Ziegler a rationalisé tout son parc d’impression sur Lexmark avec un contrat MPS fondé sur un coût à la page et qui intègre des fonctions de GED.
Ziegler est une entreprise de logistique principalement implantée en Europe mais offrant des services sur toute la planète. Elle fait appel à tous les modes de transport – route, rail, mer, air – et concentre son activité sur certains marchés comme les vins et spiritueux, les pièces pour l’industrie aéronautique, les deux roues, les articles de mode, la logistique des foires et expositions ou encore l’organisation de déménagements. Comme toute entreprise de services, l’informatique y joue un rôle essentiel qui permet de rapprocher les flux réels et les flux de matière. « Sans informatique, nous ne pourrions pas fonctionner », commente sans détour Daniel Verschelde, DSI du groupe Ziegler via son entité Dornach qui joue le rôle de SSII interne. Pour certains clients, elle prend en charge l’ensemble des services y compris l’impression de tous les documents nécessaires au transport des marchandises. « Nous développons en interne nos applications métiers, explique Daniel Verschelde, afin de coller au plus près aux besoins et à nos contraintes, ce qui nous donne un avantage par rapport à nos concurrents ».
Comme dans nombre d’entreprises, Ziegler utilise des imprimantes de bureau et des imprimantes multifonctions, respectivement 800 et 300 unités. Mais ces deux parcs répondent à des besoins différents et fonctionnent de manière indépendante. Néanmoins, Ziegler a décidé de rationnaliser tous ses équipements sur du matériel Lexmark. Concernant le parc d’imprimantes laser, Ziegler, depuis une quinzaine d’années, achète simplement ses matériels et n’a pas signé de contrat particulier avec Lexmark. Concernant les multifonctions, Ziegler a décidé il y a 5/6 ans de revoir les contrats et de remettre à plat les services que pouvaient apporter ces équipements.
Au-delà du contrôle des coûts apporté par un service facturé au coût à la page, Ziegler souhaitait s’appuyer sur un fournisseur pouvant gérer le contrat au niveau européen intégrant 7 pays différents, ce qui d’emblée réduisait le nombre d’acteurs de manière significative. Parmi les fonctionnalités qui ont fait la différence, la fonction Scan to Network Premium proposé par Lexmark apportait des réponses à la problématique de la dématérialisation. Cette fonction permet de numériser un document et de l’envoyer directement au bon destinataire. Il a permis notamment de développer le concept de dossier virtuel qui, pour chaque unité de transport, regroupe l’ensemble des documents numérisés nécessaires (documents pour la douane, liés au transport, factures, bon de commande…). Ce document virtuel est disponible et consultable à tout moment. Dans un mode mixant papiers et documents numérisés, l’effort pour que les documents suivent les flux de marchandises est important.
Le contrat signé avec Lexmark est basé sur quelques types d’imprimantes : Noir, couleurs, A4 et A3/A4 et inclut des services de maintenance, notamment un SLA selon lequel toute imprimante qui tombe en panne doit être remise en état de marche dans les 24 heures. Il inclut également des services de maintenance proactive pour le remplacement des tambours, des consommables. Chaque agence de Ziegler est en contact direct avec un ‘Customer Operation Manager’ français basé en Hongrie. Ce dernier a une vue d’ensemble à tout moment sur l’ensemble du parc des imprimantes et peut décider d’actions en fonction d’événements.
Comme tout nouveau projet, la mise en route a donné lieu à des ajustements dans les premiers temps mais « tout fonctionne maintenant selon nos attentes » confirme Daniel Verschelde.
Le coût global se répartit en 80 % pour la location des matériels et 20 % pour le coût à la page qui sont facturés à la DSI. De son côté, la DSI refacture ce coût aux agences en fonction de la politique qu’elle souhaite mettre en œuvre. Par exemple, favoriser l’utilisation des imprimantes A4 plutôt que les A3.
A terme, Ziegler entend optimiser le fonctionnement de son parc d’imprimantes avec la volonté de faire un transfert progressif du papier vers le document dématérialisé. Cette évolution améliore fortement l’efficacité du transport en établissant un lien étroit entre documents liés aux transport et marchandises transportées. Elle facilite et accélère largement la recherche des informations car tous les documents sont indexés et donc toutes les données sont disponibles. Parallèlement, comme la fonction de numérisation est inclus dans le prix de location, l’évolution vers la dématérialisation réduit d’autant le coût à la page des documents imprimés.