Leading Boards est un logiciel pour tablettes proposé par l’éditeur français Equity et qui se destine aux membres des conseils d’administration. Il allie des outils de gestion documentaires à des accès et du stockage sécurisé de documents. Il doit faciliter le suivi du déroulement des réunions et éviter la propagation de documents stratégiques. Toute impression ou reproduction de documents est enregistrée par l’outil ce qui permet de garder des traces de toute éventuelle fuite.
Dématérialiser pour mieux sécuriser
L’objectif annoncé par Equity est de mettre à la disposition des conseils des grandes entreprises les outils nécessaires pour exercer leurs devoirs de diligence et prendre des décisions en toute connaissance des documents essentiels. Des fonctionnalités comme des notes manuscrites, soulignements et notes « Post-it » et le chiffrage des données stratégiques permettent aussi de garantir la confidentialité nécessaire. Selon Yves Garagnon, PDG d’Equity : « Le partenariat avec la firme montréalaise qui édite au Canada Leading board s’est fait naturellement car Equity est déjà présente dans pas mal de grands comptes français et européens, deux cents environ. Une grande partie des groupes du CAC 40, tout comme des entreprises majeures en Europe, en Afrique du Nord et au Moyen Orient, exploitent déjà notre suite logicielle Visual pour leur gouvernance juridique. Désormais, nous étendons leur efficacité opérationnelle en leur proposant de dématérialiser leurs Conseils et leurs comités.
« Un changement dans les habitudes «
Cela simplifie aussi par exemple l’organisation des réunions, la gestion des absences, la délégation de pouvoirs. Cela permet de cerner les périmètres de responsabilité et de simplifier la rédaction des compte rendus, la « matière première », l’ordre du jour et les commentaires étant déjà facilement enregistrés. La diffusion des résultats des votes et les décisions prises, tous comme leurs commentaires seront transmis de manière sécurisée. Des groupes français de renom – tels que Vinci, Eutelsat, Eurazeo et Rexel – ont déjà adopté la solution Leading Boards », avait souligné Jean-Marc Félio, fondateur de Leading Boards lors de la première présentation en France. « La plateforme offre de nouvelles ressources aux organisateurs qui peuvent, en quelques clics, réaliser toutes les opérations d’organisation et de gestion d’un Conseil d’administration, et ce, en toute sécurité. »
Il n’y a pas malheureusement encore de système de vote électronique encore proposé, la législation étant très restrictive à ce sujet.
Le prix du logiciel pour un conseil d’administration classique avoisinerait les 15 000 euros, selon les configurations. Avec ce programme, les supports d’information papier seront remplacés par des fichiers disponibles en accès permanent. Tous les documents et les archives des réunions sont stockés sur des serveurs sécurisés, certifiés ISO 27001, et basés en France (donc hors d’atteinte du Patriot Act). Equity qui s’occupera de la distribution en Europe de l’ouest et au Moyen Orient espère s’introduire en bourse dans les années qui viennent. ( Ci joint une présentation des principaux arguments de la firme dans des documents diffusés au Canada.)
Un outil de surveillance des autres conseils
A ce propos, la firme présentait justement le 13 novembre dernier avec son partenaire Ethics & Boards, l’outil appelé « Governance Analytic’s » qui permet de suivre en temps réel, la composition de la gouvernance de plus de 500 sociétés cotées. Désormais, les entreprises peuvent comparer la composition d’un Conseil ou la rémunération d’un dirigeant avec son indice ou ses pairs sectoriels. Pour Yves Garagnon « pour rendre cette initiative possible, il a fallu créer une organisation et un outil à la taille de l’ambition. À titre d’exemple, chaque classement du CAC 40 peut-être étudié sur un critère comme l’indépendance des Conseils, la féminisation ou les rémunérations. L’outil est basé sur plus de 600 données dont chacune d’elles peut changer à chaque instant par un départ ou une nomination.» L’ensemble du service est mis à jour en temps réel et se trouve donc disponible en ligne par abonnement.
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