L’automatisation des processus documentaires est très modeste et repose encore sur de simples workflows. Les promesses de la RPA sont grandes mais les projets sont encore peu nombreux et relativement limités.

C’est ce que confirme l’étude intitulée « Automatisation intelligente des processus documentaires – Pratiques & perspectives à 2021 » que vient de publier le cabinet MARKESS by exægis.

En 2017, 71% des décideurs interrogés par MARKESS identifiaient déjà l’automatisation comme l’un de leurs principaux défis à relever en matière de gestion des processus documentaires. En 2019, cet enjeu reste clé pour de nombreuses organisations, sachant que seuls 18% des décideurs interrogés au 2ème trimestre 2019 estiment avoir globalement automatisé leurs processus documentaires. Les projets comme ceux que vient de lancer le groupe Allianz d’analyseur d’emails pour assister en temps réel les collaborateurs dans le traitement de près d’un million de courriers électroniques sont relativement peu répandus.

Le traitement des documents, qu’ils soient encore au format papier ou au format numérique, comporte de nombreux processus répétitifs, simples pour certains, plus complexes pour d’autres. Ceux à automatiser en priorité concernent :

– L’identification et la classification des documents, ainsi que leur archivage pour plus des deux tiers des décideurs interviewés ;
– La capture des données, leur intégration au système d’information en place (applications métiers telles que SIRH, CRM, finance…, systèmes de gestion de contenu de type ECM, GED) et la diffusion des documents et contenus numériques pour un décideur sur deux.

 « D’après eux, les besoins auxquels répond l’automatisation revêtent d’abord une dimension métier avec l’accélération du traitement des processus métiers (RH, commerciaux, comptables…) et le renforcement de la qualité des processus associés aux documents et contenus numériques traités. Mais derrière l’automatisation, se cachent également une dimension humaine avec la suppression de tâches manuelles récurrentes et la facilitation du travail des gestionnaires, puis une dimension économique grâce à la réduction du coût d’exploitation lié à certaines tâches ou actions », commente Hélène Mouiche, analyste chez MARKESS by exægis et responsable de l’étude.

RPA et IA : un recours encore timide en 2019

Si les technologies d’intelligence artificielle (IA) et de robotisation offrent de nouvelles promesses en termes d’automatisation, l’enquête menée auprès de décideurs métiers et IT d’entreprises et d’administrations montrent cependant que l’automatisation des processus documentaires repose encore très fortement sur de simples workflows. 83% de ces décideurs assimilent en effet l’automatisation des processus à des solutions de workflow contre 48% à de l’IA et 33% à de la RPA (Robotic Process Automation).

Ainsi, la proportion de décideurs mentionnant recourir à ces technologies plus récentes reste faible. En 2019, 10% des décideurs interviewés mentionnent avoir déjà retenu la RPA et 8% y recourir à titre expérimental, en se reposant sur l’utilisation d’agents ou de robots logiciels pour automatiser des tâches répétitives d’un processus métier. D’ici 2021, ce taux devrait doubler, avec des décideurs cependant conscients des limites de la RPA en termes d’automatisation de certaines tâches cognitives, telles que celles faisant appel à des règles difficilement modélisables ou à l’expérience des opérationnels.

86% des décideurs interrogés considèrent cependant la RPA comme une solution transitoire avant de basculer vers l’IA, définie par MARKESS comme « l’ensemble des méthodes et dispositifs permettant la résolution de problèmes complexes ou d’actions récurrentes via des algorithmes et/ou des cheminements logiques, le plus souvent auto-apprenants ».

A horizon 2021, ce sont 27% d’entre eux qui devraient baser leurs projets d’automatisation sur de l’IA alors qu’en 2019, ils ne sont que 5% à s’aventurer dans l’automatisation ‘intelligente’, essentiellement sous la forme de PoC (Proof of Concept). Classer des documents, aider à la prise de décision, analyser des données non structurées ou encore détecter des anomalies… les usages de l’IA dans le domaine de la gestion des processus documentaires sont variés et clairement identifiés par les décideurs. Il faut désormais les concrétiser.