Le sujet de la transformation numérique n’a cessé de prendre de l’ampleur ces dernières années et d’interpeler les entreprises pour les engager à changer et à suivre ce mouvement disruptif majeur. Pourtant, beaucoup ressentent encore aujourd’hui de l’appréhension à l’idée de s’adapter et assimilent ces bouleversements à la remise en cause de l’existant, craignant jusqu’à une « ubérisation », autrement dit une perte de contrôle. Par ailleurs, la numérisation est souvent perçue comme synonyme d’introduction de nouvelles failles. Seulement, le numérique possède un fort potentiel que les entreprises doivent exploiter, en toute sécurité, dans tous leurs services pour ne pas prendre de retard dans leurs développements.

Les entreprises françaises ont conscience de leur retard en matière d’innovation numérique et en subissent déjà l’impact : la concurrence est plus importante, les décisions doivent être prises plus rapidement, l’interactivité est omniprésente. Certains secteurs d’activité comme la santé ou le BTP ont ainsi été bouleversés par l’émergence du numérique car ils n’étaient adaptés. Longtemps restée une préoccupation secondaire, il en résulte aujourd’hui que ces secteurs sont encore aux prémices de leur transformation et cherchent les meilleures solutions pour répondre à leurs besoins.

Quoi qu’il en soit, la tâche reste rude et si une entreprise souhaite bénéficier de la transformation numérique, celle-ci doit être mise en place à tous les niveaux. Au cœur de cette transformation sont les données de l’entreprise, qui sont aujourd’hui le moteur de l’entreprise et sans lesquelles elle ne peut fonctionner. Elles doivent donc être gérées correctement et de manière optimale, tout en permettant une grande flexibilité dans leur utilisation et une disponibilité à tout moment pour une plus grande productivité. Cependant, le problème demeure que peu d’entreprises se préoccupent de la manière dont leurs données sont collectées et gérées, facilitant ainsi la tâche des cyberpirates qui souhaitent s’emparer de leurs données. Certes, le numérique est facteur de croissance, mais seulement si les données sont exploitées de manière optimale et en toute sécurité.

Les entreprises ont à leur disposition des outils digitaux qui peuvent intervenir en tant que brique de soutien de la transformation numérique. Ces outils doivent permettre aux entreprises d’exploiter les données, de les rendre toujours plus mobiles, tout en assurant une gouvernance des données et une confidentialité absolue. Alors que les données font désormais l’objet de lois et de réglementations de contrôle, il convient aux entreprises d’adopter une solution qui pourra s’adapter à l’ensemble de leurs services et qui associera innovation technologique et cadre juridique pour leur assurer un environnement sain et stable.

L’usage d’une plateforme unique pour homogénéiser le rapport aux données

Le passage au numérique est un enjeu qui va au-delà des frontières de l’entreprise. C’est un projet qui engage toute l’entreprise, à tous les niveaux et quel que soit le service, ainsi que les partenaires externes. Chaque interaction entre les services, ou avec les partenaires met en péril les données qui sont partagées, échangées au travers d’outils souvent peu sécurisés, voire pas du tout.  Un outil unique basé sur le Cloud et avec des caractéristiques techniques avancées soutient alors une stratégie de numérisation cohérente, en accord avec les objectifs de sécurisation des RSSI et DSI, tout en répondant aux nombreuses exigences en termes de transparence et de centralisation des données de toute l’entreprise.

Différents besoins, une même problématique

Sécuriser les données au sein d’une entreprise est indispensable pour permettre aux employés de travailler sans jamais remettre en question la confidentialité. Le plus haut niveau de sécurité doit toujours être appliqué. Les solutions de datarooms, ces coffre-forts virtuels dont certains sont basés sur le Cloud, assurent à toute l’entreprise une protection complète des données, chaque service rencontrant les mêmes problématiques de partage et de sécurité.

– L’organisation de conseils d’administration repose, entre autres, sur la distribution  de très nombreux documents confidentiels aux membres du conseil. Il est intéressant de pouvoir à partir d’une même plateforme partager des documents en tout temps, les modifier, d’offrir aux membres la possibilité de travailler sur ces documents en ligne ou hors ligne ou encore de voter lors d’adoption de résolution et ce depuis un ordinateur ou un appareil mobile, en toute facilité et avec l’assurance d’un très haut niveau de sécurité.

– La direction financière doit sans cesse traiter des données sensibles comme dans le cadre de fusions, acquisitions, cessions et pour cela elle doit pouvoir organiser un audit ou un procès due diligence en toute sécurité. Un simple vol de données pourrait faire échouer ce type d’opérations. Une dataroom dédiée lui assure une collaboration aisée avec les acteurs concernés et engagés (avocats, conseils, experts-comptables, CAC) dans ces opérations et le moyen de contrôler qui a le droit de regard et qui peut effectuer des modifications.

– Que ce soit au niveau des directions marketing, communication ou encore commerciale, la sécurité des données est également primordiale et doit pouvoir s’appuyer sur l’usage de datarooms pour assurer le chiffrement des données enregistrées. Leurs données peuvent être ainsi partagées sans courir le risque d’être perdues, volées ou même envoyées par erreur.  Il en va de même pour le principe de collaboration. Les entreprises doivent pouvoir offrir à leurs collaborateurs un espace personnel, accessible 24/7, avec la possibilité de synchroniser leurs données, et de les stocker en toute sécurité sur une plateforme et de leur permettre de répertorier leurs documents.

La transformation numérique est en cours, sa compréhension a été longue mais les entreprises savent désormais que c’est une étape nécessaire par laquelle elles doivent passer pour notamment optimiser leurs données, pierre angulaire de leur activité. Passer à côté de cette mutation, ce serait refuser d’évoluer et de gagner en croissance et prendre le risque de rester une entreprise traditionnelle et inadaptée dans un nouvel environnement. La notion d’adaptabilité est une chance pour les entreprises qui peuvent compter sur l’unicité d’une solution pour permettre à toute l’entreprise, et ce, à n’importe quel niveau, de collaborer efficacement et de sécuriser ses données pour mieux gagner en productivité.

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Sofia Rufin est directrice générale de Brainloop France