Développement durable, Green IT, RSE, éco-responsabilité dans toutes activités… Ces thèmes récurrents emplissent le paysage de la DSI et s’étendent jusqu’à la GED. Voici les 3 piliers d’une gestion documentaire écoresponsable…
Dématérialiser… et après ?
Premier argument, et sans doute le plus connu, en faveur de la mise en place d’une GED, la dématérialisation est bien le point de départ d’une démarche RSE dans ce domaine. Que l’on adopte l’objectif « zéro papier » ou non, elle représente en effet un puissant levier de développement durable tant son impact est tangible : moins de papier bien sûr, mais aussi d’encre, de matériel d’impression et, ne l’oublions pas, d’espace physique de stockage !
Une fois ce premier pas franchi, il est important de garder en tête que le stockage numérique reste lui aussi extrêmement polluant… Il est donc primordial de s’assurer de mettre en place une GED écoresponsable, en appuyant sa conception sur les trois piliers suivants :
1- Faire la chasse aux doublons
On ne le répètera jamais assez, la première cause de surexploitation des espaces de stockage est bien la multiplication des doublons ! Manque de clarté du plan de classement, gestion des droits d’accès peu claire, absence de moteur de recherche fiable… les raisons sont nombreuses qui poussent les utilisateurs à recréer leur propre arborescence en dupliquant les contenus dont ils ont besoin au quotidien.
Si le stockage Cloud, apporté par des services SaaS tels que Microsoft 365, rendent son coût pour l’entreprise plus diffus, il est important de garder en tête que son coût environnemental reste considérable ! Le premier pilier consiste donc à limiter celui-ci autant que possible, tout d’abord par une architecture claire et connue de tous des contenus dans SharePoint, ainsi que grâce à des mécanismes de recherche efficaces. Ceux-ci sécuriseront l’utilisateur dans sa capacité à accéder à l’information nécessaire, au moment voulu – et ce, y compris en contexte de télétravail ou de mobilité.
2- Gérer la fin du cycle de vie des documents
À l’autre bout de la chaîne, un autre phénomène contribue très largement à encombrer les espaces de stockage : il s’agit des documents obsolètes. Certains pourront être tout simplement supprimés à l’issue de leur utilité courante, allégeant d’autant leur impact. Tandis que d’autres devront être conservés pour des raisons réglementaires ou patrimoniales. Pour ces derniers, un espace d’archivage spécifique sera un atout dans cette démarche écoresponsable, en conservant une version compressée du document, mais aussi dans un format garantissant sa pérennité.
On le comprend aisément, une étude approfondie de toute la typologie documentaire et des cycles de vie associés est essentielle pour être en capacité de déterminer les stratégies de conservation adéquates, et ainsi optimiser les besoins en espaces de stockage. L’écosystème Microsoft365 permettra ensuite de les automatiser, et ce à travers l’ensemble de ses outils : SharePoint, Teams, OneDrive, mais aussi Outlook pour les mails.
3- Réduire drastiquement les échanges par e-mail
Restons sur les boîtes mails justement, car il s’agit bien d’un espace de stockage à part entière, qui est trop souvent négligé. Pourtant, l’impact environnemental d’un courrier électronique n’a rien de négligeable ! Or, la mise en place d’une GED collaborative est la stratégie idéale pour permettre aux utilisateurs de réduire leurs échanges, en particulier en interne. Editer et commenter un document partagé, lancer un workflow d’approbation, partager un lien vers un emplacement dans la GED plutôt qu’une pièce jointe, disposer d’un espace de conversation associé à une bibliothèque d’équipe… autant de fonctionnalités qu’il est possible de mettre en avant en matière de politique de gestion documentaire afin de réduire significativement les flux de messagerie.
Une fois ces bonnes pratiques acquises, une gouvernance plus stricte pourra prendre le relais. En particulier, une purge régulière des boîtes mails permettra d’alléger grandement l’impact environnemental, tout en fournissant un bon indicateur de mesure de la performance d’une politique RSE.
Conclusion
On l’aura compris, l’expertise en gestion documentaire se trouve comme toujours au cœur d’un projet de GED efficace et pertinent – et les attentes en termes d’écoresponsabilité rendent ses apports d’autant plus prégnants ! Une politique documentaire pensée sur mesure pour répondre aux besoins opérationnels de chaque organisation, combinée à la puissance de l’écosystème Microsoft 365, doit pouvoir répondre aux ambitions de chaque démarche RSE et lui apporter de précieux indicateurs ROI.
Une dernière chose : pour une approche cohérente de bout en bout, si vous choisissez de vous faire accompagner, n’oubliez pas de sélectionner un partenaire ayant lui aussi une démarche écoresponsable ! A bon entendeur…
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Par Loraine Keller, Consultante GED et Modern WorkPlace au sein de Solutions365
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