Réunir téléphonie IP, messagerie instantanée, visioconférence, mobilité, détection de présence et collaboration au sein d’un même environnement de communications séduit de plus en plus d’entreprises. Mais il faut prendre en considération quelques repères.

 Lorsque qu’une solution de communications unifiées est déployée avec succès au sein d’une entreprise, elle offre certains avantages : réduction des coûts de communication et augmentation de la productivité grâce à une meilleure collaboration et des processus rationalisés. Mais avant de franchir le pas, il est important de comprendre que ce succès dépend de la prise en compte effective de plusieurs éléments stratégiques et techniques, pouvant être résumés en 5 points :

 

1. Identifier les fonctions de communication nécessaires

Si les fonctions d’appel basiques sont essentielles à toute entreprise, qu’elle utilise un service de téléphonie traditionnel ou un service de téléphonie IP, il est important de déterminer les autres fonctionnalités requises, afin de s’assurer que la solution de communications unifiées choisie réduira les coûts. Elle devrait simplifier les tâches quotidiennes des employés et faciliter la gestion du réseau de l’entreprise.

Mais même si un grand nombre d’entreprises se tourne vers la VoIP (Voice over Internet Protocol), il est préférable de choisir un système capable de prendre en charge à la fois les téléphones analogiques traditionnels et les téléphones de bureau IP. Au-delà des fonctions basiques, la VoIP offre de nombreux avantages en matière de traitement des appels et de messagerie instantanée, pour des communications optimisées.

Il est également important d’examiner les fonctions de gestion (pour l’utilisateur final et pour l’administrateur) et de collaboration des solutions proposées, qui sont des facteurs de productivité indéniables. Les fonctions favorisant la collaboration sont par exemple la visioconférence, le partage de documents, les outils de présentation, la détection de présence, le click-to-call et le click-to-conference.

2. Evaluer les capacités actuelles du réseau et planifier la mise à niveau

 Il est essentiel de réaliser une évaluation préliminaire du réseau pour élaborer un plan de déploiement présentant les mises à niveau nécessaires du réseau et les investissements requis pour l’intégration des nouvelles  fonctionnalités. A noter également que plus un réseau est bien préparé en amont du déploiement, plus le système de communications unifiées sera fiable. Une telle solution exige en effet des conditions de réseau optimales pour prendre en charge les applications et le trafic. Dès lors que ces aspects sont examinés en amont, les administrateurs peuvent réellement s’assurer que le système de communications unifiées sera parfaitement pris en charge.

Les entreprises peuvent faire appel à des consultants externes pour évaluer le réseau ou le faire elles-mêmes avec leur équipe informatique interne. Même si l’entreprise n’a pas encore choisi de fournisseur spécifique pour sa solution de communications unifiées, les réseaux voix et données peuvent être évalués à ce stade.

3. Choisir les bons partenaires et utiliser les meilleures pratiques en sécurité

Bien choisir le fournisseur de solutions ainsi que tous les partenaires technologiques qui interviendront dans le processus est essentiel. Toutes les parties prenantes doivent être sur la même longueur d’ondes pour garantir la fiabilité et l’évolutivité du système.

Les solutions et les fonctions de sécurité sont également des éléments incontournables du processus de déploiement des communications unifiées. Si l’on veut assurer la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité, la transparence, le contrôle de l’utilisation , il faut des moyens pour lutter contre les menaces SIP. I faut comprendre les exigences en matière de conformité et de gouvernance, limiter l’exposition potentielle aux risques de sécurité et favoriser la résilience… Tous ces éléments sont à prendre en compte dans la planification de la sécurité des communications unifiées.

4. Identifier les futurs besoins en termes de mobilité et de BYOD

La mobilité et le BYOD (Bring Your Own Device) ont modifié l’environnement traditionnel du réseau d’entreprise. Il est donc important de prendre aussi  compte ces aspects dans le plan de déploiement des communications unifiées. Par exemple, des entreprises devront intégrer à leur système de communications unifiées , des solutions de mobilité . L’évolution des  fonctions de certains emplois  exige que les utilisateurs soient plus mobiles et plus actifs en-dehors du bureau. Un grand nombre d’entreprises  adopte par ailleurs des politiques BYOD pour  optimiser l’utilisation d’équipements personnels par leurs employés, car elles réalisent de plus en plus les avantages que le BYOD représentent  en matière de coûts d’exploitation, de productivité du personnel et de satisfaction des employés.

5. Considérer le Cloud

Le Cloud Computing a révolutionné l’informatique d’entreprise, et de nombreuses organisations ont aujourd’hui franchi le pas. Pour les communications unifiées, les entreprises peuvent également choisir des solutions sur site ou des services de communications unifiées basés sur le Cloud, chacune des deux options présentant ses propres avantages et inconvénients. Par exemple, les services Cloud offrent des avantages immédiats en termes de gestion de coûts car ils sont gérés par un tiers. L’option sur site peut se révéler plus coûteuse à court terme.

Les entreprises devraient tenir compte de ces éléments pour choisir la solution qui sera la mieux adaptée à leur activité. La plupart des fournisseurs de systèmes de communications unifiées proposeront les deux options, ainsi que des solutions hybrides fusionnant les deux options. Cela permet d’installer un système de communications unifiées sur site à certains endroits clés et d’utiliser un service de communications unifiées basé sur le Cloud pour les succursales . Le cloud permet aussi  au personnel itinérant d’accéder à l’ensemble des outils de communication dont disposent les employés du bureau central.

Le succès à portée de main

Si elle ne néglige pas les aspects évoqués ici, une entreprise pourra optimiser le déploiement de ses communications unifiées. Un grand nombre de facteurs influencent le succès du déploiement d’une solution de communications unifiées, mais l’expérience  montre que le choix de partenaires qui  partagent la  vision de l’entreprise et l’accompagnent durant tout le processus est décisif.