La dématérialisation des factures n’est pas seulement un voeu pieux du gouvernement, c’est en train de devenir une obligation et une contrainte pour les structures qui vendent à l’état des prestations et qui n’ont pas encore automatisé leurs facturations. Le portail Chorus Pro est déjà en place dans de nombreux secteur de l’administration, il est, rappelons-le, dédié à la saisie en ligne et à la transmission électronique à l’administration de formulaires. L’ordonnance du 26 juin 2014 avait défini un calendrier progressif ( voir image ci-dessous) visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination d’entités publiques. Depuis 2014, les annonces dans ce domaine se font au compte goutte mais marquent néanmoins la progression de l’administration dans ce qu’on pourrait appeler sa transformation digitale.
Une lente progression
En particulier il permet déjà le paiement des mémoires des collaborateurs du Service Public de la justice ou autres prestataires du ministère de la Justice. Du côté des coopératives, il permet d’effectuer les demandes de remboursement de la taxe intérieure de consommation de carburants TIC/TICGN, des exploitants ou sociétés agricoles, piscicoles ou forestières utilisant du matériel agricole disposant d’un numéro SIRET.
L’intérêt est de pouvoir suivre en temps réel le traitement par l’administration des formulaires saisis, depuis leur transmission jusqu’à leur mise en paiement. Selon le site Chorus Pro, Les formulaires et leurs pièces jointes restent visualisables et téléchargeables pendant 10 ans à compter de leur transmission.
Une arrivée attendue dans le secteur santé
le 1er janvier 2017, c’est une nouvelle réglementation qui imposera aux établissements de santé publics de recevoir des factures dématérialisées de la part de leurs fournisseurs. Plus de 2500 établissements de santé publics sont concernés et doivent se préparer dès maintenant à recevoir les premières factures électroniques à partir du 1er janvier 2017. Enovacom, l’une des sociétés choisies pour ce projet, fait partie des trois structures de santé pilotes sélectionnées. Présent depuis de nombreuses années dans la gestion des hôpitaux, cet éditeur de logiciels espère participer à cette transition dans un grand nombre d’établissements de santé publics. Les coûts de traitements des factures et surtout le suivi des opérations n’est pas un mince affaire. Pour le ministère de la santé le coût de traitement d’une facture dématérialisée reçue est de 7,5€ contre 13,8€ pour une facture papier.
Avec plus de 6000 factures reçues par an par les établissements publics, intégrer les factures directement dans le logiciel de Gestion économique et financière (GEF) permet d’optimiser les ressources.
Rappel de la réglementation CHORUS Portail Pro
En 2017, la contrainte qui oblige les fournisseurs à envoyer des formulaires standardisés concerne les 214 entreprises les plus importantes, les autres s’échelonnant jusqu’en 2020. Afin d’accompagner les établissements, l’Etat met à disposition le portail CHORUS Portail Pro (CPP 2017) permettant déjà le dépôt et la récupération des factures dématérialisées de façon manuelle ou automatique, selon le choix de l’établissement.
Intégrer automatiquement les factures
Editeur de logiciels spécialisé dans les échanges entre structures de santé, Enovacom propose sur sa plateforme d’interopérabilité, Enovacom Suite V2, un outil permettant d’automatiser la réception des factures et de les intégrer dans le logiciel de Gestion économique et financière (GEF).