Véritable pierre angulaire de l’optimisation des flux de travail pour les projets de construction, la boîte à plans assure une gestion rigoureuse des documents, facilitant la coordination entre tous les intervenants grâce à une plateforme centralisée et sécurisée.
Les entreprises les plus performantes de demain seront celles qui auront su tirer le meilleur parti des technologies digitales. Et les entreprises du secteur du BTP ne font pas exception. En ce sens, la boîte à plans, solution de gestion de plans numérique, s’avère être un allié de taille afin d’optimiser les flux de travail.
Les fondations du travail collaboratif
Les projets de construction impliquent une coordination complexe entre divers intervenants, tels que les maîtres d’ouvrage, les architectes, les ingénieurs et les artisans. Cette multiplicité d’acteurs, chacun avec ses propres exigences et attentes, nécessite une gestion rigoureuse et bien structurée des documents et des informations.
C’est là que la boîte à plans entre en jeu ! Elle permet largement de partager des documents en toute simplicité, là où auparavant ils étaient simplement envoyés par mail ou, pire, par courrier. Les multiples intervenants ont alors accès, de façon centralisée, à la bonne version des fichiers avec les dernières mises à jour.
Le travail collaboratif à distance est également facilité. Ainsi, grâce à une telle solution, un document peut être rédigé et corrigé par plusieurs personnes simultanément afin d’optimiser les pratiques et améliorer l’efficacité des équipes. Cette collaboration en temps réel ne s’arrête d’ailleurs pas au bureau et permet par exemple depuis les chantiers de mettre à jour ses documents d’avancement et de partager en direct les photos et vidéos des travaux réalisés grâce à l’application mobile.
Sécurité et préservation des données en béton armé
Bien entendu, une boîte à plans doit répondre à un certain nombre d’exigences, notamment en matière de sécurisation des données et de gouvernance. C’est une contrainte structurelle : la boîte à plans centralise des fichiers sensibles pour un projet (devis, factures, plan de construction…). C’est pourquoi la gestion et la surveillance des accès sont primordiales pour savoir qui a accès à quoi et quand.
La boîte à plans doit également disposer d’autres garde-fous comme une protection antivirus ou anti-ransomware, et même, d’une identification par double authentification. Sans cela, la boîte à plans, qui reste accessible à un grand nombre d’intervenants sur le projet, ne sera pas tout à fait étanche : elle peut être compromise et subir une fuite de données préjudiciable.
En ce qui concerne l’intégrité des données, une mauvaise manipulation étant toujours à craindre, un système de récupération des fichiers et un dispositif d’accès aux versions antérieures d’un document sont essentiels pour éviter les pertes dues à une mauvaise manipulation. Mis ensemble, ils aideront à récupérer les fichiers ou des informations supprimés par mégarde.
Le chantier bien coordonné des processus et des tâches
Aujourd’hui, avec les solutions numériques et les boîtes à plans connectées, il est possible de centraliser, de sécuriser et de partager ces documents de construction de manière plus efficace. Outre la centralisation sécurisée des informations, les boîtes à plans connectées permettent d’automatiser certaines tâches contribuant à réduire les erreurs, à minimiser les retards et à optimiser les coûts.
Aujourd’hui, les boîtes à plans s’interconnectent avec d’autres outils métiers tels que les logiciels BIM ou les ERP. Cela évite aux professionnels du secteur d’avoir à jongler avec un certain nombre de logiciels différents. A l’arrivée, l’efficacité des intervenants sur le chantier s’améliore.
Par ailleurs, couplée à un système de workflow, la boîte à plans gère l’ensemble du cycle de vie d’un document allant du simple template (cahier des charges par exemple) à la validation électronique du chantier, en passant par l’archivage.
Bientôt, avec l’arrivée de l’IA, les boîtes à plans gagneront en efficacité, notamment pour le classement des documents et la recherche d’informations ciblées. En conséquence, l’IA pourrait accéder à des documents pour faire des résumés du déroulement du chantier, ou extraire des données sur des critères précis rendant encore plus fluide la collaboration entre les différents intervenants d’un projet de construction.
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Par Manon Destang, consultante transformation digitale chez NetExplorer
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