Copilot promet de transformer le quotidien des employés, mais son coût peut vite dépasser les gains réels. En combinant IA intégrée, agents internes et licences ciblées, les entreprises peuvent passer de la simple expérimentation à une productivité maîtrisée. L’enjeu : faire de l’IA un levier d’action plutôt qu’un poste de dépense.
Pour 73 % des dirigeants français, 2025 est une année charnière pour transformer leur organisation à l’heure de l’IA, selon le Baromètre Work Trend Index de Microsoft. Partout, les DSI sont soumis à une forte pression pour « miser gros » sur Microsoft Copilot for Work. L’argumentaire semble simple : l’IA intégrée à Office pour tous, 30 euros par utilisateur et par mois. Mais les chiffres racontent une autre histoire. Pour une entreprise de plus de 50 000 employés, cela représente plus de 20 millions d’euros par an, et une grande partie de ces dépenses ne générera pas de retour sur investissement réel.
En effet, une licence Microsoft 365 donne déjà accès gratuitement à un nombre surprenant de fonctionnalités Copilot utiles. Et lorsqu’il s’agit de payer pour Copilot for Work, la solution la plus intelligente consiste à n’accorder une licence qu’aux véritables utilisateurs intensifs, c’est-à-dire les 10 à 15 % d’employés qui utilisent Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams toute la journée.
L’utilisation de Copilot en entreprise selon les profils
Les utilisateurs avancés ne sont pas « tous ceux qui utilisent Outlook ». Il s’agit d’employés dont la tâche principale consiste à créer, analyser ou synthétiser des informations dans Microsoft 365. Ce sont par exemple les assistants de direction, les analystes financiers, les gestionnaires de comptes, les professionnels du marketing ou de la communication et les chefs de projet. Ces rôles permettent des gains de productivité significatifs grâce à la rédaction, la synthèse et l’analyse assistées par l’IA. Pour eux, le coût annuel de 360 euros de Copilot for Work est justifié.
Par ailleurs, pour des workflows internes tels que les demandes RH, le support informatique, les installations, les achats, la sécurité/conformité ou encore les opérations financières, des solutions internes basées sur les modèles d’OpenAI permettent d’automatiser ces services plus rapidement et à moindre coût. Le coût informatique associé à ces usages se mesure en fractions de centime par transaction, et non en dollars par mois.
L’économie de l’utilité
À titre d’illustration, le traitement automatisé d’une simple demande de congé adressée au service des ressources humaines représente un coût de calcul d’environ 0,0005 €. Même les workflows plus complexes, comme la recherche d’informations dans Jira, ServiceNow ou SharePoint, ne dépassent que quelques centimes par an et par employé. En moyenne, le coût de calcul annuel par collaborateur s’élève donc à environ 0,05 €. Cela contraste fortement avec les 360 dollars annuels d’une licence Copilot for Work, soit une différence d’environ 7 000 fois.
En fin de compte, Copilot for Work est puissant, mais principalement « en lecture seule » : il peut résumer, réécrire et faire ressortir des connaissances. C’est précieux pour les utilisateurs expérimentés, mais lorsqu’il faut effectuer une action dans un système d’enregistrement comme ouvrir un ticket, approuver un bon de commande ou bien réinitialiser un mot de passe, un agent s’avère nécessaire.
Les leaders de la productivité ont besoin de plus
Selon les responsables informatiques, les personnes les plus compétentes en matière de technologie au sein de l’organisation sont capables de créer leurs propres agents. En effet, un responsable des opérations informatiques a créé un agent chargé d’examiner les résolutions de cas et les discussions Microsoft Teams concernant des incidents similaires survenus dans le passé, de les résumer et d’identifier les personnes compétentes et les solutions potentielles pour résoudre l’incident en question.
Les entreprises qui souhaitent tirer le meilleur parti de leurs investissements dans Copilot se heurtent à une limite importante : les personnes qui ont les compétences techniques nécessaires pour créer leurs propres agents ne veulent pas le faire, car leur tâche principale consiste à mettre en œuvre et à exploiter la technologie qui fait fonctionner l’entreprise.
Qu’en est-il des personnes responsables de l’intégration de l’IA pour améliorer la productivité à l’échelle de l’entreprise ? Par exemple, un agent IA pourrait examiner les bons de commande et les contrats dans le domaine du marketing, analyser les données de facturation ou encore simplifier la comparaison mensuelle entre le budget prévisionnel et les résultats réels avec l’équipe FP&A. Ces utilisateurs bénéficieraient eux aussi de solutions prêtes à l’emploi pour accélérer leur travail.
Bon nombre des leaders en matière de productivité ont peut-être mis en œuvre des outils tels qu’Asana. La réflexion sur les systèmes et les processus pour concevoir les processus et mettre en œuvre les agents reste une compétence rare. Cette compétence doit être développée au sein du personnel. Mais les entreprises auront besoin de cadres d’IA agentique spécifiques à leur domaine, qui s’ajoutent à leurs choix technologiques LLM, afin de se moderniser plus rapidement. Elles pourront alors faire appel à leurs meilleurs créateurs d’agents et les concentrer sur les processus qui sont vraiment propres à leur activité.
En définitive, il n’est pas nécessaire pour les DSI d’opposer une adoption totale de Copilot à son absence complète. Une approche hybride apparaît comme la plus pertinente : réserver Copilot for Work aux utilisateurs expérimentés (environ 13 % du personnel), proposer les fonctionnalités gratuites de Copilot au reste des collaborateurs, et utiliser des solutions internes ou des agents IA dédiés pour les usages liés aux systèmes d’entreprise. Cette combinaison permet de déployer l’IA à grande échelle, de manière efficace et maîtrisée sur le plan budgétaire.
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Par Ryan Manning, Chief Product Officer chez BMC Helix
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