La gestion des entretiens annuels, des objectifs et des performances des collaborateurs vient en tête des processus RH gérés en mode SaaS, devant le recrutement et la gestion des congés et des absences.

Tel est le panorama dressé par l’étude Solutions de gestion des RH et du capital humain en mode SaaS / Cloud que vient de publier le cabinet Markess (téléchargez gratuitement la synthèse de l’étude Markess) qui montre aussi que d’ici à 2016 le recours au mode SaaS sera avant tout porté par les besoins en gestion du capital humain, avec des processus RH tels que la gestion de la performance et des compétences, la mobilité des collaborateurs, les carrières et successions.

L’informatisation de la fonction RH continue à progresser mais avec une grande disparité entre les organisations, certaines n’ayant recours qu’à une solution logicielle isolée, d’autres ayant mis en place un véritable SIRH (système d’information RH). Dans le mouvement baptisé Shadow IT selon lequel la DSI n’est pas impliquée, voire pas informée, de la transformation des métiers, les métiers semblaient être particulièrement concernés mais la DSI semble revenir dans le jeu.

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« Le recours à des solutions en mode SaaS répond parfaitement à une logique d’agilité à laquelle sont confrontées la plupart des organisations aujourd’hui, considère Hélène Mouiche, consultante de Markess et auteur de l’étude. Aussi il devient nécessaire de déployer des solutions technologiques dans un délai minimal afin de ne pas perdre en productivité, de s’adapter au contexte économique instable, d’améliorer la situation financière, de faire mieux que les concurrents… Cela s’applique à tous les métiers de l’entreprise, dont les RH qui se doivent d’être réactives, notamment vis‐à‐vis des évolutions légales auxquelles il faut se conformer ».

Les premiers projets en mode SaaS étaient initialisés et gérés essentiellement par les directions RH, sans réelle sollicitation de la DSI (45% des décideurs interrogés mentionnent l’existence d’une équipe SIRH rattachée à la DRH). Mais avec la généralisation des RH en mode SaaS et la transformation numérique, il devient difficile de ne pas faire appel à la DSI, en particulier sur des sujets concernant relatifs à l’intégration et à la connexion des solutions SaaS entre elles et/ou avec les systèmes existants, voire assurer la sécurité des accès. Des sujets techniques relativement complexes pour lesquels l’expertise de la DSI est requise. Ainsi en 2014, 94% des décideurs RH interrogés mentionnent l’intervention de leur DSI dans leurs projets (contre 64% en 2011 sur ce même thème, qui mentionnaient une implication de la DSI). Pour la quasi‐totalité des décideurs, la DSI est donc associée à ces projets et est vue comme (co)décisionnaire selon 67% des décideurs), voire comme intervenant financièrement (45%).

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Points sensibles et critères de choix du fournisseur

Quels sont les points qui retiennent l’attention des RH dans cette transformation numérique ? En tête, la réversibilité de la solution, qui permet de revenir à la situation ex ante et donne l’impression de garder le contrôle, est certes une question technique mais aussi juridique. Le mode pose en particulier la question de récupération en cas de sinistre. De manière connexe, le SaaS met aussi en avant la question de protection et de confidentialité des données qui sont hébergées sur les serveurs externes. Quatre décideurs interrogés sur 10 ont choisi de localiser les données RH concernées par leur contrat SaaS dans un data center situé dans l’Union Européenne.

C’est le fameux débat des clouds souverains avec la mise en place laborieuse des solutions nationales et l’installation de data centers dans les différentes régions du monde par les leaders mondiaux. Par exemple, AWS vient d’installer une nouvelle région basé à Francfort ou Google vient tout juste d’annoncer la création d’un 4e data center en Europe en plus des trois existants situés en Irlande, en Finlande et en Belgique (un investissement de 600 M€) sur 4 ans. Toujours sur le volet protection des données, les décideurs interrogés sont soucieux de la sécurité des échanges visant à s’assurer que les données ne sont pas interceptées, notamment grâce au cryptage des transmissions. Qui dit SaaS, dit dépendance du réseau, mais sur ce point l’Internet a fait ses preuves de robustesse. Enfin, le SaaS n’exclut pas la nécessite d’intégrer les solutions RH aux autres applications du SI.

Les critères de sélection des fournisseurs faisant écho à ces points sensibles qui retiennent l’attention des DRH sont dans un ordre d’importance décroissante :

– La garantie de la confidentialité des données (localisation, droit d’accès…)
– La qualité de service et des engagements de la part du prestataire,
– L’expertise reconnue du fournisseur tant d’un point de vue fonctionnel RH
– La fourniture d’une solution modulaire.

5 domaines d’intervention de la DSI dans les projets RH

  1. Accompagner la DRH dans la mise en place de ces solutions ;
  2. Gérer l’intégration des solutions RH en mode SaaS au SI
  3. Aider au choix du prestataire ;
  4. Gérer les équipements permettant aux collaborateurs « nomades »
  5. Gérer la conformité avec les PCA / PRA (Plan de Continuité d’Activité / Plan de Reprise d’Activité).

 

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Pour aller plus loin
– DSI : quelles relations avec les Métiers ? Solucom
– Cloud : 5 conseils pour mettre d’accord la DSI et les directions métiers Jérôme Martin, BearingPoint
– Comment s’écarter de la DSI sans pour autant l’exclure ? Charles Baudelot, Feel&Clic
– Quel rôle pour les métiers et DSI dans la transformation numérique
– La synergie DSI-métiers plébiscitée