Avec DocSpace 3.6 et Docs 9.2, ONLYOFFICE fait entrer les agents IA au cœur de sa plateforme collaborative. Les nouvelles fonctions d’IA et de personnalisation visent à rapprocher la suite open source des standards de Microsoft 365 et Google Workspace, tout en laissant aux DSI la maîtrise de l’hébergement et des fournisseurs d’IA.
Face à la domination des suites bureautiques américaines et aux préoccupations croissantes de souveraineté numérique, ONLYOFFICE a réussi à s’imposer, année après année, comme une alternative open source crédible et « souveraine » pour les organisations européennes. Cette suite bureautique, déployée chez plus de 15 millions d’utilisateurs dans le monde, offre aux entreprises différentes options de déploiement (du on-premise au cloud) et d’hébergement pour répondre aux différents scénarios de contrôle et de conformité.
Pour rappel l’offre ONLYOFFICE se décline en plusieurs solutions :
* ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique en ligne pour créer, afficher, modifier et coéditer des documents texte, feuilles de calcul et présentations. Compatible avec les formats Microsoft Office (DOCX, XLSX, PPTX) et PDF, elle peut être déployée sur site, dans le cloud ou sur des plateformes comme Nextcloud, ownCloud, Odoo, Moodle, etc.
* ONLYOFFICE DocSpace est la plateforme collaborative basée sur des « salles » personnalisables. Elle permet de travailler avec clients, partenaires ou équipes internes sur des documents partagés en combinant les outils bureautiques de Docs en mode coédition avec des espaces de stockage sécurisé.
* ONLYOFFICE Workspace est une solution complète de gestion d’entreprise et de collaboration : projets, courriers, CRM, calendriers, tâches et communication interne. Elle vise à centraliser à la fois la gestion documentaire ET les processus organisationnels. C’est un hub numérique pour gérer toute l’organisation.
* ONLYOFFICE Desktop Editors sont les versions « Desktop » pour PC et Mac des outils Docs. Ils permettent l’édition hors ligne des documents avec une synchronisation possible vers le cloud.
Maintenant un rythme de mise à jour assez intensif, L’éditeur vient de dévoiler les versions 9.2 de sa suite Docs et 3.6 de sa plateforme collaborative DocSpace, marquant un tournant stratégique avec l’intégration native d’agents d’intelligence artificielle.
Docs 9.2 se rapproche un peu plus des standards du marché
Un mois après l’annonce de la « 9.1 » qui mettait l’accent sur quelques fonctions Pro clés, la version 9.2 d’ONLYOFFICE Docs se concentre sur l’expérience d’édition : correction dopée à l’IA, enregistrement de macros,
Depuis longtemps, la suite bureautique intégrait un correcteur orthographique. L’adjonction d’un correcteur grammatical est plus récente et reposait jusqu’ici sur des plugins (comme Grammalecte).
Mais la version 9.2 intègre un tout nouveau style de correcteur à la fois orthographique et grammatical dopé à l’IA… Et en l’occurrence, celle de votre choix puisque cette fonctionnalité repose sur le « plugin AI » qui permet d’intégrer un peu n’importe quelle IA : il suffit de renseigner son API et sa clé d’authentification. C’est ce plugin qui alimente déjà les fonctions de génération d’images, de résumés, de chat au sein de DOCS.
Ce correcteur orthographique et grammatical dopé à l’IA vise à produire des documents plus propres et homogènes. Cette approbation de l’IA comme « relecteur automatique » place la suite dans la continuité de ce qui existe déjà dans les suites propriétaires, mais avec la possibilité de connecter des fournisseurs d’IA choisis par l’entreprise. Dit autrement, ONLYOFFICE ne fournit aucune IA. L’éditeur se contente d’appeler les API de votre choix : OpenAI, Claude, Mistral AI, Google, Azure, etc. La facturation à l’usage de l’IA se fait via l’API du fournisseur d’IA. Nous l’avons essayé sans difficulté avec OpenAI et Claude. Toute la difficulté ici pour les DSI est de savoir contrôler la facture des usages IA surtout si plusieurs fournisseurs d’API sont utilisés.
Autre volet clé pour les DSI : la personnalisation. Les utilisateurs peuvent désormais adapter les raccourcis clavier et enregistrer des macros pour automatiser des tâches répétitives ! Et cela change tout pour les utilisateurs sans compétence de programmation. Car jusqu’ici, les macros sous DOCS nécessitaient de coder en JavaScript. Désormais, elles peuvent être créées sans programmation simplement en capturant une série d’actions et de raccourcis clavier (on lance l’enregistrement de la séquence via Affichage -> Enregistrer une macro). On peut ensuite appeler la macro pour rejouer la séquence d’actions enregistrées.
Sur le terrain, cela permet de standardiser des opérations métier, de fluidifier les workflows collaboratifs et surtout de permettre à chacun de se créer un environnement bureautique sur mesure !
L’édition de PDF est également renforcée avec la possibilité de personnaliser la couleur de rédaction pour le traitement des informations sensibles, ce qui répond à des usages de confidentialité et de revue documentaire dans les directions juridiques, achats ou conformité.
Cette montée en gamme fonctionnelle positionne mécaniquement Docs 9.2 comme une suite encore un peu plus crédible face aux standards de fait du marché. Les organisations qui cherchent à réduire leur dépendance aux formats propriétaires peuvent y voir un pas supplémentaire vers des scénarios de migration, tout en conservant une UX qui ne déroute pas les utilisateurs issus de l’écosystème Office.
DocSpace 3.6 s’agentifie
La principale nouveauté de DocSpace 3.6 est l’arrivée d’agents IA directement intégrés au flux de travail. Concrètement, ces agents peuvent analyser des fichiers, générer du contenu, rechercher des informations dans les espaces de travail et même gérer l’environnement DocSpace en organisant les fichiers ou en ajoutant des utilisateurs via une interface de chat.
Contrairement aux approches par plugins (et celle du plugin AI de DOCS), ces agents fonctionnent nativement au sein de l’interface et peuvent exécuter des tâches complexes de manière autonome : analyse de documents, génération de contenu, organisation automatique des fichiers, gestion des droits utilisateurs.
L’architecture technique s’appuie sur le protocole MCP (Model Context Protocol) qui permet aux agents d’interagir directement avec l’environnement DocSpace. La nouvelle section « Paramètres IA » permet de définir les différents agents en lui attribuant un nom, des tags, une portée fonctionnelle (sur quels espaces, quels types de fichier, quels éléments DocSpace et quelles thématiques l’agent peut agir) et bien évidemment des instructions spécifiques (exprimées en langage naturel pour préciser le rôle exact de l’agent). Les DSI peuvent ensuite configurer différents fournisseurs d’IA pour chaque agent selon leurs contraintes et il est même possible d’appeler des modèles locaux via Ollama pour garantir la confidentialité totale des données.
DocSpace 3.6 permet même, selon un processus similaire, de brancher une base de connaissances interne pour des recherches contextuelles sur les données de l’entreprise.
Dit autrement, les agents IA de DocSpace 3.6 sont personnalisables et configurables mais ils sont aussi traçables et gouvernés par rôles et permissions. L’environnement d’exécution effectue une journalisation complète via l’historique des chats et les logs d’activité. La gouvernance est assurée par la définition des objectifs, la gestion des accès et le contrôle des sources de données.
Au final, ces nouvelles versions positionnent désormais ONLYOFFICE sur le terrain de la productivité augmentée par l’IA tout en préservant les principes de souveraineté et de contrôle des données qui constituent son ADN. La possibilité d’utiliser des modèles d’IA locaux ou encore des d’utiliser les modèles de Mistral AI via son API répond directement aux préoccupations des DSI européens concernant l’exposition de données sensibles à des services cloud américains. Bref, si les préoccupations géopolitiques sont en train d’affecter vos choix technologiques et si vous désirez que votre entreprise retrouve plus d’autonomie technologique, ONLYOFFICE s’impose chaque mois un peu plus comme l’une des principales solutions à considérer. D’autant que, rappelons-le, elle est open source et déployable où vous voulez. Même si ONLYOFFICE propose aussi DocSpace 3.6 (Startup Cloud gratuit ou Business Cloud payant) et Workspace (Cloud) en pur mode SaaS, hébergés par ses soins sur ses propres serveurs.
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