Face à la recrudescence des alertes d’utilisateurs SAP ayant vécu des audits de licences “agressifs” de la part de l’éditeur, l’USF, l’association des Utilisateurs SAP Francophones, délivre trois conseils pratiques pour éviter les redressements abusifs.
Elle explique qu’avant l’audit, il faut définir contractuellement, et très clairement, les clauses d’audit, notamment sur la fréquence, le processus de déroulement, les métriques mesurables et le mode d’application des remises contractuelles en cas d’achat complémentaire de licences.
Elle recommande ensuite de ne pas fournir pendant l’audit d’informations ou de documents non indispensables ou dont on ne connaît pas exactement le contenu, comme par exemple, les cartographies applicatives ou des flux de l’entreprise, ou le fichier créé à partir de la fonction audit du logiciel lorsque l’utilisateur n’en maîtrise pas le contenu.
Enfin, elle conseille en fin d’audit, de demander formellement à SAP un document de clôture de l’audit, et ne pas accepter le démarrage d’un nouvel audit sans avoir clôturé le précédent.
Ces conseils constituent un point d’étape dans les travaux du Groupe de Travail « Audit de Licences », créé en février 2016. Celui-ci présentera plus en détail l’avancée de ses réflexions lors de la Convention USF, les 12 et 13 octobre prochains à Nancy. Il éditera également fin 2016 un Livre Blanc pour traiter la problématique des audits de licences tant sous l’angle commercial, technique que juridique, en indiquant les actions à mettre en œuvre avant, pendant, et après l’audit.
« Nous sommes contactés depuis plusieurs mois par des utilisateurs SAP échaudés par des audits de licences particulièrement agressifs, ayant pour conséquence des redressements qui sont chiffrés pour certains en dizaines de millions d’euros », explique dans un communiqué le président de l’USF, Claude Molly-Mitton. «Au nom des utilisateurs SAP, nous dénonçons fermement ces pratiques, qui s’apparentent très fréquemment à une stratégie d’obtention de compléments de revenus commerciaux».
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