Les espaces de travail ont évolué avec le temps, passant du bureau paysager dans les années 1960, aux labyrinthes des postes de travail à cloisons modulables dans les années 1970 sans oublier la révolution plus récente des open spaces. On a pu constater une chose tout au long de cette évolution : notre environnement de travail a un impact majeur sur notre niveau de productivité et d’innovation.

La structure et le design de nos espaces de travail ont ainsi évolué selon les tendances liées à la psychologie collective d’une époque : les murs qui offraient réconfort et zones de concentration, représentaient quelques années plus tard des remparts à la communication et à l’innovation.

Or, les bureaux sont remplis d’individus ayant chacun une personnalité unique avec des modes de travail qui leurs sont propres. Plutôt que d’imposer une expérience de travail semblable à tous les employés, la meilleure façon d’obtenir un environnement de travail engageant est de concentrer les efforts sur ce dont les personnes ont vraiment besoin en acquérant des informations sur l’utilisation de leurs espaces de travail au quotidien.

La prochaine étape dans l’évolution de l’espace de travail vient de l’émergence des nouvelles technologies. Alors que des innovations telles que l’intelligence artificielle, la réalité virtuelle ou encore l’Internet des Objets sont de plus en plus présentes dans notre quotidien, ces avancées commencent désormais à entrer dans nos lieux de travail et à bouleverser (pour le mieux) la façon dont nous travaillons.

Une telle avancée permet désormais aux entreprises de faire du bureau un espace moderne et connecté où technologie et design sont au cœur de l’expérience collaborateur. Voici trois innovations qui vont transformer le lieu de travail du futur :

Intelligence artificielle et vocale

Vous avez certainement déjà entendu parler (et êtes peut-être même en possession) des assistants personnels à commande vocale tels Siri, Google Home ou Alexa. Ces outils simplifient notre quotidien, nous informant sur la météo le matin ou programmant directement un rendez-vous dans notre agenda.

Alors que les assistants par commande vocale améliorent déjà nos vies personnelles, la façon dont nous travaillons sera grandement transformée, à mesure que ces assistants intégreront nos lieux de travail. Les assistants vocaux vont booster la productivité en :

– Automatisant les tâches manuelles et en tenant notre planning à jour
– Nous donnant les informations dont nous avons besoin, quand nous en avons besoin (grâce à différentes sources)
– Nous permettant de nous focaliser sur des tâches davantage liées à la créativité et l’innovation

Les assistants vocaux sont par exemple déjà utilisés pour la rédaction de compte-rendu de réunion. Dans le futur, ces aides gèreront nos réunions du début à la fin, et pourront ainsi avertir les participants, lancer des sessions de visioconférences, apporter des données en temps réel, voire créer des actions concrètes et immédiates pour s’assurer que chaque réunion est suivie de progrès significatifs.

Imaginez-vous en train de discuter de votre stratégie réseaux sociaux : votre assistant vocal vous donne automatiquement les statistiques Instagram les plus récentes du compte de votre entreprise. Cette capacité à rassembler des données pertinentes sur commande nous incitera à une meilleure prise de décision. Le temps ainsi gagné nous permettra de nous recentrer sur l’humain en consacrant plus de temps à la discussion en tête-à-tête et à l’écoute active.

Voicea et Testfire Labs sont deux exemples d’entreprise qui innovent déjà dans ce domaine. Et une étude de Spiceworks datant de 2018 montrait que d’ici à 2019, 40% des grandes entreprises planifiaient d’introduire des assistants intelligents dans leurs espaces de travail.

L’Internet des Objets

Plutôt que d’avoir recours à des systèmes, plateformes et applications différentes pour gérer l’espace de travail, tout sera géré depuis un tableau de bord intégré.

Qu’il s’agisse de trouver les parfaits éclairages ou la meilleure température pour booster la pensée créative dans les salles de réunion, l’Internet des Objets optimisera les bureaux des personnes qui travaillent et interagissent avec ces objets de façon régulière.

Et ce n’est pas rien !

– Des études menées par l’université d’Oxford Brookes et LCMB Building Performance prouvent qu’améliorer la qualité de l’air peut mener à une augmentation de la productivité à hauteur de 60%.
– Selon le WHO, consommer les bons aliments peut augmenter la motivation, les capacités intellectuelles et la productivité globale de 20%.
– WeWork révèle que des éclairages tantôt chaleureux, neutres ou froids peuvent avoir différents effets, allant de favoriser la collaboration à rendre les gens plus alertes et énergiques.
– Les entreprises clientes d’Office App ont vu leur niveau de productivité augmenter d’environ 10 à 20% simplement en passant à une gestion intégrée de leurs équipements et services.

D’après des recherches, la marché global du smart building est sur le point d’exploser, passant de 21,2 milliards de dollars en 2017 à plus de 49,7 milliards en 2024. L’accent sera plus que jamais mis sur la transformation des bureaux en bastion de la concentration et du bien-être des employés.

Big data

Les innovations technologiques au travail aideront non seulement à améliorer la productivité des employés, mais aussi à collecter des données. Celles-ci, une fois analysées, permettront aux managers d’optimiser leurs espaces et ainsi d’économiser argent et ressources.

Comprendre l’utilisation des espaces est d’autant plus essentiel que le flex office et le télétravail se généralisent. Avec un prix de l’immobilier en hausse et davantage d’employés qui choisissent eux-même quand ils travaillent du bureau ou de la maison, il est logique de se demander s’il est encore utile d’affecter des bureaux aux employés.

D’après des rapports du secteur industriel, il semblerait qu’en moyenne 44% des chaises de bureaux restent vacantes. Même durant la haute saison, le nombre de bureaux vides reste élevé avec un taux de 30%. Ces chiffres expliquent donc pourquoi le recours à des bureaux partagés et à des systèmes de réservation de salles de réunion sont plus populaires que jamais. Comprendre comment sont utilisés les espaces par les salariés peut mener à améliorer leur utilisation de 20 à 25%.

Non seulement l’optimisation des espaces des bâtiments rend l’utilisation des ressources plus efficace et plus rentable, mais cela aide aussi à transitionner vers des pratiques plus durables. A-t-on réellement besoin d’éclairages actifs 24/7 dans les bureaux ? Selon Philips, les entreprises pourraient économiser à la fois de l’énergie, et jusqu’à 80% de leurs factures d’électricité, et ce juste en passant à un système d’éclairage connecté.

En définitive, placer l’humain et l’expérience collaborateur au cœur des problématiques de l’espace de travail est désormais essentiel. Plus nous comprenons et apprenons de nos employés, meilleurs seront nos lieux de travail du futur.

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Isabelle Sfez est responsable des ventes chez Office App