L’inévitable digitalisation des processus RH se concrétise très lentement mais sûrement. Quelque peu boostée par la crise COVID, elle impose un profond changement de culture chez les responsables des ressources humaines ce qui explique sa lente adoption une nouvelle fois confirmée par le baromètre 2024 de Shortways sur les SIRH.
Cette indispensable digitalisation des RH passe presque nécessairement par la mise en œuvre d’un SIRH. En fait, mesurer le niveau d’adoption d’un SIRH permet de mesurer le degré de maturité de la numérisation des processus RH au sein d’une organisation.
Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est un outil informatique essentiel pour les entreprises modernes. Il permet de gérer efficacement les données et les processus liés aux ressources humaines, tels que le recrutement, la gestion des talents, la paie et la formation. Pour les DSI (Directeurs des Systèmes d’Information), le SIRH est un élément clé de la transformation digitale de l’entreprise, car il permet d’automatiser et d’optimiser de nombreuses tâches administratives, tout en fournissant des données précieuses pour la prise de décision stratégique.
Source : Shortways – Baromètre 2024
Reste que les années post-COVID ont largement démontré que l’adoption réussie d’un SIRH par les utilisateurs demeure un défi majeur pour les entreprises. C’est ce que confirme d’ailleurs la dernière édition du baromètre réalisé par Shortways, scale-up Lavalloise connue pour son assistant numérique dédié à la digitalisation du travail, en collaboration avec le Mastère SIRH de l’Université Paris La Sorbonne.
L’enquête, menée auprès de 65 professionnels RH et SIRH de novembre 2023 à avril 2024, montre que l’adoption du SIRH est moyennement maîtrisée, avec une note moyenne de 3,5/5. Une note « moyenne » dans tous les sens du terme qui masque la diversité des situations. Car l’enquête montre que l’adoption varie selon plusieurs facteurs, tels que le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, les zones géographiques et les processus RH concernés.
Et si l’adoption est lente, c’est parce que le droit à l’erreur en ce domaine n’existe pas. Toute implémentation d’un SIRH doit être réussie du premier coup ce qui impose de prendre le temps.
Car les impacts d’une mauvaise adoption du SIRH sont multiples et terribles. Pour les responsables interrogés :
>> 78 % estiment qu’une mauvaise adoption du SIRH a un impact sur la satisfaction utilisateur ;
>> 72 % considèrent qu’une mauvaise adoption du SIRH influe sur son taux d’utilisation ;
>> 62 % indiquent que la performance du support utilisateur est également dégradée ;
>> 78 % pensent qu’une mauvaise adoption du SIRH impacte l’image de la fonction RH ;
>> 68 % considèrent que l’image de marque employeur est aussi dépréciée ;
>> 78 % jugent que la qualité des données est dégradée en cas de mauvaise adoption du SIRH.
Source : Shortways – Baromètre 2024
L’étude fait notamment un focus sur le support utilisateur (qui équivaut ici au support des collaborateurs) et les outils mis en œuvre pour le concrétiser. Car, comme l’explique Christophe Quaranta, Responsable AMOA et SIRH Paie France chez Air France : « Une fois l’outil SIRH en “production”, le support est le thermomètre qualitatif de l’application. Vous pourrez juger le niveau d’appropriation non seulement par rapport à la quantité des questions qui vous sont posées mais surtout la qualité de ces dernières : les problématiques qui vous sont soumises sont-elles des questions basiques ? Si oui, l’outil n’a pas été compris, il faut donc renforcer la formation. C’est là, au support, où il faut mettre les bons indicateurs pour savoir où mettre l’effort, la stratégie pour que votre application fonctionne mieux ou que vos utilisateurs se l’approprient mieux. »
L’étude souligne néanmoins que le support utilisateur n’est qu’une composante d’un processus global de conduite du changement et que les indicateurs de réussite doivent englober un spectre plus large. Pour réussir l’adoption d’un SIRH, il est essentiel d’impliquer toutes les parties prenantes, de communiquer clairement sur le projet, de former les utilisateurs de manière continue et approfondie, et de fournir un support performant.
Autrement dit, l’adoption réussie d’un SIRH nécessite une approche globale et structurée de la conduite du changement. Elle impose une étroite collaboration entre la DSI et les équipes RH afin de garantir une véritable appropriation de l’outil et de maximiser les bénéfices pour l’entreprise.
Selon Shortways, aucune solution miracle n’existe, mais des facteurs clés de succès existent :
– L’utilisation de modes de formation actuels et non à l’ancienne,
– L’écoute et l’implication des parties prenantes à toutes les étapes du projet,
– Un accompagnement au changement de toutes les façons possible,
– Un support performant pour répondre aux questions des utilisateurs,
– L’analyse de l’utilisation des outils et des feedbacks,
– La mise en œuvre du principe d’amélioration continue.
Bref, l’adoption d’un SIRH demeure un processus critique et complexe mais reste une étape clé de la numérisation des processus RH, une numérisation qui impacte profondément et durablement toute organisation.
Pour en savoir plus : Accéder au Livre Blanc Shortways avec ses 21 témoignages de RH.
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