Les contenus sont l’un des actifs les plus précieux de toute entreprise aujourd’hui. Ils sont le moteur des interactions clients, les fondations essentielles des processus métiers stratégiques, et contribuent à façonner les prises de décisions au niveau de la direction. Or, de plus en plus, les contenus représentent autant un défi qu’une opportunité pour l’entreprise. Les volumes de documents explosent et les réglementations deviennent toujours plus complexes, alors même que les utilisateurs demandent de la simplicité et de la facilité d’utilisation. Telles sont, en résumé, les principales problématiques auxquelles les entreprises se trouvent confrontées en matière de gestion de contenu.
Malheureusement, l’ampleur et la complexité de ces problèmes ont plutôt tendance à être accentuées qu’atténuées par les solutions traditionnelles utilisées dans les entreprises. Dans le passé, vus comme des héros dans les entreprises à la lutte avec le stockage et la gestion de leurs volumes croissants de contenus, les logiciels d’ECM (Enterprise Content Management) ne fonctionnent plus efficacement en pratique. La réalité est que de nombreuses entreprises utilisent des systèmes multiples pour stocker la totalité de leurs contenus.
Quels sont les inconvénients d’une approche de plus en plus obsolète et comment les plates-formes modernes de services de contenus peuvent-elles y répondre ?
Les trois principaux domaines où les ECM traditionnels ne sont pas à la hauteur
Une récente étude sur les profils d’adoption des technologies, intitulée « Today’s Enterprise Content Demands a Modern Approach », a été réalisée par Forrester Consulting auprès de 220 responsables informatiques, architectes d’entreprise et décideurs opérationnels intervenant dans la gestion de contenu au sein de leur entreprise. Celle-ci révèle que 95 % de ces entreprises font appel à plusieurs systèmes pour gérer leurs contenus, parmi lesquelles 31 % emploient cinq systèmes voire davantage. Ces systèmes multiples aboutissent à un manque de cohérence des informations, difficilement accessibles et exploitables. En conséquence, dans les environnements traditionnels, l’ensemble du processus de gestion de contenu est souvent considéré comme intrinsèquement lourd. Le manque de souplesse est donc un inconvénient clair des solutions ECM classiques. Tandis que les entreprises souhaitent investir dans des systèmes et technologies leur permettant de se développer et de s’adapter aux évolutions du marché, les suites ECM traditionnelles constituent plutôt un frein qu’une aide.
En outre, la quantité de données que ces entreprises ont à stocker a nettement augmenté ces deux dernières années. 82 % des répondants interrogés font en effet état d’un accroissement des données non structurées sous la forme de documents bureautiques, de présentations, de feuilles de calcul et de rich média.
Elles doivent également gérer un grand nombre de contenus transactionnels provenant de l’extérieur de l’entreprise (candidatures, réclamations, contrats, formulaires…). Sans surprise, les chiffres du stockage reflètent cette croissance : la majorité des entreprises (60 %) stockent 100 téraoctets (To) ou plus de données non structurées, et près d’un quart (23 %) d’entre elles comptent 1 pétaoctet (Po) ou plus de données. Les systèmes ECM traditionnels peinent à faire face à ce rythme de croissance en raison d’un autre inconvénient majeur : leur manque d’évolutivité. En règle générale, ces solutions sont bridées soit par leur architecture figée, soit par leur incapacité à gérer des volumes élevés de stockage.
La plupart des solutions ECM classiques éprouvent par ailleurs des difficultés à répondre aux exigences croissantes des réglementations et en matière de sécurité. Comme le souligne l’étude Forrester Consulting : « Le partage de contenus avec des tiers devient la norme. Cela s’accompagne toutefois d’un renforcement des obligations réglementaires et de conformité et d’un impératif supplémentaire de protéger les données de l’entreprise comme celles de ses clients. » Dans la même veine, les deux principaux défis pour les entreprises en matière de gestion de contenu identifiés dans l’étude sont « la sécurisation de l’accès des contenus pour l’entreprise étendue » et « la mise en conformité avec les obligations réglementaires ».
Les entreprises se heurtent aujourd’hui clairement à la nécessité de gérer des volumes considérables de contenus sous de multiples formats, de manière conforme et sécurisée, d’autant que les opérations manuelles caractérisant les méthodes traditionnelles sont généralement coûteuses, incohérentes et chronophages. De même, avec les ECM classiques, il peut être en général difficile de mettre en place puis d’assurer le suivi et la maintenance d’une politique totalement applicable de sécurisation des accès.
Les caractéristiques à attendre d’une solution
Dans ces conditions, comment les entreprises peuvent-elles répondre efficacement aux divers défis que nous venons d’énumérer ? Avant tout, il importe de noter que le processus ne doit pas mobiliser énormément de ressources. Tandis que les solutions du passé exigeaient d’une entreprise qu’elle passe des mois à regrouper les contenus de différents silos au même endroit, cela n’est plus nécessaire à présent.
Au lieu de cela, les entreprises modernes peuvent faire appel à des services pour gérer leurs contenus entre divers lieux de stockage, qu’ils soient hébergés dans le cloud ou sur site, et conserver ces informations sous leur forme native de sorte qu’elles demeurent facilement accessibles. En offrant un accès contrôlé et en intégrant le contenu de tout équipement, où qu’il se trouve, ces solutions peuvent efficacement monter en capacité pour prendre en charge des volumes croissants de données, tout en éliminant le cloisonnement créé par les systèmes propriétaires et en permettant de stocker les contenus dans des environnements cloud publics et privés, sur site ou hybrides, pour plus de souplesse et d’économies.
Dans le même temps, cependant, les entreprises doivent être conscientes de la complexité sans cesse grandissante du cadre réglementaire et de sa nature dynamique qui les contraint à mettre en place des procédures afin d’assurer leur conformité et leur succès.
Pour survivre et prospérer à l’avenir, les entreprises doivent apprendre à concilier la mobilité et les workflows, d’une part, et des réglementations et des environnements multiples, d’autre part. Le déploiement flexible de services de contenus peut être compatible avec les systèmes traditionnels. Avec une solution flexible de gestion de contenu, les entreprises modernes peuvent obtenir des informations précises sur chaque équipement tout en restant dans les clous d’une réglementation toujours plus contraignante.
Des perspectives positives
A l’avenir, nous verrons de plus en plus les lourdes suites ECM traditionnelles céder le pas à des plates-formes flexibles de services de contenus. Cette nouvelle approche à base de services permet aux utilisateurs d’accéder, partout et à tout moment, à des contenus dans des environnements sur site, dans le cloud et hybrides, mais aussi d’obtenir une meilleure visibilité sur leurs systèmes hétérogènes. Dans l’économie moderne où le contenu est de plus en plus roi, les entreprises qui sauteront le pas et migreront vers les méthodes d’ECM plus récentes, pourront mettre à profit leurs contenus et améliorer leurs capacités de prise de décision, enrichir leurs relations clients et renforcer leur compétitivité.
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Brendan English est Vice-Président de la branche gestion de contenu d’entreprise, ASG Technologies