L’approche zéro papier offre aux DSI l’opportunité de reprendre la main sur les directions métier.

Pourquoi se reposer aujourd’hui la question du zéro papier ? Malgré le mythe des années 80, qui prédisait une disparition rapide du papier avec l’évolution de l’informatique, une étude de l’AIIM (Association for Information and Image Management) montre que 31 % des entreprises interrogées ont toujours des bureaux remplis de documents papier.

Si la question revient, c’est qu’aujourd’hui une organisation ne peut rester compétitive dans un monde en constante évolution si ses employés, souvent dispersés dans différents lieux, restent dépendants du papier et si son fonctionnement interne dépend de la vitesse de transmission physique du papier. De même, lorsque les premières étapes de l’engagement client sont freinées ou sont subordonnées à l’obtention de documents en format papier, c’est le développement du chiffre d’affaires qui est directement impacté.

Le papier représente un coût, que ce soit en termes d’impression ou d’archivage qui n’est pas négligeable. Le gaspillage qui en résulte impacte l’empreinte carbone de l’entreprise, mais surtout, une gestion inadaptée peut nuire à la performance de l’entreprise.

Le sujet pourrait sembler anodin, pensant qu’il suffit que les dirigeants mettent en place une politique de restriction de papier en contingentant le nombre de ramettes par utilisateurs. Mais ce n’est pas prendre le problème par le bon bout.

Comment se positionne le document dans l’entreprise ? L’utilisation du document papier reste stable dans les organisations voire baisse, notamment dans les grands groupes. A l’inverse, nous constatons dans tous les secteurs d’activités une explosion de l’information.

En conséquence, voici la structure de l’information souvent constatée dans une entreprise aujourd’hui :

  1. Les organisations ont souvent investi de manière importante dans des logiciels intégrés de gestion (ERP, CRM, etc…) qui permettent de structurer l’information et piloter l’activité.
  2. Ces logiciels sont supportés par une infrastructure informatique (ordinateurs, serveurs, tablettes, smartphones, imprimantes multifonctions…).
  3. Des documents de tous types circulent au sein des entreprises (papiers, vidéos, images, page web…) et sont traités par ces logiciels dans le cadre de processus métier définis.

Quel constat ressort-il ?

Une infrastructure sous pression

La pression des DSI pour optimiser l’infrastructure est constante. En effet, selon une étude Forrester, 40 % des budgets informatiques sont consacrés à l’administration de l’infrastructure. Toute possibilité d’optimisation de cette infrastructure devient donc intéressante, notamment pour les équipements d’impression et leur usage, via la mise en place d’une politique d’impression responsable. Les entreprises peuvent réduire leurs coûts d’impression jusqu’à 40 % avec une optimisation du parc d’équipements et la mise en place d’une politique d’impression qui va permettre d’agir sur les usages et de réduire la consommation de papier.

Des logiciels de gestion parfois trop rigides

Si les logiciels intégrés de gestion permettent de mieux piloter l’activité, ils ne suffisent pas à répondre à tous les besoins des organisations. En effet, 79 % des directions financières les trouvent trop rigides par rapport à des entreprises qui doivent gagner continuellement en agilité avec des « business models » qui peuvent évoluer rapidement. Et tout changement implique un coût financier important, du temps (6 mois minimum) et des compétences spécifiques.

Des informations largement exclues des systèmes IT

Par conséquent selon Gartner, 80 % des informations restent encore en dehors des systèmes centraux. Ces informations qualifiées de non structurées peuvent concerner des décisions critiques basées sur des approbations par email ou sur fichier Excel, etc… De ce fait, 50 % des processus restent encore manuels malgré des investissements importants dans des ERP (Enterprise Resource Planning).

Les coûts deviennent ainsi trop élevés, le papier est gaspillé, les salariés manquent de visibilité et perdent en productivité. Face à ce constat, il s’avère crucial de connecter l’information.

Savoir connecter l’information

L’implémentation d’une politique de gestion de l’information adaptée permet d’accélérer les processus en capturant des documents papier à leur source et en les intégrant au logiciel de  gestion de l’entreprise grâce à certaines fonctionnalités présentes sur les équipements multifonctions permettant d’amorcer un « workflow » à la source.

Mais se concentrer uniquement sur le papier n’est pas suffisant. Aujourd’hui, 38 % du démarrage d’un processus métier provient de pièces jointes aux emails. Il faut donc être capable de gérer tous ces flux entrants via une plateforme de gestion de contenu multicanal et de les connecter de manière non intrusive avec le logiciel intégré de gestion de l’entreprise.

Enfin, il faut extraire les données de ces contenus quelle que soit leur forme et les intégrer au logiciel de gestion de l’entreprise pour pouvoir automatiser un certain nombre de processus. Il est également nécessaire de visualiser et simuler un processus précis pour observer l’ensemble de ses interactions, identifier les goulets d’étranglement et mettre en place des indicateurs de performance afin d’obtenir en continu des gains de productivité.

Voilà ce en quoi consiste une véritable stratégie zéro papier intelligente, dont l’adoption permet aux entreprises d’accélérer leur transition numérique. Par cette approche, les équipes IT peuvent reprendre la main sur les métiers en étant proactives et forces de propositions au service de la transformation digitale de l’entreprise.

Avec une telle approche du zéro papier, les organisations maîtrisent leurs coûts, réduisent leur impact environnemental et surtout, améliorent leur productivité grâce à une accélération de leurs flux, flux financiers notamment. Il faut pour cela s’appuyer sur des partenaires disposant de compétences en gestion des infrastructures, en solutions logicielles et en consulting pour identifier les projets qui généreront un maximum de retour sur investissement.

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Etienne Maraval est Directeur Marketing Europe du Sud de Lexmark