Comme toute acquisition de services complexes, l’achat de services de gestion d’impression est une tâche difficile qui nécessite la mise en œuvre d’une méthodologie précise et adaptée.
Le plus souvent, les contrats d’infogérance sont signés sur une période multi-annuelle pouvant aller jusqu’à 5 ans. Il est donc impératif de ne pas se tromper de périmètre fonctionnel d’autant plus que les systèmes d’impression vont bien au-delà de simples fonctions d’impression de document et font partie intégrante du système d’information. Dans ce sens, les entreprises, dans leur grande majorité ont pris conscience que les services MPS participeront de manière significative à leur transformation numérique.
Aujourd’hui, les services MPS proposés par les fournisseurs du marché ont donc les fonctions de base liées à l’impression de documents mais aussi ils participent à la simplification des processus métier. L’évaluation des services MPS peut s’avérer une tâche complexe dans la mesure où les offres peuvent être proposées selon des formes très différentes. Au premier niveau, les services devront être évalués au vu de leur capacité à bien gérer et optimiser l’infrastructure d’impression et leur environnement de production de documents. Le coût est évidemment un paramètre important mais il doit être évalué en fonction des services rendus. L’évaluation des services maintenance proactifs et prédictifs seront essentiels à la disponibilité des systèmes. Et lorsque ceux-ci sont dans le système de production comme c’est le cas de la société Ziegler, la panne n’est plus une option. Parallèlement à ces services qui garantiront le fonctionnement des équipements, les fournisseurs doivent être capables de superviser leur utilisation afin de pouvoir engager les actions correctives pour une meilleure optimisation. Par exemple, suivre l’utilisation des impressions en noir ou en couleur pour mettre en œuvre les actions correctives nécessaires.
Ces services s’appuient à la fois sur des éléments techniques mais aussi sur l’organisation de la société d’infogérance. Car à quoi sert de savoir qu’une imprimante va tomber en panne si on n’est pas capable de lancer les actions qui permettront de les prévenir. Par exemple, le fournisseur sait qu’un tambour doit être remplacé mais les informations – l’adresse ou le contact – dont il dispose sur son client sont erronées.
Au second niveau, une offre MPS intelligence transforme les équipements d’impression en une passerelle vers la dématérialisation et l’unification des documents imprimés et virtuels. Cette transformation est une voie vers la simplification des processus métier permettant de capturer les informations directement à la source et de réduire ainsi le temps et les erreurs de traitement. Egalement les temps pour la recherche des documents qui sont à tout moment disponibles depuis n’importe quel endroit.
Critères d’évaluation d’un fournisseur
Le cabinet Quocirca a défini une méthodologie d’évaluation des fournisseurs de services MPS organisés sur deux grands axes. D’abord des critères qui caractérisent la présence du fournisseur sur le marché. Parmi ceux-ci, on peut mentionner la stratégie du fournisseur, la maturité des offres, le périmètre d’intervention, la puissance financière, les alliances et partenariats. Pour valider ce premier ensemble de facteurs, les cas clients existants constitueront un élément déterminant de crédibilité. Car une offre d’infogérance peut être avantageuse sur le papier et ne pas tenir l’épreuve du temps.
Ensuite, il a tous les critères qui concernent l’infogérance : la modularité des services, la complétude de l’offre, les capacités de support et de help desk, les services d’impression, la possibilité d’une infogérance multi-vendeur, les fonctions d’automatisation des processus métier, l’intégration de la gestion électronique des documents et des workflows de documents. La modularité des services permettra à une entreprise de déterminer l’offre correspondant le mieux à ses propres besoins. Cette offre globale pourra être complétée par fonctionnalités répondant à des problématiques liées à des secteurs différents.
Lexmark à l’aune des critères d’évaluation
Exécution globale
Lexmark a des références solides au niveau de l’exécution globale. Grâce à son offre de services évolutive, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent profiter d’une offre MPS sur mesure.Expertise des processus métiers
Les équipes locales de Lexmark sont organisées par secteur et sont soutenues par des équipes dédiées d’experts et de consultants qui possèdent une expertise approfondie dans les processus métiers et les marchés verticaux. Cette expertise est étayée par un ensemble de solutions spécialisées et avancées autour de l’automatisation des processus, le but étant d’aider les clients à gérer l’essor des contenus structurés et non-structurés.Une stratégie cloud en croissance
Lexmark a développé une plateforme cloud et est en mesure de fournir des solutions cloud, sur site ou dans un modèle hybride. En outre, la plateforme de solutions Lexmark constitue le socle cloud de son portefeuille de solutions d’infogérance d’impression. Sa plateforme d’impression mobile intégrée permet d’imprimer avec des équipements fixes et mobiles. »Big Data / ECM
L’expertise de Lexmark en matière de gestion des contenus d’entreprise (ECM) constituent une opportunité supplémentaire de maîtriser et d’exploiter l’ensemble des données des entreprises. Une analyse approfondie de l’environnement du client est ainsi possible et cela permet à Lexmark d’identifier et de recommander la mise en œuvre de services d’optimisation des processus et des opérations spécifiques au marché concerné.
(Source : Quocirca)