Une enquête récente de Forrester indique que les entreprises évoluent assez rapidement vers les outils collaboratifs en mode SaaS. Dans ce domaine deux solutions émergent, Office 365 de Microsoft et Google Apps de la société éponyme. Les questions à se poser pour faire un choix sont très nombreuses (Answer Five Questions When Selecting A Cloud Collaboration And Productivity Suite) : Quelles fonctionnalités retenir ? Ces solutions sont-elles sécurisées ? Qu’en font les utilisateurs ? Et bien d’autres. La Mairie de Wattrelos qui vient d’équiper plus de 500 postes de travail de la solution Office 365 visait trois objectifs : sécuriser le SI, moderniser la façon de travailler et résoudre le problème de stockage (La mairie de Wattrelos choisit Office 365).

Mais les réponses qu’on pourrait apporter à ces différentes questions n’épuisent pas le sujet de la mise en œuvre de ces solutions. Le cabinet propose 5 questions qui permettent de réfléchir à l’utilisation de ces outils.

Que permettent-elles de faire ?

L’approche de nombreux décideurs IT consistant à lister les fonctionnalités des deux suites – Office 365 et Google Apps – n’est pas la bonne dans la mesure où elles correspondent, selon Forrester, à deux philosophies différentes dans l’utilisation des outils collaboratifs. La première question à se poser consiste à bien les comprendre et à vérifier laquelle des deux correspond le mieux à la vision à 5 ou 10 ans dans l’entreprise.

Comment faire pour que ces solutions soient sécurisées ?

Les deux suites qui sont proposées n’embarquent pas les dispositifs de sécurité indispensables. Sans doute et c’est une des raisons souvent évoquées. Mais des solutions de tierces parties apportent les compléments nécessaires. Par exemple, Vaultive fournit des services de chiffrement pour Office 365 et CloudLock propose une solution de DLP pour Google Drive. Et sur le plan de la sécurité, la problématique est la même dans le cloud que pour les solutions on premise.

Y a-t-il des coûts cachés ?

Les avantages apportés par les solutions collaboratives en mode cloud semblent moins importants qu’il n’y paraissait. Mais la différence entre les solutions collaboratives en mode SaaS et les solutions traditionnelles est toujours attractive. Toutefois, le prix de base par utilisateur peut être trompeur ; car aux solutions de base il faut ajouter des fonctionnalités de sécurité, de récupération de données, de stockage, de support et d’autres services. Par exemple, la solution eDiscovery ajoute une dizaine de dollars aux 50 dollars par an et par utilisateurs que coûte Google Apps. La solution CloudLock ajoute 15 dollars par an et par utilisateur.

Y a-t-il d’autres solutions ?

Il existe d’autres solutions  en dehors d’Office 365 et de Google Apps pour migrer des solutions de messagerie vers d’autres hébergeurs. Forrester cite par exemple SmartCloud for Social Business d’IBM ou des offres proposées par SilverSky ou Avanade.

Faut-il faire appel à un partenaire pour la mise en œuvre ?

La majorité des entreprises interrogées par le cabinet Forrester ont fait appel à des sociétés de conseil et d’intégration. Mais ces solutions d’un nouveau type ont fait émerger de nouvelles sociétés de consultants qui apportent une expertise complémentaire dans des domaines comme la mobilité ou la gestion du cloud.