Le constat : La valeur des documents dans les projets d’ingénierie repose avant tout sur leur contexte d’usage
Engagements prévus lors de la COP21, Certifications BBC en hausse, contrats des projets de construction, plans des réseaux du Grand Paris ou des nouvelles lignes de TGV… L’actualité regorge de documents hétérogènes en lien avec le BTP et l’ingénierie. Il est facile d’imaginer la masse énorme de documents échangés durant les projets. Concevoir une installation représente des milliers de réunions, des dizaines de milliers de documents, et des centaines de millier de bordereaux… Et pour cause : les documents sont les premiers supports de partage et d’informations. Pourtant, les documents, de manière autonome, ne portent qu’un fragment de cette connaissance !
En effet, la valeur des documents et des informations réside avant tout dans leur contexte d’usage et leur lien avec le projet : les équipements, les installations mais aussi à tout autre élément du projet (fournisseur, infrastructures, exigences…).
Mais concrètement, en quoi cette gestion documentaire « appliquée » répond-elle à des enjeux essentiels pour la réussite des projets ?
Audit, normes, vision exhaustive et mémoire du projet
La documentation liée à un équipement industriel va bien au-delà du plan (manuel d’utilisation, de réparation, exigences, contrats…). Gérer la documentation applicable aux équipements assure de disposer d’une vue d’ensemble des informations du projet, quel qu’en soit le format (CAD, Office, e-mail…). C’est le « Technical data package » ou documentation complète de l’équipement.
Dans le cadre des audits et des certifications, ne pas fournir les documents nécessaires peut immobiliser des équipements, ce qui représente des sommes pouvant dépasser le million d’euros. Gérer la documentation applicable garantit de répondre rapidement aux audits. De même, organiser les livrables au fur et à mesure du projet sous forme de configurations documentaires permet de fournir sans difficulté un dossier de livrables ou DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) correspondant aux exigences. Ne pas livrer la documentation, c’est prendre le risque de ne pas être payé !
Ainsi la gestion documentaire appliquée permet de construire une mémoire des projets en traçant le « qui, quoi, comment, où » de chaque élément. Le coût du cycle de vie global d’une installation industrielle représente généralement 3 fois le coût de conception. Ne pas capitaliser la documentation et devoir la recréer pour l’exploitation représente coût énorme ! Et pourtant il arrive souvent que le client doive reproduire des documentations déjà créés par les fournisseurs…
Par exemple, au sein de la Société du Grand Paris, le PLM assure la genèse des documents et de leurs environnements et facilite le travail de l’ensemble des acteurs internes et externes. C’est une mémoire d’une importance capitale y compris après la mise en service car le matériel ferroviaire, les infrastructures et les installations seront exploités et maintenus pendant plusieurs dizaines d’années.
Qualité, traçabilité et fiabilité
Dans les projets d’ingénierie, les informations sont en perpétuelle évolution. Réussir le projet repose sur le pilotage du changement. Si on prend l’exemple du Groupe Électricité de Strasbourg, cette traçabilité est importante car il est essentiel de disposer d’une cartographie exacte des réseaux posés sur le terrain à la fois pour respecter les contraintes réglementaires (DR/DICT), et pour améliorer l’exploitation et l’évolution du réseau au jour le jour.
Pour gérer efficacement le cycle de relecture, le système doit pouvoir commenter sans altérer le document. En attachant les commentaires aux documents comme des objets indépendants, les utilisateurs peuvent qualifier, répondre et suivre la prise en compte de ces annotations au fil des versions successives de documents. Pour piloter efficacement les processus de modification, il faut analyser les impacts de chaque évolution sur le projet. En rattachant les documents aux infrastructures et aux équipements, toute nouvelle opération est lancée avec des plans à jour et toutes les évolutions des installations sont tracées. Lancer un chantier avec les mauvaises informations peut être bien plus grave qu’un retard de planning.
Respect du planning et productivité des équipes
Calculer les retards des émetteurs par rapport à leurs engagements est un autre atout. La gestion documentaire appliquée permet la mise en place de contrôles et de systèmes d’alertes pour surveiller les processus en temps réel. Elle permet aussi d’associer des listes prévisionnelles et de comparer les dates de rendu réelles avec celles prévues.
Pour être productif dans les projets, automatiser la traçabilité des flux documentaires est primordial. La gestion documentaire applicable permet non seulement de piloter le cycle de la rédaction jusqu’à l’acceptation du client, mais aussi d’adapter automatiquement les étapes de chaque processus et les acteurs concernés à l’environnement des documents.
De plus, pour éviter toute perte de temps en recherche, il faut à la fois de pouvoir hiérarchiser, supprimer toute redondance des documents et accéder aux informations selon leur contexte (métadonnées, hiérarchie, thésaurus…). C’est-à-dire lier les documents plutôt que les copier ! Selon la firme américaine de recherche et d’analyse Gartner, 40% des heures travaillées sont perdues à rechercher de l’information !
Un cap de compétitivité pour les entreprises de BTP et d’ingénierie
La compétitivité des entreprises françaises est au cœur des préoccupations du gouvernement, du monde de l’entreprise et des syndicats. Au-delà d’un point de vue « coût », c’est avant tout un enjeu de valeur ajoutée et de montée en gamme.
En effet, pour maintenir la compétitivité des entreprises dans l’ingénierie, les chefs de projets ont besoin d’exécuter leurs projets en moins de temps que les concurrents tout en répondant aux exigences. En assurant de mieux contrôler les projets et en accélérant les flux et les processus, ce type d’applications répond à ces enjeux clés et permet aux entreprises de gagner en compétitivité. N’utiliser que des processus manuels et de simples armoires à plans représente une perte nette de compétitivité par rapport aux entreprises qui ont passé le cap.
Ces applications sont des opportunités. Une gestion documentaire efficace n’est plus uniquement un passage obligé pour collaborer. C’est devenu, face à l’évolution du marché, un accélérateur de projets, un moyen direct de piloter l’avancement et d’être compétitif. Optimiser les coûts de maintenance et donc de gestion pour diminuer le prix d’entrée devient la priorité !
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Damien Andrieu est Responsable marketing Lascom