Google dévoile une nouvelle version de sa messagerie électronique Gmail visant à l’amélioration de la sécurité et de la productivité des utilisateurs. Une première depuis 2013 pour mieux concurrencer la solution Outlook de Microsoft.

L’idée reçue avec les logiciels en mode SaaS est que les améliorations se font de manière très évolutive. Le cas de Gmail nous montre clairement le contraire puisque rien de majeur n’avait pas été entrepris depuis près de 5 ans. Pour toiletter sa messagerie électronique, Google se devait d’avoir une solution très délicate et mesurée, car il fallait prendre en compte les besoins très différenciés de ses 1,4 milliard d’utilisateurs. Le résultat est le fruit de deux années de travail des équipes de R&D qui ont notamment instillé un peu plus d’intelligence artificielle dans son logiciel. Google avait néanmoins distillé quelques nouvelles fonctionnalités comme les propositions de réponses automatiques aux mails reçus.

Pour le changement, le géant du Web a retenu l’approche Opt In selon laquelle c’est l’utilisateur, qu’il soit individuel ou une entreprise, qui choisit de passer à la nouvelle version plutôt que le fournisseur impose sa nouvelle version que l’utilisateur peut choisir de désactivée en revenant à la version précédente. Côté entreprise, c’est l’administrateur G Suite qui décidez quand ses utilisateurs peuvent commencer à utiliser la nouvelle version du gestionnaire de contacts (Contacts). Pour ce faire, il leur suffit d’activer le service dans leur console d’administration. Par la suite, lorsque les utilisateurs ouvrent leur application Contacts, c’est la nouvelle version qui s’affiche. Ils peuvent néanmoins revenir à l’ancienne version.

Google aurait plutôt mis l’accent sur les besoins des utilisateurs professionnels de telle sorte que les utilisateurs qui mettent en œuvre l’application à des fins personnelles bénéficient des avancées, notamment en matière de sécurité. Cette nouvelle version offre un « mode confidentiel » qui permet aux utilisateurs de sécuriser certains de leurs contenus qu’ils considèrent comme sensibles. En instaurant des dates d’expiration ou en révoquant des messages envoyés. Les messages ainsi protégés peuvent avoir une durée de vie de 1 à 5 jours et imposent aux destinataires de taper un code de sécurité qui lui a été envoyé sur son smartphone.

Ces messages particuliers s’ouvrent dans une fenêtre spécifique qui empêche n’importe quelle opération telle que le transfert, la copie ou en encore l’impression. Bref, on peut juste le lire. Autant de mesures qui permettent « de réduire de partager accidentellement de l’information confidentielle avec les mauvaises personnes » indique Google. Néanmoins, on peut toujours faire une capture d’écran en mode direct ou encore tout simplement en prenant une photo. Des procédés qu’il sera très difficile d’empêcher quel que soit le degré de sophistication. L’interface du logiciel a été aussi revisitée et permet notifier de manière plus explicite sur les mails à risque.

Des fonctionnalités anti-phishing ont été mis en œuvre, car on le sait ce type de technique utilisée par des fraudeurs pour obtenir des renseignements personnels dans le but de perpétrer une usurpation d’identité s’est très largement répandue. Là, les équipes de R&D ont fait appel aux technologies d’IA pour analyser les mails et déterminer ceux qui présentent un risque. En se basant sur l’adresse de l’expéditeur ou sur le lien du message. Toutefois, il ne sera pas possible de refuser que ses messages soient scannés par Google. Sans trop savoir ce que pourra en faire le fournisseur.

Pour les utilisateurs noyés par les flots continus et parfois torrentiels de mails, Google propose quelques nouvelles fonctionnalités. Par exemple, faire remonter des messages en haut de la pile. Des messages considérés comme importants – pour l’utilisateur – lui sont ainsi représentés afin de recevoir le traitement approprié. Évidemment, le nombre de ces messages sera limité sinon la fonctionnalité de fera qu’accentuer le problème et non y apporter des solutions. Le nombre est ici limité à trois par jour. L’utilisateur pourra aussi placer un mail en « pause » de manière à ce qu’il s’affiche un peu plus tard, à un moment plus opportun.

Toujours dans l’optique d’aider l’utilisateur, le nouveau système pourra faire des recommandations, fondées sur l’utilisation, pour se désabonner à des listes de diffusion. Par exemple, basé sur le rapport entre les nombres de mails lus et reçus d’expéditeurs particuliers. Ou encore, sur l’historique d’échanges pour faire remonter des mails qui n’ont pas encore reçu de réponses.