Avec la généralisation du zéro papier, les directions administratives et financières des entreprises et les professionnels de l’expertise comptable vivent incontestablement une petite révolution technologique qui les amène à repenser leur mode de gestion historique.
Dans ce contexte, force est de constater que les aspects liés à la gestion des factures fournisseurs et des demandes d’achats s’orientent massivement vers un traitement 100 % dématérialisé.

Mais pourquoi un tel changement ?

Cette évolution s’explique principalement par l’obtention de  bénéfices opérationnels rapides et des économies liées.
En effet, opter pour la dématérialisation des processus Purchase to Pay permet d’accéder à des gains de productivité importants, d’optimiser les process et de simplifier le travail entre les équipes.
A la performance et au confort de travail s’ajoute la rationalisation des coûts de traitement qui permet d’aboutir  à une économie globale significative sur le poste comptabilité fournisseurs.

Au-delà de ces éléments, il est nécessaire de préciser que l’explosion récente du marché de la dématérialisation s’explique aussi par une accessibilité et une simplicité nouvelles dans ces solutions, historiquement beaucoup plus complexes, qui contribuent à démocratiser l’usage sans pour autant transiger sur la performance.

Les solutions proposées en mode Cloud semblent remporter un vif succès parce qu’elles ne nécessitent aucune mise en œuvre complexe ni coûteuse pour être utilisées. L’utilisateur se concentre alors sur son métier et n’a pas à gérer de sujets « techniques ». Le mode Cloud permet aussi de tester simplement la solution et de souscrire des abonnements à l’usage pour un prix maitrisé.

Concrètement comment fonctionne la gestion dématérialisée des processus achats et factures ?
Un processus Puchase to Pay 100% dématérialisé compte plusieurs étapes, adaptables selon les besoins et la structure de l’entité qui permettent de :
– Gérer un circuit électronique de création et de validation des demandes d’achats ;
– Transformer les demandes d’achats validées en commandes fournisseurs ;
– Reconnaitre automatiquement des factures entrantes avec un outil de lecture automatique de documents ;
– Rapprocher automatiquement les factures d’achats des commandes et réceptions ;
– Valider simplement des factures nécessitant une approbation avec un circuit de validation adapté à la structure ;
– Alimenter automatiquement les systèmes d’informations en place ;
– Rechercher et consulter des facturesélectroniques instantanément.

Un exemple concret d’utilisation :

Toulouse Business School
Au regard de son organisation décentralisée, le groupe a initié en 2014 une réflexion autour de la modernisation de ses processus d’achats. C’est face à la difficulté de développer en interne une solution qui réponde aux besoins identifiés que le Groupe TBS a recherché un produit clé en main et compatible avec les systèmes d’information existants. La solution de dématerialisation testée en octobre 2014 puis déployée dès décembre a immédiatement fait l’unanimité tant auprès de la direction que des 150 utilisateurs de l’application.

par Magali MICHEL, Directeur de Yooz