A l’heure du travail hybride et du développement des QG numériques, la gestion des connaissances, qui consiste à mettre en relation les personnes qui possèdent des connaissances ou des informations utiles au sein d’une organisation avec les personnes qui en ont besoin  est plus que jamais un élément clé du succès des organisations. Voyons comment elle s’intègre dans les QG numériques.

La donnée est l’un des éléments fondateurs de toute organisation, sans lequel elle ne peut se construire ni se développer. Dès lors, se pose très vite le problème de la gestion des informations utilisées. Voilà comment est née la problématique de la gestion des connaissances. La révolution numérique, même si elle a étendu les capacités de stockage et démultiplié les possibilités, n’a pas résolu ce problème. Rechercher un fichier dans la Dropbox ou le Google Drive de votre entreprise revient toujours à chercher une aiguille dans une botte de foin.

Et cette situation s’est encore complexifiée avec le développement du travail hybride.  Désormais, il faut que les entreprises mettent en place une réelle architecture de l’information, en s’appuyant sur les dernières technologies. L’utilisation d’un QG numérique peut les aider à mettre en place une bonne gestion des connaissances, voyons pourquoi.

Comment le QG numérique facilite la gestion des connaissances?

Quand les processus décisionnels sont affectés par une mauvaise gestion des connaissances (comme un manque de partage et de transparence), on constate fréquemment un déficit de connaissances chez les salariés, ce qui entraîne souvent des problèmes et entrave les possibilités de croissance et d’innovation. Si tous les membres de l’équipe disposent des mêmes informations, ils peuvent alors travailler ensemble pour améliorer les bases de connaissances explicites et tacites de l’entreprise. Voyons comment l’adoption d’un QG numérique facilite la gestion des connaissances.

●       Plus de transparence et moins de silos

Il est essentiel de disposer des bonnes informations, à la fois explicites et tacites, pour prendre de bonnes décisions commerciales. Mais si quelques personnes seulement ont accès à ces informations, les idées et les possibilités d’innovation sont alors limitées aux capacités de cette poignée de personnes. En élargissant le partage des connaissances à l’ensemble de l’organisation, donc en augmentant la transparence, les responsables ouvrent la porte à un puissant flux d’idées uniques et potentiellement précieuses.

Par exemple, l’école de code le Wagon, qui réunit une équipe de plus de 100 personnes dans 27 pays, organise toute sa communication interne à l’aide d’une plateforme de collaboration par canaux, qui leur sert de QG numérique. Dans ces espaces numériques, ils communiquent en toute transparence, partagent des fichiers, afin de toujours veiller à ce que les informations les plus pertinentes soient partagées avec leurs élèves.

●       Des processus plus efficaces

Dans toutes les entreprises, les responsables et leurs équipes exécutent chaque jour un nombre incalculable de processus. Mais si vous remarquez qu’un collaborateur a tendance à toujours fournir un meilleur travail ou à recevoir de meilleurs retours de la part des clients, il peut être intéressant de lui demander de partager ses techniques et ses processus avec le reste de l’équipe, par exemple dans le QG numérique de l’entreprise. Autre avantage, grâce aux intégrations avec des applications tierces qui sont disponibles dans ces QG numériques, il est encore plus facile d’automatiser les processus.

●       Une plus forte diversité et des relations de travail améliorées

La diversité est importante dans tout environnement de travail. Mais pour la nourrir, les individus ont besoin d’un canal pour partager leurs expériences, leurs valeurs et leurs croyances diverses avec les autres. En les regroupant dans un QG numérique, vous facilitez et enrichissez cette gestion des connaissances au sein de l’organisation. Le QG numérique vous permet également d’offrir aux employés un environnement hybride et flexible, favorable à la création de liens plus étroits. Cela permet de développer la confiance entre les membres de l’équipe, pour une équipe globalement plus satisfaite et plus productive. Pour preuve, la dernière étude d’OpinionWay pour Slack a montré que 75% des salariés considèrent le travail hybride comme un atout pour la compétitivité des entreprises et que 62% estiment que la journée de travail classique, de 9h à 17h, n’est plus adaptée.

●       Créer une culture de travail collaboratif

Il est très difficile d’instaurer un système de gestion des connaissances efficace dans une culture d’entreprise où les informations ne sont pas suffisamment partagées. Les gens sont naturellement réticents face au changement, et certaines personnes peuvent avoir du mal à partager leurs connaissances tacites. Il ne suffit pas de mettre en place un système de gestion des connaissances pour que les choses s’améliorent. Les responsables doivent être plus transparents quant à leurs décisions et à leurs expériences. Ils doivent également encourager une culture de travail collaboratif à tous les niveaux de l’organisation.

Aircall, le spécialiste des solutions de téléphonie d’entreprise basée sur le Cloud, s’appuie ainsi que son QG numérique. Tout comme la mission première d’Aircall est de rendre la communication plus efficace, son QG numérique est l’espace où toutes les informations importantes sont réunies, stockées, organisées, et mises à disposition de ceux qui en ont besoin, que ce soit pour des échanges internes comme dans leurs développements commerciaux.

●       Adopter les bons outils

Il peut être difficile de trouver les bons outils pour assurer une bonne gestion des connaissances, notamment parce que la taille et les besoins de votre entreprise évoluent dans le temps. Si vous trouvez que vos outils ne vous sont pas d’une grande utilité, c’est que vous devez en changer. C’est là que des solutions de QG numérique peuvent vous aider, car elles sont plus flexibles que beaucoup d’outils. Plus flexible, elles offrent par exemple un grand nombre d’intégrations évolutives avec un vaste panel d’applications tierces, permettent la communication synchrone comme asynchrone, et de créer des canaux de discussion partagés entre deux organisations.

À mesure que l’utilisation de la gestion des connaissances pour stimuler l’innovation et la collaboration se démocratise, il devient de plus en plus important pour les responsables de promouvoir la transparence à tous les niveaux, non seulement en matière de finances et de stratégies, mais aussi en ce qui concerne les leçons apprises. Les entreprises qui souhaitent rester compétitives et stimuler l’engagement de leurs salariés doivent à tout prix adopter un système de gestion des connaissances efficace dans un QG numérique, pour assurer leur productivité et leur succès.
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Par Gabriel Frasconi, Directeur Général France de Slack

 

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