Les cartouches d’encre et ramettes de papiers représentent un budget non négligeable des frais informatiques. Les services en ligne sont censés aider aux contrôles des budgets. A l’heure des imprimantes 3D, les économies sur les impressions classiques restent toujours d’actualité car malgré toutes les décisions d’économies, sans outils de contrôle, les consommations d’encre et de papiers ne baissent pas.
Les grandes entreprises ont souvent pris le parti de les infogérer via des services de gestion d’impression, comme elles sous-traitaient dans le passé leurs photocopieurs. Les machines étant devenues multifonctions (scanner, impression et parfois reliure), on ne distingue plus les services que par les outils et les logiciels proposés. Si les fournisseurs d’imprimantes sont omniprésents, de nombreux intégrateurs spécialisés proposent aussi des services d’administration sur mesure via le cloud.
Une lente évolution
Réduire les coûts d’exploitation en réduisant le nombre d’impressions ou en optimisant l’utilisation des imprimantes a toujours été un objectif de directions informatiques. Après la chasse aux imprimantes individuelles à jet d’encre, la mode des imprimantes laser centralisée, au cœur du réseau a dominé au début des années 2000. Plus récemment, les solutions adoptées les plus simples ont été de louer de grosses imprimantes afin de réduire les coûts à la page et d’effectuer une sorte de comptabilité détaillée par employé. Certains services qui doivent produire un très grand nombre de documents essentiels (factures ou numérisations de documents) ont souvent préféré les sous traiter à des services dédiés qui non seulement s’occupent des envois postaux mais aussi numérisent en entrée les documents pour les rendre plus facilement manipulables.
Les assurances et les banques depuis plus de 30 ans visent le « zéro papier » pour être sûres de ne pas laisser de documents traîner, mais, d’après les fabricants d’imprimantes, cela ne reste toujours qu’un objectif. Des millions d’impressions échappent toujours à toutes campagnes de mise en garde sur les coûts et sur la surexploitation des forêts pour fournir la cellulose nécessaire au papier. Même le choix du papier recyclé, les menaces de pollution des rivières par le chlore, nécessaire pour obtenir du papier très blanc, rien n’arrive à réduire l’empreinte écologique de l’informatique.
Plus il y a d’ordinateurs, de tablettes, de smartphones et plus on imprime. Les mises en garde des vendeurs d’imprimantes, presque irrationnelles, passant par un marketing original. « Imprimez moins avec nos machines plus écologiques que celles de nos concurrents » n’y font rien. Mais rien n’y fait : on use et on abuse de l’encre et du papier.
Des milliards d’euros pour lire et se relire
Pour améliorer l’efficacité et la productivité des employés, qui n’ont pas trop de tâches répétitives, les solutions se multiplient sur le net. C’est la montée en puissance des « managed print services » ou gestion des services d’impressions. Les coûts d’impressions qui représentent 1 à 3% du chiffre d’affaires annuel des entreprises, de 15 à 30% du budget informatiques selon le cabinet IDC, méritent une surveillance.
L’origine des processus provient des loueurs de photocopieurs dont le travail a rejoint celui des fournisseurs et loueurs d’imprimantes. C’est la raison de la multiplication des « services d’impression infogérés » (MPS) qui est un terme générique utilisé par le bureau d’étude Gartner. Il désigne le service offert par un fournisseur de services externes pour optimiser ou gérer les documents d’entreprises. Derrière le service payant, l’objectif, selon le Gartner, est de pouvoir maîtriser les approvisionnements en fournitures et ne plus se soucier du matériel avec un contrat de MPS : l’entreprise confie à son fournisseur de services le matériel d’impression et sa maintenance.
L’infogérance finit par payer
Comme les loueurs de flotte de voitures, les prestataires du secteur mettent l’accent sur la disponibilité du service. Plus besoin pour les utilisateurs de se plaindre à un responsable de services généraux qui devrait passer son temps à prévoir les réapprovisionnements et à collecter les vieilles cartouches, les machines « sous contrat » sont supposées être toujours disponibles. Les imprimantes qui entrent dans le contrat préviennent automatiquement « leurs » centres de maintenance si les cartouches s’épuisent ou si une pièce maitresse commence à montrer des signes de faiblesse, du moins pour les machines les plus avancées.
Cette maintenance proactive que l’on maîtrise à la perfection dans l’industrie aéronautique, s’avère efficace car les intérêts du fournisseur de services sont devenues les mêmes que celles du client.
Si les machines fonctionnent sans souci, plus les interventions et les coûts seront maitrisées et plus tout le monde y trouvera son compte. Chez Sodexo qui est l’un des clients cité par l’un des principaux fournisseurs de ce type de services en France, l’intérêt est évident. Le chef de projet autour de l’impression précisait : « Avec ce service, nous avons ainsi atteint nos objectifs de diminuer de 30% nos coûts d’impression. La rationalisation des moyens d’impression a aussi contribué à la réduction de 20% de notre consommation énergétique dédiée ». Tous les anciens fabricants de photocopieurs ou presque se sont reconvertis à la fin des années 90 en gestionnaires de flottes d’imprimantes et de copieurs. Leurs services ont rejoint ceux de sociétés de services qui proposaient par ailleurs des techniciens en régie pour la maintenance des systèmes de sauvegardes.
Des services à la carte
Les machines sont souvent proposées en leasing ou carrément en services à la page, via des intégrateurs partenaires, incluant la qualité d’impression, celle du papier, la couleur et différents grands formats. Sans être exhaustif, les principales composantes prévues sont l’évaluation des besoins en impression et photocopie, le remplacement sélectif ou général du matériel existant et l’évaluation des choix service par service.
Pour les pièces et les fournitures nécessaires au fonctionnement du nouveau matériel, des stocks tampons et des zones de stockage et de recyclage sont étudiés tous comme les différents niveaux de sécurité. Les documents d’appel d’offre par exemple ne pouvant atterrir sur une imprimante d’accès en libre service. Le fournisseur se doit de suivre également la façon dont la flotte d’imprimante est utilisée, les problèmes et la réaction des utilisateurs pesant lourd dans les renouvellements de contrats.
Les leaders des Managed Print Services
Le développement de logiciels pour l’optimisation du flux de travail, le développement d’applications personnalisées pour les imprimantes multifonctions intelligent (MFP) font partie des services offerts par les fournisseurs. Actuellement, selon les classements du Gartner d’octobre 2013, dans l’ordre, les principaux fournisseurs en pointe sont Xerox, HP, Ricoh, Lexmark et Canon. Les challengers seraient Konica Minolta, Toshiba et Kyocera, Pitney Bowes et ARC fermant la marche. On peut s’étonner que des firmes comme Brother, Epson, Oki, Samsung, Panasonic ou Dell n’entrent pas dans ces classements. Leurs services en ligne n’offrent peut-être pas tous les critères requis par le Gartner.