Un nom propre. Une écriture. Un acte graphique. Une identification. La signature est un acte séculaire. Inventée par des scribes il y a bien longtemps, elle devient obligatoire en France pour les notaires au XVIe siècle. Depuis lors, elle n’a cessé de s’affirmer comme une prérogative incontournable au sein de nos vies personnelles et professionnelles.

Ayant pris le virage du numérique dans les années 90, son histoire continue d’évoluer et de se réinventer : l’adoption massive du télétravail l’a propulsée sur le devant de la scène, en concrétisant ses avantages opérationnels. Gains d’efficacité, renforcement de la collaboration, fluidification de l’expérience, accélération du cycle de vente… Autant d’atouts qui répondent aux nouveaux défis des processus de la transformation numérique d’une entreprise.

Mais alors que son utilisation a explosé et qu’une sortie de crise s’amorce, quels sont les enjeux pour pérenniser l’utilisation de la signature électronique ? Le niveau d’adoption et les perspectives d’avenir sont-elles les mêmes dans toutes les entreprises ?

La signature électronique, devenue un must-have dans les grandes entreprises

Selon une récente étude, la signature électronique a réussi à se faire une place de choix au sein des grandes entreprises (75% d’entre elles l’utilisent, en progression de 23 %), contre un peu plus de la moitié pour les plus petites structures (56%, en progression de 8%). Cette différence peut s’expliquer par les niveaux contrastés de ressources à disposition (vérifications d’usage, optimisations technologiques existantes et expertise IT nécessaires pour favoriser l’implémentation et l’intégration entre les systèmes), mais également par un aplanissement progressif des difficultés rencontrées par les grandes entreprises. Deux éléments tendent à expliquer cette différence de propension à amener le personnel à utiliser cette technologie : les difficultés d’intégration aux autres systèmes et la vérification de leur conformité aux règles de sécurité et aux obligations réglementaires.

L’intégration : le premier défi auquel se confronter

Si la proportion de grandes entreprises la jugeant délicate a reculé de 30 % par rapport à l’année dernière, la moitié des plus petites structures déclare l’appréhender (étude Adobe, London Research). Certains critères tels que la capacité à proposer une expérience de signature électronique optimisée sur les mobiles, à renforcer l’efficacité collaborative en interne et à offrir une expérience fluide pour les clients/partenaires et les collaborateurs sont largement préemptés. La qualité de l’intégration est alors primordiale pour éliminer les obstacles au déploiement. Une étude réalisée par Aberdeen vient d’ailleurs confirmer cette tendance, en démontrant que les entreprises qui intègrent les signatures électroniques avec des systèmes clés, comme Microsoft 365 ou Sharepoint, font grimper de 75% leurs chances d’augmenter leur chiffre d’affaires.

La protection juridique reste en tête des préoccupations

Les fonctionnalités citées comme les plus importantes dans une plateforme de signature électronique ont trait à leur légalité et à la vérification de l’identité des signataires. La plupart des entreprises qui utilisent cette technologie qualifient donc assez logiquement d’avantage majeur la gestion des risques et la protection juridique permises par l’insertion pérenne d’un processus de signature électronique. Cependant, pour les entreprises ne disposant pas de ce type de solution, près d’un cinquième d‘entre elles affirment que le principal frein demeure l’incertitude autour de leur validité juridique, particulièrement dans le cadre d’opérations à l’international. Certaines ressources peuvent aider à gérer la problématique complexe de la législation et de la réglementation et à élaborer des politiques de signatures électroniques permettant de gérer efficacement le risque. Et finalement, de choisir avec discernement le type de signature à utiliser selon la situation rencontrée – de l’utilisation la plus simple à une signature numérique qualifiée ultra-réglementée dans le cloud.

S’il fallait de nouvelles preuves, la crise sanitaire a démontré les nombreux avantages à prendre le virage de la signature électronique. La culture d’entreprise et les incertitudes juridiques restent encore les principaux freins à son adoption. Des points de blocage davantage organisationnels que liés à la technologie en elle-même, et qui peuvent être facilement surmontés : charge aux entreprises d’en faire une brique essentielle pour mener à bien leur stratégie de transformation numérique.
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Par Gautier Harmel, Adobe Sign Enterprise Specialist