Faire l’inventaire de ce que l’on possède avant de dépenser son argent est un concept que tout le monde comprend. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, les solutions Cloud, les dispositifs IoT, les environnements virtuels et les technologies émergentes sont autant de nouveaux défis pour les services informatique quand vient l’heure de découvrir et d’inventorier ces actifss.

La découverte des actifs IT répond à des processus définis, qui permettent de découvrir et documenter les actifs IT présents sur le réseau. Ces processus nécessitent des outils logiciels capables d’analyser un réseau et d’identifier les périphériques qui y sont connectés. Souvent, l’entreprise utilise plusieurs outils de découverte pour répondre aux exigences de l’ITAM (gestion des actifs IT).

Les solutions de gestion de l’inventaire incluent des outils logiciels et une base de données qui documentent les actifs IT trouvés par les outils de découverte, les lecteurs de code-barres, le téléchargement manuel vers le serveur, la saisie manuelle ou les connecteurs B2B (Business to Business). Les meilleures pratiques d’ITAM soulignent que les bases de données de gestion de l’inventaire doivent lier les actifs IT aux informations pertinentes qui les concernent, notamment le contrat ou les informations financières associées.

Lorsque les processus de découverte des actifs IT et de gestion de l’inventaire ne sont pas exécutés correctement, les données relatives aux actifs IT ne sont pas fiables. Par conséquent, il est essentiel de mettre en place les bons outils et processus pour garantir que tous les actifs sont découverts et correctement suivis par les outils de gestion de l’inventaire.

Meilleures pratiques de découverte des actifs IT

Identifiez les actifs IT à découvrir
Pour commencer, faites simple. Démarrez par les ordinateurs portables et de bureau, et les logiciels. Laissez le temps à votre solution ITAM de gagner petit à petit en maturité. Veillez à collaborer avec toutes les parties concernées dans l’entreprise afin d’établir une stratégie pour la découverte des actifs IT sur le réseau.

A ce sujet, Gartner recommande : « Avec l’évolution des stratégies d’ITAM, les gestionnaires d’actifs IT doivent travailler proactivement au sein du processus de planification de la stratégie IT pour identifier les actifs à acquérir, à quoi ils serviront, leur durée de vie utile prévue, et comment ils vont être sécurisés, surveillés et maintenus. Il est important d’identifier la valeur commerciale de l’actin, et de demander au leader ITAM et aux différents acteurs concernés de la mettre en correspondance avec les résultats de l’entreprise, pour une gouvernance correcte des actifs actuels et de ceux qui seront déployés à l’avenir. »[1]

Identifiez les bons outils de découverte
Les logiciels de découverte et les lecteurs de code-barres sont utiles aux gestionnaires d’actifs IT pour découvrir et suivre les actifs. N’hésitez pas à utiliser plusieurs outils pour répondre à vos besoins. Certains sont mieux adaptés à la découverte des logiciels dans les data centers, tandis que d’autres conviennent mieux à celle des terminaux utilisateurs.

Exploitez les solutions déjà installées sur votre réseau, comme les outils de sécurité dotés de fonctions de découverte. Ne laissez pas les limitations d’un seul outil dicter vos besoins de découverte. Définissez vos besoins, puis choisissez les bons outils pour y répondre.

Définissez votre processus de découverte
Définissez et appliquez un processus de découverte pour garantir que tous les actifs IT sont correctement comptabilisés. Entrez les actifs dans une base de données de gestion de l’inventaire lors de leur achat, puis utilisez des outils logiciels avec lecteur de code-barres pour documenter les changements dans leur cycle de vie. La gestion du cycle de vie permet aux administrateurs IT de connaître les actifs achetés, expédiés, reçus et affectés. N’oubliez pas non plus de définir un processus pour découvrir ou documenter les actifs IT achetés hors des processus d’approvisionnement standard.

Standardisez vos données
En standardisant vos données de découverte, vous en garantissez une plus grande exactitude. Les actifs matériels ou logiciels transmettent souvent de façons différentes leurs informations aux bases de données d’inventaire. Par exemple, une application Microsoft peut potentiellement indiquer « MS », « Microsoft » ou « Microsoft, Inc. » comme identifiant fournisseur. Il est difficile de générer des rapports avec des conventions d’appellation incohérentes. Par conséquent, il est important de garantir la cohérence en mettant en place des processus de standardisation des actifs, à l’aide de scripts de base de données ou de logiciels dédiés à cette tâche.

Meilleures pratiques de gestion de l’inventaire

Définissez le cycle de vie des actifs IT
Élaborez un processus de gestion de l’inventaire qui documente l’état de cycle de vie de chaque actif IT. Les informations de cycle de vie indiquent aux administrateurs IT si l’actif est en cours d’utilisation, en stock, sorti par quelqu’un, disponible ou mis au rebut.

Les meilleures pratiques de gestion d’actifs IT recommandent de documenter les actifs IT de leur achat jusqu’à leur mise au rebut. Les administrateurs IT peuvent ainsi créer des rapports montrant les actifs qui ont été achetés, expédiés et reçus. Les responsables des actifs peuvent alors identifier les actifs IT disponibles pour de nouveaux projets ou collaborateurs, et ceux qui sont utilisés.

De plus, le suivi du cycle de vie des actifs IT offre à leurs administrateurs la possibilité de consulter la liste des actifs matériels à actualiser ou des licences logicielles à renouveler. Ils disposent ainsi d’informations vitales, nécessaires aux futurs achats IT.

Déterminez si les actifs IT doivent être « gérés » ou « non gérés »
Déterminez les risques associés aux actifs IT, puis répartissez-les dans les deux catégories suivantes : Géré ou Non géré. Les actifs IT contenant des données propriétaires (comme les ordinateurs portables ou de bureau, les serveurs et les terminaux mobiles) doivent faire partie de la catégorie Géré. Les actifs IT répondant à des besoins opérationnels mais ne contenant pas de données sensibles (hubs, écrans, imprimantes sans disque dur, etc.) doivent appartenir à la catégorie Non géré.

Les périphériques gérés doivent être équipés d’agents logiciels qui entrent en contact avec la base de données d’inventaire à intervalle régulier.  Les gestionnaires d’actifs doivent configurer des alertes pour être avertis si un actif n’effectue aucune « prise de contact » au cours du délai imparti.

Lorsqu’ils sont en stock, les périphériques où figurent des données sensibles (tels qu’un serveur de stockage des données client) doivent être surveillés à l’aide de lecteurs de code-barres ou d’outils logiciels de type RFID, qui avertissent la Sécurité si un périphérique est sorti de l’emplacement prédéfini.

Définissez une stratégie de mappage des actifs
Ajoutez des informations utiles à votre inventaire en mappant les actifs IT sur les informations pertinentes, telles que leur propriétaire, les contrats associés, leur centre de coûts ou service, leurs projets, leur base de données de gestion des configurations (CMDB), leur emplacement…

Lorsque les actifs IT sont mappés sur les informations pertinentes, les administrateurs d’actifs IT peuvent apporter une valeur ajoutée à leur entreprise en générant des rapports utiles, qui contiennent des détails sur les risques pour la sécurité et le coût opérationnel global des actifs IT. Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels qui offrent aux gestionnaires d’actifs les outils nécessaires pour mapper les actifs IT sur des contrats, des bons de commande, des informations d’expédition, des centres de coûts, etc.

Automatisez les processus d’actif IT
L’automatisation des processus d’actif IT va booster la productivité et limiter les risques. Les erreurs humaines, inévitables, rendent les données inexactes. Pour débuter dans l’automatisation, il est judicieux de commencer par les processus incluant des opérations répétitives sans valeur ajoutée, généralement réalisées auparavant par un technicien humain.

En résumé, les solutions d’ITAM nécessitent des outils logiciels de découverte et d’inventaire pour documenter correctement les actifs IT. Définissez vos besoins en matière de découverte avant de choisir vos outils logiciels. Choisissez des outils de gestion de l’inventaire qui vous permettent de mapper les actifs IT sur les informations pertinentes. Pour garantir le succès de vos solutions d’ITAM, commencez par faire simple, puis laissez votre solution atteindre sa maturité. Suivez les actifs en définissant leur cycle de vie et n’oubliez pas l’automatisation des tâches répétitives pour éviter l’erreur humaine.

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Marcel Shaw est Senior Systems Engineer chez Ivanti

[1] How Redefining IT Asset Management Will Enable Business Transformation for the Digital Age, Gartner, 2018