La mise à jour 9.0 de la suite bureautique OnlyOffice Docs redessine l’interface de la populaire solution open source et y injecte OCR, macros et feuilles de calcul dopées à l’IA. Assez pour bousculer les plans des DSI en quête d’alternatives souveraines à Microsoft 365 et Google Workspace ?
Comptant plus de 15 millions d’utilisateurs à travers le monde, OnlyOffice Docs est l’une des plus populaires alternatives en open-source aux outils bureautiques américains. Elle permet de créer, visualiser et modifier des documents texte, feuilles de calcul, présentations et formulaires. Elle est compatible avec les formats Microsoft Office (DOCX, XLSX, PPTX) et OpenDocument (ODT, ODS, ODP) mais propose également un support étendu du format PDF.
OnlyOffice Docs est le cœur bureautique de la suite collaborative OnlyOffice Workspace et précède toujours les évolutions des « OnlyOffice Desktop Editors », versions PC, Mac et Linux utilisables hors connexion des outils qui constituent OnlyOffice Docs.
Dans un contexte où les DSI sont désormais sous la pression des défis géopolitiques et voient le sujet de l’autonomie numérique s’imposer dans les débats IT, l’éditeur Ascensio System repart au front avec une nouvelle version qui gomme bien des défauts, mise sur l’intégration de fonctionnalités IA et soigne la compatibilité avec des formats professionnels largement utilisés (Visio, Markdown, fichiers Excel binaires) afin de faciliter la migration et l’adoption de sa solution.
La version 9.0 s’attaque d’abord à l’ergonomie : barre d’outils unifiée, icônes épurées et couleurs mieux hiérarchisées. Cette refonte n’est pas cosmétique : elle vise à simplifier les processus de travail en rendant les fonctionnalités plus accessibles et intuitives. L’éditeur entend réduire la courbe d’apprentissage face à Office 365, mais il faudra vérifier si la nouvelle charte tient la longueur lors de sessions de co-édition intenses.
Côté fonctionnalités, la casquette “boîte à outils” s’élargit : l’ajout d’une visionneuse de diagrammes Visio native, disponible sur toutes les plateformes (web, bureau, mobile), élimine le recours à des applications tierces et fluidifie les échanges documentaires au sein des équipes.
L’intégration de l’IA constitue l’une des avancées importantes de cette version. La reconnaissance optique de caractères (OCR) pour les PDF permet désormais d’extraire et de traiter le texte des documents scannés directement dans l’interface. Les feuilles de calcul bénéficient d’analyses automatisées via des macros IA qui accélèrent le traitement des données et réduisent les tâches répétitives, un gain de temps précieux pour les équipes finance et contrôle de gestion.
Le volet PDF progresse avec l’édition collaborative de formulaires et un réagencement des pages par glisser-déposer. On frôle ici la promesse de remplacer Acrobat pour les tâches courantes, mais l’absence d’un moteur de signature qualifiée limite encore les déploiements réglementés.
La prise en charge étendue des formats professionnels témoigne également d’une volonté d’ouverture et d’une prise en compte des demandes des utilisateurs professionnels. Les fichiers Markdown (.md), prisés des développeurs et des équipes techniques, les diagrammes Visio (.vsd, .vsdx), standard de facto dans de nombreuses entreprises, et les fichiers OpenDocument Graphics (.odg) peuvent désormais être ouverts et édités nativement. Mieux encore, OnlyOffice Docs supporte désormais les classeurs binaires Excel (.xlsb). Cette compatibilité élargie facilite la transition vers ONLYOFFICE sans perturber les processus existants.
L’internationalisation n’est pas oubliée avec un support amélioré des langues à écriture de droite à gauche (RTL) dans les feuilles de calcul, l’ajout de l’ourdou et d’un correcteur orthographique en arabe.
« Avec Docs 9.0, notre objectif était d’offrir plus de simplicité et de fonctionnalités à tous les utilisateurs, quel que soit leur environnement de travail ou leurs usages », explique Galina Goduhina, directrice commerciale chez ONLYOFFICE.
Reste l’atout majeur de la solution : la solution est hébergée en ligne dans différents Cloud mais peut aussi s’héberger hors des clouds, dans les datacenters des entreprises. En pratique, c’est d’ailleurs cette version auto-hébergée (disponible en paquets Linux, image Docker et appliance cloud) qui est d’ores et déjà disponible et téléchargeable. Les instances cloud public d’OnlyOffice Docs recevront la mise à jour “prochainement”.
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