La dématérialisation de la facturation est au cœur de la transformation numérique de la fonction finance et, plus largement, de la digitalisation des entreprises. Cette transformation digitale passe par la dématérialisation des factures clients-fournisseurs et contribue à la réduction des coûts et à l’amélioration des processus des entreprises. Les gains de productivité, l’amélioration de la relation fournisseurs et du pilotage de l’activité arrivent en tête des motivations des entreprises qui se lancent dans un tel chantier. Côté réglementaire, la loi Macron de 2015 sur la facturation électronique et de récents textes législatifs ouvrent plus largement la voie à l’accélération de la transformation digitale des entreprises. DAF, comptables, contrôleurs de gestion… Comment la dématérialisation des factures leur permet de transformer leur quotidien ?

La dématérialisation des factures, une révolution qui progresse

Rendue obligatoire entre les entreprises et l’Etat en janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques, la facture électronique gagne du terrain chaque année. Depuis janvier 2018 elle concerne les ETI et depuis janvier 2019 les PME. D’ici quelques mois, en janvier 2020, ce sera au tour des TPE.

De plus en plus sensibilisées, les entreprises prennent le pas. En décidant de dématérialiser leurs factures elles digitalisent, de fait, tout un processus métier. Cela se traduit concrètement par la suppression de tâches répétitives (adieu paperasse !) et à faible valeur ajoutée mais pas seulement. En effet, les avantages pour l’entreprise qui adopte ce procédé sont nombreux. Quelle que soit sa taille, elle profitera d’une suppression des frais d’impression et postaux, d’une accélération du processus de paiement, d’une productivité renforcée, ou encore d’une optimisation des espaces de stockage pour l’archivage. Les bénéfices au quotidien sont tels que les entreprises sont de plus en plus nombreuses et promptes à adopter ce virage.

Attention aux pièges !

Il ne suffit pas de digitaliser une facture pour en faire un document juridiquement recevable. En effet, pour émettre une facture électronique viable (authenticité, intégrité et lisibilité du document) plusieurs méthodes existent :

– La facture électronique non signée (PDF simple) ;
– La facture électronique structurée : utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) ;
– La facture transmise par voie électronique et signée avec un cachet électronique par une personne morale.

Le cachet électronique garantit l’identification d’un émetteur avec un certificat de personne morale. Il assure ainsi l’origine du document. Inclus dans ce cachet se trouve l’horodatage qui certifie quant à lui l’existence d’un document à une date et à une heure précise et que celui-ci n’a pas été modifié depuis cette date : principe d’intégrité. Il garantit que le contenu d’une facture ne peut être modifié, ni lors de l’échange, ni durant la durée de sa conservation légale.

Les avantages business liés à cette démarche sont donc nombreux. Il est cependant essentiel, pour mener à bien sa transformation numérique, de se faire accompagner par un Prestataire de Service de Confiance (PSCO) qualifié selon le règlement européen eIDAS, afin d’assurer la légalité des factures et d’éviter ainsi toute erreur préjudiciable pour l’entreprise.

___________
Julien Stern est fondateur et CEO d’Universign