La gestion du risque fournisseur (ou Supplier Information Management – SIM) est au coeur de la gestion des risques de toutes les entreprises. Avec plusieurs milliers de fournisseurs géré par un seul service de l’entreprise, le moindre défaut d’information ou de mise à jour de l’une de leurs fiches peut vous faire courir des risques importants : amendes, problèmes d’images, de réputation, paiements sur un compte bancaire frauduleux.
Cela peut venir de vos fournisseurs directs mais aussi de leurs sous traitants qui eux mêmes pourraient ne pas respecter les règles que vous avez imposé à vos fournisseurs. Les risques peuvent venir de partout et n’importe quand.
La gestion du risque fournisseur ne doit pas être vue comme un coût mais plutôt comme une occasion d’être plus compétitif. L’information sur ceux ci, précise en temps réel, permet d’être plus agile sur vos marchés. L’importance est de comprendre et d’expliquer à vos fournisseurs que leur participation est clé.
Pourquoi est-ce clé ?
La plupart des solutions de gestion du risque fournisseur impose à ces derniers de participer financièrement à la saisie ce qui limite leur motivation. La conséquence directe est que, généralement, les informations nécessaires doivent être mises à jour manuellement par vos équipes. Cette opération est lourde, manuelle et souvent faite une fois par trimestre ou pire une fois par an.
Considérant le temps nécessaire à l’envoi de courriers, d’emails, aux appels téléphoniques et aux relances pour récupérer toutes ces informations, vous risquez de les obtenir que tardivement.
Si vous souhaitez prendre des décisions en temps réel sur votre chaîne de production / logistique ou sur vos achats, les données fournisseurs doivent être idéalement mises à jour en temps réel. Une des façons les plus efficaces est en fait de demander aux fournisseurs de gérer leur profil d’informations eux mêmes et d’automatiser les requêtes de mise à jour. Après tout, ce sont bien eux qui détiennent l’information la plus à jour !
Néanmoins, externaliser la collecte des données amène aussi ses propres risques comme, par exemple, un faible taux de participation ou des erreurs de saisie. Il est donc nécessaire d’avoir un système de vérification complémentaire. Une des meilleures façons d’apporter cette sécurité complémentaire est de tirer bénéfice de l’effet réseau
L’effet réseau
Une des meilleures façons de générer un effet réseau positif est d’utiliser une plate-forme ouverte. Un vrai modèle ouvert inclut des fonctionnalités comme les contrôles de formats simples, la participation de partenaires etc. Si de surcroît, les fournisseurs peuvent se joindre à la plate-forme gratuitement alors les barrières tombent permettant à 100% de vos fournisseurs de vous rejoindre sur celle-ci.
En substance, grâce à l’effet réseau, il est probable que vous soyez informés d’un problème sur un fournisseur beaucoup plus tôt car vous bénéficierez de l’expérience des autres membres du réseau. Ainsi si un fournisseur est signalé comme potentiellement à risque, vous le saurez en temps réel sans devoir attendre la mise à jour annuelle de votre base fournisseurs ou pire en vous apercevant des retards . Constater tardivement que vous ne serez jamais livré de ce que vous avez commandé peut vous transformer en responsable de ce retard..
En outre, grâce à une plate-forme ouverte, des applications tierces permettent de suivre les risques inhérents à votre chaîne logistique en temps réel (Riskmethods) ou les indicateurs environnementaux de vos fournisseurs (Ecovadis)
Néanmoins l’effet réseau ne peut jouer à plein que si les fournisseurs sont motivés pour y participer.
Comment inciter les fournisseurs ?
Dans le passé; les fournisseurs devaient saisir les informations dans chacun des portails de leur client. Mais avec le réseau, une seule mise à jour est notifiée à l’ensemble de ses connexions (pensez à Linkedin).
Dans le passé, les fournisseurs devaient mettre à jour ces informations sur un portail, utiliser une autre solution pour récupérer des bons de commandes et encore une autre pour envoyer des factures. Mais avec une plate-forme ouverte et collaborative, l’ensemble de ces processus peut être centralisé sur un unique environnement mis à jour en temps réel.
Les solutions combinant un réseau BtoB et une plate-forme ouverte sont donc les seules permettant l’amélioration du processus collaboratif entre entreprises en particulier sur la gestion du risque fournisseur etl’amélioration du processus Source to Finance.
Par Bruno Laborie, Directeur des Alliances EMEA chez Tradeshift