Vouloir lutter contre le shadow IT est un combat perdu d’avance.  Il est préférable de comprendre le phénomène et d’apporter les réponses appropriées.

Qu’est-ce que le shadow IT ? « Le shadow IT désigne l’utilisation de moyens informatiques par les directions métiers non référencés par des directions des systèmes d’information », rappelle Thomas Chejfec, DSI de la société lyonnaise Aldes lors d’une présentation à l’occasion du Forum des services organisé fin novembre par l’itSMF. Mais le « shadow X » n’est pas nouveau et surtout n’est pas l’apanage de la DSI. On se souvient de l’introduction des premiers PC dans la décennie motivés par l’utilisation des premiers traitements de texte ou tableur. A l’époque, les stars du secteur étaient Wordperfect pour les premiers et Visicalc pour les seconds.  Ce phénomène d’acquisition et d’utilisation de solutions n’est pas réservé à la DSI, poursuit Thomas Chejfec, et concerne toutes les fonctions support de l’entreprise : Achat, finance, RH…

Aujourd’hui, dans l’informatique, il prend des formes variées, par exemple : macros Excel, logiciels PC, solutions cloud, ERP, solution de BI… voire même jusqu’à l’utilisation de spécialistes IT qui n’ont pas été embauchées ni recommandées par la DSI.

La pression favorisant le shadow IT est de plus en plus forte et s’exerce sur plusieurs fronts. D’abord les utilisateurs qui sont toujours plus exigeants sur la qualité des solutions, la rapidité avec laquelle ils attendent qu’elles soient fournies, leur recherche incessante de performance et de productivité… Ensuite, les fournisseurs qui simplifient en permanence leurs solutions et actionnent le canal internet pour les « pousser » directement vers les métiers sans trop se préoccuper de la DSI. Le phénomène de consumérisation selon lequel les solutions IT se diffusent d’abord dans le grand public avant d’être « accepté » par l’entreprise et dont le BYOD est une des facettes favorisent aussi le phénomène. Enfin, la DSI est, elle-même, confrontée à ses propres problèmes de développements et voit quelque peu le phénomène de la transformation numérique lui échapper.

Tout comme le budget. Le Corporate Executive Board (CEB) estime que 40 % du budget IT de l’entreprise serait financé par les directions métier (Your IT Budget May Be 40% Higher Than You Think). Le marketing et le commercial sont en première ligne, mais aussi les RH, le service Achat, le service juridique. Toutefois, poursuit le CEB, les DSI n’ont pas complètement perdu prise puisqu’elles seraient informées de ces pratiques même si elles ne l’évaluent pas à son juste niveau. En moyenne, les directions métiers dépensentle double de ce que la DSI a estimé. Par exemple, les DSI évaluent à 4 % les dépenses de marketing en IT alors que le CEB les place plutôt à 10 %. ET il en va de même pour les autres directions métier.

Comment les DSI réagissent-elles face à ce phénomène ? 77 % affirment qu’elles reprennent la main, 15 % qu’elles bloquent ou interdisent et 8 % qu’elles laissent faire. C’est ce qu’indiquait une enquête réalisée dans le cadre de l’Adira (pour télécharger les résultats complets de l’enquête).

 « Espérer pouvoir lutter frontalement contre le shadow IT est un combat perdu d’avance », considère Thomas Chejfec . Les 2 % du personnel que représente en moyenne la DSI n’en n’a pas les moyens. Toutefois, les solutions existent et la DSI peut reprendre la main en agissant sur plusieurs fronts :

– Offrir un haut niveau de qualité de service qui correspond aux attentes des utilisateurs ;
– Comprendre les préoccupations et les besoins des métiers ;
– Expliquer et faire comprendre ses missions et ses réalisations ;
– Etre force de proposition et d’innovation.

Le shadow IT en soi n’est pas mauvais dans sa globalité considère le CEB (healthy doses can be extremely beneficial to an organization), une dose raionnable et maîtrisée peut-être bénéfique à l’entreprise. L’organisme parle même de bon et de mauvais shadow IT (voir encadré ci-dessous). Et dans tous les cas, la DSI doit rester force de propositions sur les différentes expérimentations technologiques.

 « Beaucoup on annoncé la mort programmé du DSI, concède Thomas Chejfec. Il ne faut pas changer de DSI, mais une DSI qui change » conclut-il sous forme de boutade.

 

Good Shadow IT

  1. Technologies that individual employees or teams of employees use to be more productive.
  2. Technologies used to engage customers and consumers in innovative ways.
  3. Technologies that generate new insight from data or turn data into a salable product or service.
  4. Technologies embedded in products or required to produce products. This isn’t a hard and fast rule, but it often applies when production or product technology is highly specialized, or has reliability and security requirements that are beyond the experience of corporate IT.

Bad Shadow IT

  1. Technologies where the benefits of enterprise consistency, integration, security and compliance, outweigh the benefits of speed and flexibility. This is the biggest exception and covers many enterprise systems.
  2. Technologies that need support from dedicated in-house technologists. This covers most on-premise software, but there may be exceptions, for example if specialized skills are needed for digital marketing or analytics.
  3. Commodity technologies that can be obtained more cheaply through an enterprise contract. This covers most hardware except for devices bought by employees with their own funds.