Avec un taux de participation de 63,55% au premier scrutin en 2014, les municipales sont, après les présidentielles, les élections qui mobilisent le plus de Français. Depuis le 1er janvier 2019, avec la mise en place du répertoire électoral unique de l’Insee, la gestion de la liste électorale a été décentralisée et est dorénavant gérée par les services communaux. Une responsabilité aussi sensible que chronophage qui vient se rajouter aux missions habituelles. Quelles solutions s’offrent aux municipalités pour faire face à ce surcroît d’activité ? Deux solutions indispensables : l’externalisation du traitement de courrier et la dématérialisation des révisions de listes électorales.

Les élections municipales : un pic d’activité majeur pour les mairies

La réforme électorale du 1er août 2016 a redistribué les cartes concernant les rôles entre la mairie et l’Insee. Avec la mise en place du répertoire électoral unique de l’Insee (REU), les mairies ont maintenant la responsabilité de gérer les dossiers d’inscription et de radiation de leur liste électorale. Derrière le sacro-saint cérémonial des bulletins papier, des isoloirs et de l’urne de vote, le nouveau système de gestion des listes électorales accroît considérablement la charge de travail du service de l’état civil. A chaque dossier instruit, l’employé de la mairie doit soit éditer une notification de décision de radiation des listes électorales, soit émettre une carte d’électeur et l’adresser par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception. Par ailleurs, cette opération répétitive est à mener dans un temps imparti, en flux tendu, pour garantir l’exactitude des registres de chaque bureau de vote le jour du scrutin.

A cela s’ajoute la difficulté de l’afflux tardif d’inscriptions sur la liste électorale. En 2016, à l’approche du dernier scrutin présidentiel, la Direction de l’information légale et administrative avait ainsi enregistré la moitié des inscriptions en ligne de l’année en décembre et près de 20 % lors des trois derniers jours de l’année. Charge à l’état civil d’être assez réactif et rapide pour être prêt le jour J !

La dématérialisation, véritable opportunité pour optimiser la gestion du temps et limiter les erreurs humaines

Les élections municipales sont sujettes à des obligations qui forcent à s’interroger sur le meilleur moyen d’assurer leur bon déroulement…. Au-delà de l’aspect chronophage et répétitif, la bonne gestion des listes électorales implique de respecter des contraintes réglementaires strictes. Des données fiables, de la rapidité dans la gestion des dossiers d’inscription aux listes électorales sont attendues des officiers communaux. Pour pallier les éventuelles erreurs humaines et être plus productif, la dématérialisation devient indispensable. Grâce aux solutions digitales, il est possible de fluidifier un maximum toute la logistique, notamment par l’envoi dématérialisé des lettres simples ou recommandées qui font gagner un temps précieux aux agents municipaux : fini le temps d’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement du courrier aux 47,7 millions d’électeurs français (Insee, 2020) !

L’externalisation est également une solution pour faire face à un traitement de flux documentaires à forte volumétrie, notamment la révision des listes électorales.

Les maires sont les personnalités politiques préférées des Français, selon le récent sondage Odoxa-CGI. Conséquence : les Français sont attachés à l’élection de la personnalité qui va assurer la gestion du territoire au niveau local. Avec la rétrocession de la gestion des listes électorales aux mairies, cette attachement amène un surcroît d’activité au niveau du service de l’état civil. Face à ces nouvelles contraintes, la municipalité doit s’adapter et digitaliser leur process afin d’être plus réactif. Les solutions digitales et l’externalisation du traitement des courriers apportent fiabilité et efficacité face à ce type de situation. De bonnes pratiques qui gagneraient à être généralisées à l’ensemble des activités auxquelles les municipalités sont confrontées !

Par Alain Joste, Chef de produit chez Quadient France