Explosion des données, besoin de fournir des réponses en quasi temps réel, une demande croissante de transparence et d’efficacité… Tout pousse le secteur assurantiel à repenser ses méthodes de travail. Entre rationalisation de l’information et optimisation des processus, la BI (Business Intelligence) et la Dataviz (Data Visualization) redéfinissent les standards de performance.
Sous les demandes de plus en plus fréquentes des dirigeants, des actionnaires ou des marchés financiers, les acteurs du secteur assurantiel souhaitent piloter au mieux leur activité, ou encore mieux définir leurs prévisions.
Dans ce contexte, la production récurrente de rapports d’activité ou d’indicateurs clés devient la norme, c’est aux directions financières et en particulier, au contrôle de gestion de répondre à cette demande avec la précision et la vélocité voulues.
Avec l’augmentation constante du nombre de flux, de la volumétrie de données, et des délais de production de plus en plus serrés, la rationalisation de l’information et l’industrialisation des processus devient un enjeu majeur.
Collecter, assainir, traiter, stocker et visualiser les données de l’entreprise à travers des tableaux de bord fiables est devenu un défi quotidien pour les contrôleurs de gestion.
De plus en plus présents dans l’environnement des entreprises, la mise en œuvre d’infocentres et d’outils de Business Intelligence ou de Data Visualization apportent un gain significatif sur les performances opérationnelles des directions du contrôle de gestion.
L’objectif est clair : se focaliser sur l’analyse de l’atteinte des objectifs plus que sur la collecte et la production des indicateurs.
Quels sont les gains des outils de Business Intelligence ou de Data Visualization ?
Les projets visant à mettre en place des outils de Business Intelligence (BI) ou de visualisation des données ont pour but de centraliser les données tout en améliorant leurs qualités et en automatisant les tâches à faibles valeurs ajoutées. Ces améliorations se traduisent concrètement par une accélération des processus de production, une meilleure diffusion des informations, et une réactivité accrue au sein des équipes.
Cette approche axée sur l’industrialisation contraste avec l’utilisation traditionnelle d’outils bureautiques et de solutions « Shadow IT« . Bien que ces derniers offrent une certaine flexibilité, ils ne respectent pas toujours les meilleures pratiques en matière de sécurité, de fiabilité des données, et de gestion des risques opérationnels. Avec ces outils, fini la recherche laborieuse d’informations, les erreurs de versions et les manipulations manuelles de feuilles de calcul pour transformer des données brutes en tableaux de bord facilitant la prise de décision.
Certes, les outils bureautiques conservent leur utilité pour la création de supports de communication des résultats et des analyses, mais le processus de production et de mise à jour de ces documents est grandement simplifié grâce à l’adoption de ces technologies.
Prenons l’exemple d’un retour d’expérience mis en pratique lors d’une mission chez un client : la simplification du pilotage budgétaire grâce à l’outil de Dataviz PowerBI
Le contexte de ce projet résidait dans la nécessité de créer un reporting de suivi des demandes clients dans le domaine informatique, en vue de le diffuser au niveau du Comité de Direction. L’objectif central était de mieux piloter l’utilisation du budget alloué et de prévenir les dépassements.
En termes d’enjeux, avant la mise en place de ce projet, le suivi des demandes clients se basait sur un rapport hebdomadaire au format Excel fourni par la plateforme Groupe. Ce rapport présentait un état des demandes en cours, ventilées par années, et comparait le total de l’année en cours avec les prévisions budgétaires. Cependant, ce fichier ne correspondait pas à une année civile, ce qui posait plusieurs problèmes. Il était impossible de réaliser un suivi précis des dépenses par rapport au budget, ni de suivre la facturation de ces montants par la plateforme Groupe. De plus, créer une présentation récurrente pour le comité de direction était fastidieux en raison de la nécessité de croiser des données provenant de différentes sources, d’intégrer des indicateurs clés de performance (KPIs) et d’assurer une présentation visuelle adaptée.
L’objectif principal de ce projet était d’utiliser PowerBI pour créer un modèle de données consolidant plusieurs sources, notamment le rapport hebdomadaire existant, un fichier Excel détaillant les dernières prévisions budgétaires, les données de facturation consolidées, un fichier contenant des informations qualitatives sur les demandes et une base de données pour simuler les demandes futures. En utilisant PowerBI, il était également possible de créer des mesures quantitatives permettant des calculs complexes, ainsi que des rapports visuels mettant en évidence les indicateurs clés de performance (KPIs).
En définitive, l’implémentation de PowerBI a permis d’obtenir un suivi qui répondait parfaitement aux besoins du client pour la gestion budgétaire. Les données étaient exhaustives, faciles à visualiser, et pouvaient être facilement partagées. De plus, le processus de mise à jour a été simplifié, ce qui a généré d’importantes économies de temps lors de la diffusion de l’information. En fin de compte, ce projet a permis de piloter de manière plus efficace l’utilisation du budget, de prévenir les dépassements et de faciliter la prise de décision au niveau du comité de direction.
Les 5 conseils pour assurer une mise en œuvre réussie
L’intégration d’outils de Business Intelligence (BI) ou de Data Visualization représente une véritable transformation dans l’élaboration des rapports et des indicateurs. Ces outils ouvrent de nouvelles perspectives en matière de présentation et de partage d’informations, tout en renforçant la capacité à piloter efficacement l’activité.
Pour réussir leurs mises en œuvre, il faut rester vigilant sur 5 aspects :
- Définir des objectifs clairs : il est essentiel de définir avec précision les objectifs par rapport aux besoins spécifiques de pilotage. Une compréhension approfondie des besoins est la première étape pour une utilisation optimale des outils BI.
- Construire des process pertinents : la mise en place de processus bien définis est cruciale. Ces processus doivent être adaptés aux besoins du service et garantir la cohérence des données tout au long de leur utilisation.
- S’appuyer sur des bases de données structurées et fiables : cela évite les problèmes potentiels liés à la qualité des données et élimine la nécessité de revenir sur les programmations.
- Être rigoureux dans le développement et la formalisation des réalisations : la rigueur dans le développement des rapports et des modèles est essentielle pour garantir la cohérence et la fiabilité des résultats. Tout écart peut entraîner des répercussions importantes sur les décisions stratégiques.
- Ne pas négliger les tests et les vérifications : il ne faut jamais sous-estimer l’importance des travaux de recettes et de « Dry Runs ». Les tests et les vérifications sont indispensables pour s’assurer que les outils de BI fonctionnent correctement et produisent des données précises.
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Par Frédéric Jacquemin, Directeur de la Practice Finance chez Asigma
et Alexandre Pinto De Vasconcelos, Consultant Manager, chez Asigma (Groupe Rainbow Partners)
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