Aujourd’hui, l’intelligence artificielle (IA) se déploie dans tous les secteurs d’activité et intègre progressivement le quotidien de chacun. Cela implique que les habitudes viennent à se transformer, et notamment le rapport que les individus ont avec les objets et technologies. Demain, les nouvelles capacités de reconnaissance vocale basées sur les technologies IA pourraient rendre l’usage des claviers accessoire, obsolète. L’IA a le pouvoir de changer radicalement les habitudes des travailleurs et de modifier les processus centraux tels que nous les connaissons aujourd’hui, et notamment les processus de gestion documentaire, qui tendent à être accélérés et facilités par la technologie, à bien des égards.
Les stratégies de gestion documentaire articulées autour de l’intelligence artificielle ont vocation à simplifier les processus, mais également à les sécuriser. Cette sécurisation passe par l’identification automatique et intelligente de certains mots comme « confidentiel » ou informations sensibles, comme par exemple les numéros de sécurité sociale, puis par la restriction d’accès aux documents comportant ce type d’information sensible. Toutefois, implémenter l’IA ne va pas totalement éliminer le risque de failles de sécurité, et les entreprises risquent de se retrouver face à des menaces, si elles ne saisissent pas l’importance de renforcer leur sécurité, en parallèle de leur passage à l’IA. Considérer que l’intégration de l’IA dans une stratégie de gestion documentaire suffit à se prémunir contre les failles informatiques, c’est prendre le risque de vulnérabiliser son entreprise.
Des fondations sûres pour les workflows automatisés
Les entreprises qui prennent conscience de l’inefficacité de leurs worklflows documentaires mobilisant beaucoup de main d’œuvre ont tendance à les automatiser de plus en plus. Cette tendance incite les décideurs à créer des solutions personnalisées, adaptées à leurs besoins, en ajoutant des fonctionnalités aux systèmes automatisés qui répondent aux problèmes de leur entreprise. En définitive, ils créent de nouveaux workflows innovants. Il est alors impératif que les services et les salariés à distance puissent traiter et distribuer l’information avec la rapidité, le contrôle et la précision qu’exige la transformation numérique.
Qu’il s’agisse d’un robot d’usine ou d’une voiture autonome, l’une des faiblesses de la technologie IA tient du bon sens. Pour leurs workflows documentaires optimisés par l’IA, les entreprises doivent éviter que les processus automatisés ne perdent accidentellement des données sensibles, comme des données de santé protégées ou des informations d’identification personnelle. Inscrire d’emblée les considérations de sécurité dans les workflows de gestion documentaire optimisés par l’IA aidera les entreprises à respecter leurs obligations de conformité. Non seulement les workflows automatisés réduisent les processus manuels sources d’erreurs, mais ils permettent de nouveaux niveaux d’efficacité grâce à l’automatisation de nombreuses tâches laborieuses. Toutefois, des précautions de sécurité supplémentaires s’imposent toujours.
Parmi celles-ci, il convient d’envisager la sécurité des imprimantes multifonctions (MFP), qui peuvent apporter une couche de sécurité supplémentaire en protégeant les documents à l’entrée des processus automatisés. Poser des barrières sur ce qui peut ou non être scanné ou imprimé évite que certains documents soient capturés ou enregistrés dans les systèmes. Le paramétrage des MFP pour qu’elles biffent, chiffrent ou suppriment automatiquement des fichiers limite grandement l’exposition aux risques des informations. Les entreprises peuvent aussi mettre en œuvre des protocoles pour s’assurer que les tâches d’impression ne soient libérées qu’en la présence physique d’un utilisateur privilégié.
Le fait de limiter qui est autorisé à ouvrir, éditer, imprimer ou partager certains fichiers élimine le risque d’une compromission de données accidentelle. Toute compromission doit, le cas échéant, être signalée et suivie. Par exemple, si un processus automatisé expérimente une erreur système qui se traduit par le partage d’un fichier sensible avec des utilisateurs non autorisés, il est important que les entreprises aient une piste d’audit pour les documents et les fichiers électroniques acheminés vers différents systèmes et personnes. Cela les aidera à mieux se maintenir en conformité.
Préparer sa stratégie documentaire à l’arrivée de l’IA
L’IA va permettre aux entreprises de toute taille de développer et déployer des workflows intuitifs capables d’automatiser les tâches de traitement manuel d’information sources d’erreur et ralentissant la productivité.
Les entreprises pourront bientôt créer des workflows avec capture intégrée de documents, et des applications de transformation et d’impression de document sécurisées, assistées par IA afin de créer des processus rationnalisés plus efficaces. Ces processus sont la colonne vertébrale de la transformation numérique, mais ils seront inutiles et vains s’ils compromettent la sécurité des entreprises.
Les DSI et décideurs réuniront les conditions de la réussite s’ils s’assurent de mettre en place les mesures de sécurité appropriées avant de mettre en œuvre des workflows automatisés. Peu importe le secteur d’industrie, automatiser les processus de collecte et d’analyse des données des documents papier et des fichiers électroniques présente des avantages, mais ces initiatives supposent que l’on accorde une attention particulière aux mesures de sécurité afin d’éviter les angles morts.
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Chris Strammiello est Directeur Marketing de Nuance Imaging