La gestion des services d’impression progresse dans les entreprises. C’est le chemin le plus efficace vers la dématérialisation des documents.

C’est ce que montre le panorama du marché (Managed Print Services Landscape, 2015) que vient de publier le cabinet de conseil Quocirca. Le bureau sans papier est un concept qui ne date pas d’aujourd’hui mais qui a bien du mal à se mettre en place. Boostée par des imprimantes de plus en plus perfectionnées, l’impression de documents coûte de plus en plus cher aux entreprises qui ont bien du mal à mettre un peu d’ordre. Plutôt que de passer directement à la dématérialisation des documents, l’approche la plus efficace pour y parvenir consiste, dans un premier temps, à mettre en place des solutions de gestion de services d’impression. C’est d’ailleurs ce que font une majorité d’entreprises. Selon l’étude de Quocirca, 51 % des entreprises et des organisations utilisent déjà des services de gestion d’impression ou projettent de le faire et pensent aller plus loin. La moitié des entreprises de plus de 1000 salariés utilisent déjà des services MPS et 20 % supplémentaires déclarent vouloir le faire dans l’année à venir à venir.

En moyenne, les entreprises ont gagné signé un contrat de services de MPS depuis 3 ans couvrant 23 établissement répartis dans 6 pays.

70 % des entreprises ont un contrat un de gestion de parc d’imprimantes hétérogènes avec un seul fournisseur de services. La capacité à un parc multi -fournisseur est donc un avantage significatif. Mais 80 % d’entre elles indiquent leur intention d’unifier leur parc sur une seule marque. Ce mouvement à venir devrait entraîner une certaine concentration du marché avec une prime aux leaders.

L’approche consistant à externaliser la totalité de la gestion des services d’impression procure un niveau de satisfaction plus élevé qu’une approche hybride mixant certains services outsourcés et d’autres gérés en interne… D’ailleurs, elle semble être plus efficace pour réduire les coûts et mettre en place de nouveaux services, notamment de dématérialisation et de gestion de workflows de documents.

La réduction des coûts – coûts liés à l’acquisition de matériels et aux consommables – reste le première motivation pour la mise en place d’un service de gestion d’impression, devant la sécurité (tout particulièrement dans le secteur des services, la finance et l’administration) et l’amélioration de la qualité de service.

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Près de trois entreprises sur quatre indiquent avoir mis en place des processus dématérialisés et cette tendance devrait s’accentuer. L’utilisation d’imprimantes multifonctions (MFP) qui permettent une intégration avec les systèmes d’ECM (Entreprise Content Management) et d’autres applications comme les ERP constitue la meilleure approche entre le papier et le numérique. Ces imprimantes permettent notamment de numériser et router directement de factures ou des notes de frais aux applications concernées.

Clairement l’intention de réduire l’utilisation du papier incluant des préoccupations environnementales est bien présente mais les moyens pour y parvenir ne sont pas si simples.

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Zoom sur les « leaders » du marché de la gestion des services d’impression

Xerox – Repositionnement sur les services qui représentent désormais 54 % du chiffre d’affaires ;
– Revente de l’activité Information Technology Outsourcing (ITO) à Atos en décembre 2014 ;
– Mise en place d’une organisation en 6 industries ;
– Offre complète de matériels allant de l’impression de bureau aux systèmes de production ;
– Développement d’une large palette de services de Workflow ;
– Forte synergie entre les activités d’outsourcing de gestion de documents et de BPO.
HP – Gamme complète allant des imprimantes d’entrée de gamme, renforcés récemment par un partenariat avec Sharp ;
– Renforce son offre de services multifournisseurs notamment dans la mobilité, la sécurité et le workflow de documents ;
– Offre complète d’ECM ;
– Certaine incertitude liée à la scission d’HP en deux entreprises : HP Inc et HP Enterprise ;
– Seul fournisseur à offrir des services de gestion de parc de terminaux (PC, tablettes, mobiles…)
Ricoh – En pleine transformation, en particulier de réduction de certaines activités pour mieux se concentrer sur certaines marchés : « workstyle innovation » ;
– Une offre globale de service de gestion d’impression avec quelque 4000 contrats en cours pour plus d’un million de matériels ;
– Annonce en septembre de 8 nouveaux services ;
– Utilisant son modèle à 5 étapes, Ricoh est cours de développement de son offre de gestion de services d’impression.
Lexmark – A récemment étendu son offre de services MPS ;
– Acquisition de Kofax et Readsoft dans la Business Process Automation ;
– Renforcement de son activité d’éditeur de logiciels ;
– Lexmark se concentre sur certaines activités ou secteurs jugés stratégiques ;
– Rapprochement des mondes papier et numérique ;
Canon – Renforce sa présence sur le marché du MPS ;
– En Europe, les revenus de cette activité ont augmenté de 20 % en 2013 et 2014 ;
– Croissance sur le segment des PME ;
– Au Royaume-Uni, Canon a gagné des contrats significatifs sur les secteurs publics et de la santé.