En 1978, avant même l’arrivée des ordinateurs personnels dans les entreprises, Frederick Wilfrid Lancaster, professeur de l’université de l’Illinois, avait forgé le concept de « Paperless Society », une société sans papier. En 1981, IBM dévoilait l’IBP PC et ouvrait la voie de ce qu’on a appelé plus tard la bureautique qui réunissait tous les moyens pour tout individu de produire des contenus sous forme électronique mais aussi de les imprimer. De telle sorte qu’en fait de Paperless Society, on est passé à une avalanche de papiers dans tous les bureaux.
Et pourtant, la préoccupation de réduire la production de documents ne date pas d’aujourd’hui. Une note des services internes de la SNCF datant de 1938 expliquait déjà aux employés la marche à suivre pour limiter autant que faire se peut la production de copies intermédiaires avant d’arriver au document final. La préoccupation était plus liée à la productivité qu’à la consommation inutile de papier, l’écologie n’était pas encore une préoccupation majeure.
Après près plus de 40 ans de bureautique, la question du papier est toujours d’actualité et le bureau sans papier est un objectif qui,comme l’horizon, recule au fur et à mesure que l’on avance. « Notre dépendance au papier reste donc profondément ancrée et la plupart des flux de travail continuent de porter ce fardeau », expliquait Andrew Morrison, Président des opérations Grandes entreprises de Xerox.
Selon l’Ademe, la consommation de papier est évaluée entre 70 et 85 Kg par an, soit environ trois ramettes par mois. Le papier représente encore le premier consommable de bureau. Et contrairement aux idées reçues, le développement de l’informatique n’a fait qu’augmenter la consommation de papier. Au-delà des coûts et la de faible productivité impactée par la manipulation des documents qui laisse peu de place à l’automatisation, cette consommation incontrôlée est incompatible avec une quelconque politique d’environnement. Toujours selon l’Ademe, environ 50 % des papiers consommés sont récupérés pour recyclage et ce taux est beaucoup plus faible pour les papiers de bureau (25 % hors désarchivage). Le coût résultant de cette consommation est loin négligeable. Pour une entreprise d’une centaine de personnes, le coût direct de la consommation de papier est évalué par l’Ademe entre 10 000 et 25 000 euros par an. A ces coûts directs, il faut ajouter les consommables (cartouches), la maintenance des équipements.
« Mais au-delà des coûts, la dépendance au papier impacte fortement les flux de travail car les processus manuels prennent du temps, sont source d’erreur et mettent donc à risque le revenu », poursuit Andrew Morrison. Elle ralentit la commercialisation de produits, retarde les processus bancaires par manque de dossiers sécurisés et auditables, ou encore restreint l’information pour les étudiants du fait de processus documentaires inopportuns ».
La présence, voire l’abondance du papier dans les entreprises est le signe patent qu’aucune réflexion sur l’automatisation n’a été menée. C’est d’ailleurs ce que révèle une étude réalisée par Xerox selon laquelle plus de la moitié des entreprises n’a pas effectué d’analyse de leurs processus papier et des habitudes d’impression.
Et pourtant, les populations semblent mûres pour une réelle amélioration sur ce front. En 2016, selon un sondage Ipsos réalisé pour le cabinet BearingPoint, plus de neuf Français sur dix sont favorables à la dématérialisation. Et une proportion presque aussi élevée estime qu’il s’agit d’un geste écologique tout comme le tri sélectif des déchets.
La transformation numérique que sont en train de mettre en œuvre la majorité des entreprises est une nouvelle occasion de lancer une réflexion de fond sur la place du papier dans l’entreprise digitale. Cela parallèlement à l’utilisation de solutions numériques pour soutenir toutes les fonctions et toutes les activités de l’entreprise. Parmi celles-ci les solutions de confiance numérique (certificat électronique, horodatage, signature électronique) offrent les niveaux de sécurité et de confidentialité requise et jouent un rôle important en simplifiant les démarches administratives et commerciales. Elles contribueront largement à la dématérialisation des processus et à la suppression du papier.
« L’approche zéro papier offre aux DSI l’opportunité de reprendre la main sur les directions métier, conclut Etienne Maraval, directeur marketing Europe du Sud de Lexmark. L’adoption d’une stratégie zéro papier intelligente leur permettra d’être force de propositions et d’accélérer leur transformation numérique ».
Journée mondiale sans papier : réduisez votre consommation !
Le 9 novembre prochain, on célébrera la Journée mondiale sans papier. Une journée destinée à sensibiliser les salariés et les entreprises et à revoir à la baisse leur consommation de papier. Pour des raisons écologiques mais aussi financières et d’efficacité.
Face à cette surconsommation, l’ADEME propose une série de bons conseils : configurer le photocopieur en mode recto/verso, imprimer uniquement le nombre d’exemplaires nécessaires, utiliser des enveloppes à usages multiples pour le courrier interne, réutiliser les versos blancs comme brouillons…
Il est également conseillé de bien respecter les consignes de tri afin d’optimiser le recyclage. Quant aux toners et aux cartouches d’encre, mieux vaut opter pour des modèles réutilisables et rechargeables.
Malgré les progrès réels de la dématérialisation documentaire, les entreprises ont du mal à changer leurs habitudes et ont encore tendance à imprimer inutilement leurs courriels.
La dématérialisation des documents présente un intérêt considérable pour les entreprises et la société en général. Enjeu de développement durable quand on songe aux ressources naturelles utilisées pour produire le papier, enjeu économique évident si on pense aux coûts induits par les stockages physiques de documents et le prix des m² ainsi utilisés !
A l’heure du cloud, des solutions se font jour et permettent d’envisager une amélioration dans les années à venir.
L’enjeu écologique est déjà inscrit dans la loi. En effet, depuis le 1er juillet 2016, les administrations de plus de vingt personnes et les entreprises de plus de cent salariés ont l’obligation de trier leurs papiers de bureau.
Le mot d’ordre de l’Ademe : économisez et recyclez !
En mettant en place une démarche de prévention et de précollecte des papiers de bureau, vous gagnez sur le plan :
– Economique
- Moins de dépenses en achat de papier,
- Moins de dépenses en imprimantes, consommables, entretien, etc.,
- Moins de dépenses en frais d’élimination des déchets,
- Une dépense modeste pour la mise en place d’une collecte spécifique : entre 20 et 40 euros (Ecofolio) par an et par salarié.
– Environnemental et énergétique
- Un impact environnemental de l’organisation plus faible (économie d’eau, de CO2, moins de déchets…),
- Davantage de bois disponible pour la filière bois énergie.
– De la dynamique interne
- Davantage de cohésion à tous les niveaux de l’organisation, grâce à une fédération des équipes autour d’une thématique commune,
- Une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable », particulièrement en vue d’un programme global éco-responsable.
– De l’image de votre organisation
- Une meilleure image de l’organisation, tant en interne qu’auprès de ses interlocuteurs extérieurs (clients, usagers, investisseurs, etc),
- Un premier pas concret vers une démarche plus globale de développement durable.