Alternative crédible aux mastodontes américains, la plateforme européenne et open source de collaboration documentaire OnlyOffide DocSpace muscle son jeu avec une mise à jour « 3.1 » mineure mais importante en matière de sécurité et de personnalisation. Décryptage…
Alors que les tensions géopolitiques ont largement réinscrit la souveraineté numérique et l’indépendance numérique européenne à l’agenda des DSI, l’un des principaux acteurs européens de la bureautique collaborative revient sur le devant la scène avec une version 3.1 de sa plateforme OnlyOffice DocSpace.
Venu de Lettonie, désormais essentiellement géré depuis l’Angleterre, mais surtout très attaché à l’open source, l’éditeur OnlyOffice revendique désormais 15 millions d’utilisateurs dans le monde. Il s’est d’abord fait connaître pour sa suite bureautique OnlyOffice Docs avant de proposer depuis 2023 une vraie plateforme collaborative de gestion documentaire à même de concurrencer Microsoft 365 et Google Workspace.
Dénommée « OnlyOffice DocSpace », elle offre un espace cloud gratuit (2 Go) avec import depuis Google Workspace ou Nextcloud, et intègre : documents, dossiers, archives, formulaires PDF, modèles, historique de versions, outils de collaboration, chiffrement et contrôles d’accès fins (mots de passe, 2 FA), sauvegardes manuelles ou automatiques et formats d’export variés (DOCX, ODT, PDF, EPUB, HTML, JPG, PNG). Les offres payantes (Business Cloud ou Enterprise on‑premise) ajoutent stockage, domaine personnalisé, branding et statistiques.
L’un des atouts majeurs de DocSpace, c’est que la plateforme peut être déployée soit en mode cloud (SaaS) géré par OnlyOffice, soit en version auto‑hébergée (on‑premise) grâce à trois éditions (Community, Enterprise, Developer) et plusieurs méthodes d’installation (Docker, paquets Linux, installateur Windows, API).
Cette semaine, l’éditeur officialise la sortie de la version 3.1 de DocSpace, apportant plus de 40 fonctionnalités et améliorations essentiellement focalisées sur la sécurité, l’efficacité des flux documentaires et la personnalisation.
Sécurité renforcée
La mise à jour intègre désormais le chiffrement AES-256 pour les données au repos dans les environnements auto-hébergés, un prérequis pour les organisations soumises à des exigences strictes en matière de protection des données mais aussi pour se conformer au RGPD dès lors que les documents contiennent des données personnelles.
Le système de gestion des utilisateurs externes a également été revu, permettant désormais un partage plus structuré des invités entre équipes, une modification dynamique de leurs droits d’accès et un contrôle accru sur leurs privilèges.
Personnalisation et réutilisation
OnlyOffice DocSpace s’appuie sur le concept de « rooms » ou « salles » qui sont des espaces de travail modulaires permettant aux équipes de regrouper documents et utilisateurs autour d’un objectif commun. Les salles offrent des fonctionnalités avancées de gestion en fonction des scénarios collaboratifs visés : collaboration, publication de contenus externes (salles publiques), salles de remplissage de formulaires, salles de manipulation de données sensibles (VDR – Virtual Data Rooms).
Il est désormais possible de personnaliser davantage une salle puis de la transformer en modèle réutilisable ce qui s’avère très pratique sur des pratiques récurrentes.
La plateforme offre également de nouvelles options de personnalisation de marque avec la possibilité d’intégrer des logos textuels générés et des noms d’entreprise.
Optimisation des flux documentaires
DocSpace 3.1 introduit une approche basée sur les rôles dans le remplissage des formulaires au sein des salles de données virtuelles (VDR). Cette fonctionnalité permet d’attribuer des responsabilités spécifiques, de suivre les progressions et de finaliser les documents avec une traçabilité améliorée.
La gestion des fichiers bénéficie d’optimisations permettant notamment le partage direct de formulaires PDF à remplir depuis le gestionnaire de fichiers, la suppression sélective de certaines versions de documents, et une meilleure prise en charge des fichiers protégés par mot de passe lors d’exports dans différents formats.
Intégration technique
Pour les équipes techniques, cette version propose des fonctionnalités d’intégration avancées, notamment des déclencheurs de webhooks prêts à l’emploi pour des actions clés comme la création d’utilisateurs ou la gestion de fichiers. Une interface centralisée permet aux administrateurs de gérer ces webhooks, tandis que les développeurs peuvent choisir entre différentes méthodes d’intégration (HTML, JavaScript ou NPM).
« DocSpace 3.1 représente notre engagement permanent à fournir aux entreprises des outils de productivité et de collaboration auxquels elles peuvent faire confiance », explique Galina Goduhina, Directrice commerciale de ONLYOFFICE. « Les nombreuses améliorations apportées par cette mise à jour permettent aux utilisateurs de gérer en toute confiance les flux de travail et d’atteindre leurs objectifs plus rapidement. »
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