Les initiatives collaboratives ont été au cœur des stratégies de continuité d’activité par suite des perturbations dues à la pandémie. Une récente enquête d’OpinionWay rapporte d’ailleurs que 56% des salariés français considèrent que leur entreprise est sortie gagnante de la crise sanitaire grâce à ces mêmes stratégies. Ainsi, à l’heure où ni les travailleurs ni les employeurs ne souhaitent revenir au « monde d’avant », il convient de poursuivre dans cet esprit de collaboration pour conjuguer productivité et bien-être au travail.

Ce changement de paradigme, pour redéfinir un nouveau pacte social employeur-employé, sera gagnant-gagnant ou  ne sera pas. Il est clair que la digitalisation des entreprises ne peut être séparée de la question du bien-être des employés. Dans ce contexte, les outils collaboratifs jouent un rôle essentiel pour faire converger productivité et bien-être.

Comment construire une “great place to work” hybride ?

Durant la crise sanitaire, la digitalisation a permis aux entreprises d’être plus flexibles et de s’adapter au changement. Cette hybridation du lieu de travail s’est traduite par de nombreux avantages pour les employés. Tout d’abord, en termes de flexibilité dans le choix du lieu et des horaires de travail, puis dans l’adoption d’outils collaboratifs. Tous deux peuvent contribuer à la conduite effective du travail et au bien-être personnel et collectif.

Le bien-être au travail recouvre de nombreux aspects, notamment la perception à l’égard du travail, la satisfaction de l’accomplir, l’épanouissement personnel de l’employé, ainsi que la santé physique et mentale et le sentiment d’utilité. Le renforcement de tous ces aspects constitue un défi de taille pour les entreprises. Il s’agit de réussir à instaurer une véritable culture de la confiance au sein de chaque organisation, et d’en faire un espace inclusif qui offre la meilleure expérience possible à l’ensemble des salariés. Voici une liste de quelques bonnes pratiques pour vous aider à réussir :

Créer du lien

Aujourd’hui et à l’avenir, le siège social de la plupart des entreprises est et sera autant numérique que physique, le maintien des liens sociaux et des intéractions interpersonnelles est important. Les idées brillantes émergent souvent lors de discussions spontanées autour de la machine à café. Sans pour autant remplacer ces moments d’échanges informels, les outils collaboratifs peuvent y contribuer. Ils permettent de maintenir ce type de liens, ou même simplement d’offrir un espace plus informel pour discuter, pour faire une pause virtuelle ou bien encore pour parler de loisirs partagés. Car le lieu de travail est aussi un endroit où se nouent des amitiés et des passions communes, qu’il faut préserver.

Ici, la création d’un « QG numérique », via des plateformes collaboratives, peut recréer non seulement un lieu de travail, mais aussi la pause-café en lignel et jouer un rôle important dans la construction d’un lieu de travail inclusif et égalitaire pour les travailleurs où qu’ils se trouvent. Il s’agit à la fois d’un espace de discussion pour aborder les questions professionnelles et d’un endroit où des conversations spontanées sur des sujets professionnels ou non peuvent avoir lieu.

Donner du  sens

Chaque employé a besoin de trouver un sens à son travail. Pour cela, il doit comprendre quelles sont ses tâches, comment elles contribuent au projet global de l’entreprise et quelle est la mission de l’entreprise. Les plateformes collaboratives favorisent cet alignement. Elles facilitent la communication, la fluidité du travail, l’échange de documents et l’accès à une base de connaissances complète et partagée couvrant tous les sujets traités par l’entreprise, tout en reliant les individus à cette feuille de route globale.

Les plates-formes basées sur les canaux permettent à chacun de rester informé des sujets ou des projets qui lui tiennent à cœur. Ainsi, cultiver la transparence n’entraîne pas nécessairement une surcharge d’informations. Cette transparence permet d’ailleurs à chacun de faire bon usage de ses talents, de contribuer à l’intelligence collective et à la satisfaction personnelle des employés.  Des cultures et des communications ouvertes et transparentes – où chacun se sent partie prenante du projet – sont des leviers de valeur essentiels pour aider les individus à réaliser combien leur travail contribue à la mission de l’entreprise. Étant donné qu’un employé heureux et épanoui sera plus satisfait et plus productif dans son travail, le bien-être (rendu possible en connectant les gens au but et au sens du travail) est devenu l’une des principales composantes de la vie professionnelle.

Fabernovel, un cabinet de conseil de premier plan pour la transformation numérique et la création de produits et services numériques, utilise sa plateforme de communication collaborative pour collecter et organiser tous ses domaines de connaissance. Cela a permis d’optimiser considérablement la collaboration interne et externe et de favoriser une culture d’entreprise plus forte qui nourrit les talents et permet un travail d’équipe sans faille au niveau mondial. Cela favorise un sentiment de bien-être et d’engagement au travail qui aide Fabernovel à atteindre son objectif de créer de nouvelles combinaisons d’équipes pour que les employés puissent collaborer plus efficacement, en exploitant les points forts de chacun.

Créer de la valeur ajoutée

Les employés qui voient que l’entreprise se préoccupe de leur bien-être auront à leur tour envie de s’acquitter de leurs tâches au mieux de leurs capacités et développeront encore davantage l’envie d’évoluer dans cet environnement positif, où les processus sont toujours améliorés et où la collaboration est la norme. Comme le dit le vieil adage, « deux cerveaux valent mieux qu’un « . Il est clair que la mise en place d’une culture qui encourage les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes ne se réduit pas à un petit-déjeuner gratuit et à une partie de baby-foot, mais nécessite une communication étroite et un retour d’information constant. L’une des armes les plus efficaces dont disposent les entreprises dans leur mission d’amélioration du bien-être est la communication régulière avec les employés, horizontalement et pas seulement de haut en bas. Qu’il s’agisse de réunions de groupe, de messages audio/vidéo, d’entretiens personnels ou d’enquêtes, les canaux collaboratifs encouragent ces échanges riches et réguliers. Pour les décideurs ou les managers, prendre régulièrement le pouls et la perception des travailleurs contribuera à les transformer en activateurs de progrès. Ils peuvent notamment utiliser ce retour critique pour modifier leur approche du travail – par exemple, en augmentant la flexibilité horaire après avoir recueilli des témoignages de travailleurs qui sont aussi des parents ou en aidant mieux les individus à construire un espace de travail plus confortable pour ceux qui travaillent à domicile. Les plateformes collaboratives sont un vecteur de transparence et fournissent aux employés la “boîte à outils” dont ils ont besoin pour un développement personnel dynamique en phase avec la croissance de l’entreprise.

Identifier les risques

Si le travail à distance présente des avantages non négligeables, il n’a cependant pas que des aspects positifs. Selon la dernière étude Slack/OpinionWay, près d’un salarié français sur trois évoque un sentiment d’isolement ressenti vis-à-vis de ses collègues, à l’aune des confinements successifs et du boom des réunions à distance. Ce chiffre démontre clairement la nécessité de prévoir et d’identifier les risques psychosociaux liés à l’environnement professionnel. Près de 50%* des entreprises françaises sont passées au travail hybride, cette nouvelle norme n’est cependant pas un modèle qui va de soi. Cette configuration réduit le nombre de contacts humains, bénéfiques pour le bien-être des employés. Dans ce contexte, les entreprises, et en particulier les services de ressources humaines et les managers, doivent être attentifs aux signes de mal-être potentiel (stress, fatigue physique/mentale, allongement du temps de travail, tensions). Prendre régulièrement le pouls de leurs employés pour s’assurer de leur bien-être, en présentiel ou via une plateforme collaborative – celle-ci offrant l’avantage de pouvoir automatiser ces actions – assure aux entreprises de construire un modèle d’organisation qui mêle le meilleur des deux mondes.

Si le bien-être au travail est une combinaison de nombreux facteurs informels et formels, il repose à la fois sur la qualité du management et sur le choix des outils technologiques appropriés. Les employés comme les chefs d’entreprise peuvent trouver dans cette combinaison une aide précieuse pour maintenir un espace de travail hybride vivant, productif et positif. En résumé, les organisations devraient suivre les principes suivants pour créer une « great place to work » hybride : Créer un environnement d’échange qui maintient des liens entre les personnes travaillant sur place et à distance, en veillant à ce que les travailleurs bénéficient d’opportunités permanentes de contribuer à façonner le fonctionnement de l’organisation, et concilier les impératifs de productivité et de bien-être. Désormais, les entreprises doivent offrir à leurs employés non seulement un écosystème suffisamment connecté, mais aussi un cadre bienveillant qui favorise – aujourd’hui et demain –  leur épanouissement personnel. Ces deux éléments peuvent justement être renforcés par une collaboration accrue et ce sont les plateformes collaboratives qui jouent ce rôle !
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Par Nicolas d’André – Director Sales chez  Slack