Pourquoi et comment capitaliser sur les données historiques et la gestion documentaire pour garantir le succès de la transformation digitale des PME ?
Les petites et moyennes entreprises (PME) jouent un rôle crucial pour l’économie française. Selon une étude de l’INSEE, les PME emploient 3,9 millions de salariés (en ETP) et génèrent près de 24 % de la valeur ajoutée totale de l’ensemble des entreprises. Pourtant, pour beaucoup d’entre elles, la numérisation reste un défi, freinant l’innovation et l’adoption de nouvelles technologies. Par exemple, des rapports ont révélé que 45 % des PME utilisent encore des documents papier, tandis que 11 % fonctionnent sans systèmes de gestion.
Pour les PME, ce retard dans l’adoption du numérique a un effet domino. Sans systèmes numériques établis et sans base de données centralisée contenant l’historique des données, la transition vers des flux de travail basés sur l’IA peut sembler être une montagne difficile à gravir.
Trouver l’équilibre entre le besoin d’intégrer de nouvelles technologies et la nécessité de maintenir le bon fonctionnement des opérations commerciales peut être un défi qui ne cesse de s’accroître avec l’essor de l’IA. Cependant, mettre en œuvre des solutions d’IA sans prendre en compte les flux de travail existants peut avoir un impact négatif sur l’expérience des employés, nécessitant des corrections manuelles des résultats inexacts générés par l’IA. Par conséquent, les PME doivent planifier stratégiquement leur adoption de l’IA.
Faire face au défi des données pour anticiper la révolution de l’IA
L’industrie de l’IA connaît une trajectoire impressionnante. Selon Statista, la taille du marché de l’IA générative a augmenté de 690 % entre 2020 et 2023, et on prévoit que sa croissance continue dépassera les 207 milliards de dollars d’ici 2030. Ce taux de croissance accéléré est difficile à ignorer pour les PME qui veulent rester compétitives dans ce paysage en rapide évolution.
Néanmoins, pour exploiter pleinement le potentiel de l’IA, les PME ont besoin d’outils adaptés à leurs opérations spécifiques et à leur secteur. Ce niveau de personnalisation est possible en exploitant les données historiques, mais s’avère être un défi majeur pour de nombreuses petites entreprises. En effet, selon le Forum Économique Mondial (WEF), 64 % des PME connaissent des difficultés à utiliser les données de leurs systèmes de manière efficace et 74 % peinent à maximiser la valeur de leurs investissements réalisées sur les données. C’est ici que la gestion numérique des documents est essentielle afin de saisir toutes la richesse des données de votre entreprise
La gestion documentaire: clé pour tirer parti des données historiques
Pour commencer, une documentation et un étiquetage de données historiques sont essentiels. Les outils d’IA disposent ainsi du contexte adéquat pour pouvoir automatiser les flux de travail et fournir des informations optimisées en fonction des caractéristiques propres à l’entreprise.
En l’absence des bons outils, le processus de digitalisation des fichiers au format papier exploitables par les systèmes d’IA peut s’avérer complexe. Dans ce contexte, certaines fonctionnalités des outils de gestion des documents basés dans le cloud posent les bases de l’adoption de l’IA en améliorant la saisie et la gestion des données:
Capture des données :
Les flux de travail sur papier rendent difficile la garantie de la qualité des données saisies, nécessitant une saisie manuelle sujette aux erreurs humaines et aux documents manquants. Il est donc crucial de s’appuyer sur des outils qui simplifient la saisie des données, tels que les outils de gestion de documents basés sur le cloud, qui peuvent rationaliser le processus de collecte de données en traduisant automatiquement une forme de données dans un autre format. Par exemple, des outils qui convertissent des photos de documents prises avec un smartphone en fichiers PDF, ou encore la transcription automatique basée sur l’IA, qui peut désormais générer automatiquement des transcriptions à partir de contenus audiovisuels. Cela simplifie considérablement le processus de capture des données et permet même aux utilisateurs de rechercher des fichiers audio et vidéo par de simples phrases.
Gestion des données :
Sans une source unique de vérité, la gestion des versions devient un défi majeur quand il s’agit de workflows basés sur des documents papier. Les lacunes dans les enregistrements, l’absence de processus standardisés et un mauvais étiquetage des données limitent la valeur des données historiques. C’est pourquoi il est essentiel de s’appuyer sur une base de données centralisées et rationalisées rassemblant tout le contenu numérique. La recherche et l’extraction des données à travers différents formats de documents en seront ainsi grandement facilitées. Et avec le développement de nouvelles fonctionnalités d’IA visant à rationaliser la productivité des flux de travail, les bases de données centralisées dans le Cloud offrent désormais des capacités de tri et de classement automatiques en fonction de paramètres précis définis par l’entreprise, facilitant ainsi l’accès aux données.
Les avantages d’une approche stratégique de l’IA
Adopter la technologie de l’IA ne se résume pas à utiliser le dernier outil en vogue: il s’agit avant tout de l’impact et de la valeur pour l’entreprise et ses collaborateurs, et pas seulement en termes d’heures économisées sur une seule tâche par semaine, mais en secondes gagnées sur chaque action effectuée tout au long de la journée. Pour tirer pleinement parti des avantages de l’IA, les algorithmes nécessitent des données de qualité pour optimiser les workflows et répondre aux besoins individuels des collaborateurs. Il est donc vital pour les entreprises d’anticiper leur transformation digitale alimentée par l’IA et mettant en place les processus adéquats pour capturer et gérer efficacement leurs données historiques.
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Par Andy Wilson, Senior Director, New Product Solutions, Dropbox
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