions de factures par an sont émises des entreprises privées vers le secteur public

Dans cette marche vers la transformation numérique, KYOCERA a joué un rôle précurseur dans l’industrie du document en lançant en 2014 sa solution de dématérialisation de documents sortants KYOpost. « Le lancement du produit pouvait s’avérer relativement délicat, estime Benjamin Claus, Responsable Marketing Produits de KYOCERA Document Solutions, car les revendeurs bureautiques n’étaient pas tout à fait prêts à accepter une solution dont la finalité était de réduire le volume de documents imprimés ».

KYOpost est une solution en mode SaaS dont l’utilisation est très simple. Une imprimante virtuelle est installée sur le poste de l’utilisateur qui n’a qu’à activer la commande « Fichier / imprimer ». Une fois l’envoi validé, le document est signé numériquement et chiffré pour être transmis en PDF/A au serveur KYOpost. Selon son contenu et le mode de transfert choisi par l’utilisateur, le document est transmis par email, publié sur le portail sécurisé KYOpost ou transmis au centre éditique pour être imprimé et posté.

Dans le cas d’un dépôt sur le portail KYOPost, l’accès à ce dernier est sécurisé avec une gestion des droits par utilisateur. Par exemple, les clients dans le cas de factures, les salariés pour les bulletins de paie ou les intérimaires (contrats de travail) disposent d’un espace dédié dans lequel leurs documents sont stockés. KYOpost permet d’envoyer tous types de documents – factures, fiches de paie, bons de livraison,… – directement depuis le progiciel utilisé par l’entreprise (ERP, Facturation, Gestion commerciale, …) de manière automatique et sans changer la façon de travailler des utilisateurs.

Contredisant l’adage selon lequel « les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés », KYOCERA Document Solutions France a mis en œuvre cette solution pour ses propres besoins. KYOCERA a commencé par le processus de facturation, l’un des plus importants en termes de volume de documents et de criticité, comme dans de nombreuses autres entreprises. Le processus choisi est assez simple. Les données sont récupérées directement du logiciel SAP pour être formatées (insertion de fonds de page, de conditions générales de vente) dans une facture électronique qui est ensuite transmise directement par email aux clients. La facture électronique est également déposée sur le portail KYOpost afin de faciliter le travail des équipes administration des ventes, par exemple en cas de recherche de factures.

Les trois modes d’utilisation de KYOPOST

Pour en revenir à la gestion des factures pour les clients publics, l’Etat a lancé Chorus Portail Pro (CPP2017) pour mettre en œuvre et faciliter la transmission de factures électroniques. Chorus Portail Pro est une solution technique mutualisée, permettant le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi. Mise gratuitement à disposition des fournisseurs, Chorus Pro a vocation à :

– Mettre en place un processus simplifié de dépôt et réception des factures via une solution unique ;
– Optimiser le suivi de la facture depuis son émission jusqu’à sa mise en paiement (ou son rejet) ;
– Archiver les factures déposées par les fournisseurs et validées par les systèmes d’information ;
– et mettre à disposition des fournisseurs l’historique des factures qu’ils ont déposées via la solution.

KYOCERA Document Solutions France, tout comme son réseau de partenaires, travaille étroitement avec le monde du Public. Le Ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche par exemple a choisi KYOCERA pour le déploiement de multifonctions dans les rectorats. KYOCERA a donc été amené à utiliser Chorus pour ses échanges avec l’institution publique.

Dans ce cadre et afin d’optimiser le processus de facturation, KYOCERA a développé un connecteur Chorus pour KYOpost qui facilite la production des factures, notamment en détectant automatiquement les critères et les données à renseigner dans le portail. L’avantage de cette solution est qu’elle permet à un utilisateur de gérer dans KYOpost toutes les factures, celles émises vers le secteur public via Chorus et celles vers le secteur privé.

Au-delà de la simplification du processus de facturation, l’utilisation de KYOpost améliore la productivité de manière significative. « Le gain de coût dépend à la fois du degré d’automatisation existant de la facturation et aussi du volume de documents émis. Sachant que le coût total d’envoi d’une facture papier, incluant le coût du papier, de l’impression mais aussi de l’affranchissement et du temps humain nécessaire, peut être évalué entre 1,30 à 1,50 euro, les gains constatés dans les entreprise utilisatrices oscillent entre 20 et 40 % », constate Benjamin Claus.

A terme, les solutions de dématérialisation des courriers sortants vont s’imposer par le simple fait que la facture électronique va être rendue progressivement obligatoire par la loi. KYOCERA a préparé son réseau de distribution afin qu’ils puissent être les meilleurs ambassadeurs de la solution. « A ce jour, la très grande majorité de nos partenaires a appréhendé l’intérêt d’utiliser ce système pour leur usage interne, à la fois afin d’améliorer leur efficacité mais également afin d’apporter un meilleur conseil à leurs clients ». Parmi ces clients, les domaines d’activité les plus avancés sur le sujet de la facture électronique, sont le commerce de gros, le secteur industriel, les syndics d’immeuble ou encore les agences d’intérim …

« Si aujourd’hui la plupart des organisations commencent leurs projets de dématérialisation par la facturation, la feuille de paie sera le prochain axe de développement, conclut Benjamin Claus. Encore une fois, la règlementation joue un rôle d’accélérateur. En effet, depuis 2017 les entreprises n’ont plus l’obligation légale de demander à leurs salariés d’accepter d’utiliser cette voie de transmission ».