Slack ou visio ? Message ou réunion ? Trouver le bon tempo entre échanges instantanés et réponses différées, c’est le nouveau défi du travail hybride. La structuration d’une communication interne efficace repose sur la capacité des organisations à mobiliser à bon escient les dimensions synchrone et asynchrone. Cette dynamique conditionne l’engagement des équipes, la gestion du temps et la qualité des interactions. Pour une équipe qui carbure à la performance, savoir quand parler en direct ou quand laisser un message peut faire toute la différence.
Rien n’est plus important dans la gestion d’une équipe qu’une communication efficace, et le choix du canal approprié pour communiquer son message peut être déterminant pour la façon dont ce dernier sera reçu et pris en compte. Mais tous les canaux de communication ne se valent pas, et la grande question qui se pose aux entreprises modernes est la suivante : faut-il privilégier la communication synchrone ou asynchrone pour collaborer plus efficacement ?
Lorsqu’il s’agit de déterminer comment mettre en œuvre la communication synchrone ou asynchrone sur le lieu de travail, il est essentiel de trouver l’équilibre qui convient le mieux à ses collaborateurs.
Qu’est-ce que la communication synchrone ?
La communication synchrone est toute communication qui a lieu en temps réel entre deux ou plusieurs personnes, avec l’attente d’une réponse immédiate. Dans un bureau ordinaire, la majorité des communications sont synchrones et se déroulent souvent sans que personne y réfléchisse. Cependant, lorsque vous êtes membre d’une équipe distante ou hybride, la communication synchrone nécessite une planification supplémentaire.
Les avantages de la communication synchrone
Pour les équipes à distance, en particulier celles qui se rencontrent rarement en personne, la communication synchrone contribue à instaurer la confiance et la convivialité. Le fait d’avoir la possibilité de mener à bien des activités ou de prendre des nouvelles en temps réel peut grandement aider les collaborateurs distants à se sentir connectés au reste de l’organisation. Par conséquent, la communication synchrone devrait être réservée aux situations qui favorisent la socialisation ou qui nécessitent des réponses immédiates.
Qu’est-ce que la communication asynchrone ?
La communication asynchrone est une communication dans laquelle il y a un décalage entre le moment où une personne transmet l’information et celui où l’autre personne la reçoit. En d’autres termes, la communication asynchrone est toute communication qui n’a pas lieu en temps réel. Pour la plupart des équipes distantes et hybrides, la communication asynchrone est le mode idéal de transmission des informations. La communication asynchrone permet à toutes les parties de prendre le temps nécessaire pour traiter les informations et y répondre, selon le rythme qui convient le mieux à leur emploi de temps. Il s’agit d’un outil essentiel pour les équipes à distance, mais il a également gagné en importance dans les espaces de travail grâce à la démocratisation des outils de communication asynchrone.
Avantages de la communication asynchrone
Peu importe le type de travailleur, qu’il s’agisse d’un collaborateur à distance ou d’un employé travaillant principalement sur site, l’utilisation d’outils de communication asynchrones tout au long de la journée de travail présente de nombreux avantages. Lorsque des méthodes de communication asynchrones sont privilégiées, elles permettent de se libérer de la pression d’une réponse immédiate et de prendre le temps de formuler une réponse qui soit plus qu’une réaction automatique. Communiquer selon son propre rythme permet d’améliorer la qualité de la communication, ce qui est un avantage pour toute organisation, qu’elle fonctionne à distance ou sur site. L’utilisation de la communication asynchrone sur le lieu de travail présente également d’autres avantages :
* En répondant aux communications selon sa convenance, il y aura moins d’interruptions tout au long de la journée de travail, ce qui permettra à chacun de se concentrer sur son travail sans être distrait.
* Lorsque des outils de communication asynchrones sont utilisés, il est possible de réserver du temps dans la journée pour répondre aux messages, ce qui permet de mieux planifier la journée de travail que si la communication était faite de façon immédiate.
* Comme dans la plupart des cas, la communication asynchrone est écrite, cela permet de créer un document vivant auquel on peut se référer à tout moment.
* La communication asynchrone simplifie considérablement la collaboration entre les collaborateurs qui travaillent à distance et dans différents fuseaux horaires.
* Comme la communication asynchrone ne nécessite pas d’apports instantanés, il est possible de prendre le temps nécessaire pour planifier les projets à l’avance, ce qui permet d’adopter un état d’esprit plus proactif.
* Les équipes asynchrones sont en mesure de travailler au moment où elles se sentent le plus productives, ou pendant « des heures de travail flexibles », plutôt que de suivre l’horaire traditionnel de 9h à 18h.
Savoir choisir entre un flux de travail synchrone ou asynchrone
Sachant que le choix entre la communication asynchrone et synchrone est une décision essentielle pour une collaboration efficace, il est nécessaire de se poser les questions suivantes pour savoir quand utiliser l’une ou l’autre dans le cadre des activités d’une organisation.
Quelle est la taille de votre équipe ?
Tout d’abord, il faut déterminer le nombre de personnes que votre message doit toucher. Faut-il faire une présentation à l’ensemble de l’équipe ou de l’entreprise ? Ou peut-être communiquer avec un seul collègue ou un petit groupe de personnes ? Cette réponse ne vous permettra pas de savoir immédiatement s’il faut instaurer une communication synchrone ou asynchrone, mais contribuera à définir les paramètres de sa communication.
Le niveau d’interaction sera-t-il élevé ?
Il est nécessaire de prévoir le degré de participation du public auquel vous vous adressez. Avez-vous besoin qu’ils écoutent seulement votre message ? Ou bien attendez-vous d’eux qu’ils engagent un dialogue avec vous et les autres participants à la réunion ?
Quel est le degré d’urgence de votre message ?
Demandez-vous si votre message est urgent pour vous aider à déterminer si vous devez utiliser une communication synchrone ou asynchrone.
Quel est le degré de complexité de votre message ?
Réfléchissez à la taille de votre message et à ce qu’il implique.
Y a-t-il un risque d’interprétation erronée ?
Il n’y a rien de pire qu’un message qui ne soit pas compris. Mais qu’il s’agisse de fautes de frappe ou de langage, d’un ton mal interprété ou de l’utilisation malencontreuse d’un emoji, les ruptures de communication sont frustrantes. Et elles peuvent causer d’énormes problèmes, en particulier dans les équipes à distance où il y a moins d’occasions d’interpréter le langage corporel et les expressions faciales.
La communication synchrone et asynchrone ont toutes deux leur place dans la constitution d’équipes hybrides productives et motivées. La combinaison de ces méthodes de communication permet aux organisations de relever les défis uniques de la collaboration dans un espace de travail hybride. La communication synchrone offre une interaction en temps réel essentielle pour favoriser l’engagement, promouvoir la collaboration spontanée et renforcer les relations entre les collaborateurs. La communication asynchrone offre une flexibilité qui favorise une gestion efficace du temps, ce qui permet aux employés d’être plus concentrés sur leurs missions et à l’entreprise d’être plus performante dans l’ensemble. En exploitant stratégiquement les méthodes de communication synchrone et asynchrone, les organisations peuvent promouvoir une collaboration efficace, garantir l’inclusivité et surmonter les défis posés par la configuration d’un espace de travail hybride.
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Par Frank Weishaupt, CEO d’Owl Labs
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