Achats innovants, achats de prestations intellectuelles freelance, achats de services cloud, la fonction achats doit aujourd’hui intégrer dans ses propres processus la nouvelle donne que le numérique est en train d’amener.
Dans un rapport qu’il vient de publier, le Cigref s’est intéressé aux enjeux et les recommandations pour la mise en œuvre d’une démarche d’achats innovants avec comme point de départ l’idée que les processus classiques d’achats ne sont plus vraiment adaptés aux nouveaux produits, services et prestations qui tirent l’innovation ou amènent de nouvelles compétences numériques au sein de l’entreprise.
Trois axes ont été explorés : les démarches d’achats innovants, les achats de prestations intellectuelles en freelance et les clauses indispensables devant figurer dans les contrats de services cloud.
La direction achats devient un acteur qui doit jouer pleinement son rôle auprès des autres acteurs internes pour permettre d’accélérer le changement et favoriser l’innovation.
Ne pas le faire serait prendre le risque d’une possible désintermédiation, certains allant jusqu’à pointer un risque possible d’« ubérisation » du processus achat considère le Cigref. Ce risque est sans doute plus important dans les achats IT pour lesquels la direction achats doit se positionner en support « actif » de la stratégique d’entreprise, notamment sur les aspects liés au numérique. Un moyen d’éviter ce que l’on appelle le shadow IT qui permet d’aller vite mais n’est pas sans risque.
Dans un contexte de budget stagnant, voire en baisse, la tentation est grande de menée une politique de retenir quasi systématiquement le moins disant. Le Cigref considère que l’agilité est un élément tout aussi important, une démarche achats innovants ne doit pas empêcher d’être plus réactif, souple et rapide dans l’acquisition de nouvelles solutions.
Le rapport met en lumière le fait que les projets innovants issus de la vague du numérique changent la donne notamment parce que :
– Les projets innovants requièrent une agilité importante que le système d’information traditionnel ne permet pas toujours.
– Les technologies mises en œuvre ne trouvent pas toujours les compétences nécessaires au sein de la DSI.
– Et les modèles économiques des prestataires évoluent rapidement, du modèle de licence vers des modèles de service.
De sorte que les modèles d’achat « traditionnels » sont en difficulté pour répondre efficacement et rapidement
D’où la nécessité d’engager une réflexion sur l’organisation des achats IT sur plusieurs axes :
– En regardant les mécanismes d’achat instantané (tout en faisant attention au risque des produits/services achetés).
– En s’interrogeant sur la pertinence de certains processus internes ou a minima les simplifier ou les raccourcir, et de les rendre accessibles à d’autres acteurs de l’entreprise à partir de n’importe où.
– En envisageant un budget à part pour les achats dit « innovants ».
– En abaissant les seuils de référencement (mais cela nécessite d’avoir moins d’exigence) ou en allégeant le processus avec des référencements « rapides », tout en faisant attention aux fournisseurs qui sont dépendants économiquement d’un client quasi unique.
Une telle démarche sera également nécessaire pour l’acquisition de services provenant de
freelances qui correspondent à la nécessité d’avoir des compétences ponctuelles qui permettent de répondre rapidement à de nouveaux usages et besoins issus du numérique sur des temps plus ou moins courts. Une population d’acteurs qui a tendance à se développer dans un certains de spécialités (voir encadré ci-dessous).
Les métiers dans le numérique qui sont souvent concerné par le statut de freelance sont :
- Développeurs back-end, front-end, de solutions mobiles ou web, data scientist
- Graphistes, illustrateurs, webdesigner, photographes
- Rédacteurs web, community managers
- Chefs de projets, coaches agiles, product managers, Scrum master
- Administrateurs de systèmes, de réseaux, de bases de données
- Experts en cybersécurité
- Consultants en business strategy, business developers
- Motion designers, game designers, réalisateurs
- Consultants en Webmarketing, SEO, marketing, analytics
Le rapport traite aussi des achats de services cloud qui sont désormais monnaie courante et modifie aussi considérablement le paysage et doivent intégrer de nouvelles réflexions et constituer l’occasion d’initiatives internes comme par exemple réaliser une cartographie des données de l’entreprise pour identifier les risques inhérents aux contraintes et pratiques opérationnelles et réglementaires que les offres Cloud feront peser sur les données de l’entreprise. Avec des éléments clés comme la localisation et la confidentialité des données, la sous-traitance, la loi applicable et la nationalité du prestataire et la fin de contrat notamment la question essentielle de la réversibilité.