Fatigue post-COVID, travail hybride, contexte macro-économique difficile, multiplication des tâches et des plateformes… Tout contribue à alourdir la charge mentale des collaborateurs, impactant leur bien-être et leur performance. Une nouvelle génération d’outils collaboratifs « tout-en-un » émerge et vise à alléger cette pression et booster la productivité.
Les entreprises évoluent dans un écosystème de plus en plus complexe et compétitif, où la collaboration et la productivité sont essentielles pour réussir. Cependant, avec la multiplication des tâches, des projets et des plateformes, les collaborateurs font face à une charge mentale accrue, susceptible de nuire à leur bien-être et à leur performance. Heureusement, l’avènement des outils collaboratifs « tout-en-un » offre une solution prometteuse pour relever ce défi. Analysons comment ces nouveaux espaces de travail contribuent à favoriser le bien-être des collaborateurs.
L’impact de la charge mentale sur les collaborateurs
La charge mentale représente le fardeau cognitif que les individus ressentent lorsqu’ils jonglent avec de trop nombreuses tâches au travail. Cet excès de sollicitation peut entraîner des niveaux de stress élevés, une baisse de productivité, voire des problèmes de santé physique et mentale. Les conséquences sont également nuisibles à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Les outils collaboratifs traditionnels peuvent être une source de charge mentale pour les collaborateurs. Selon le rapport Businesses at Work 2022 d’Okta, les employés utilisent en moyenne 88 outils différents pour effectuer leur travail quotidien, et ce chiffre s’élève à 175 dans les grandes entreprises. Avec des applications multiples et non intégrées, les utilisateurs doivent constamment jongler entre différentes interfaces, ce qui peut entraîner une perte de temps ou de données ou encore des risques d’erreur accrus. Cette situation met en évidence le besoin de solutions plus polyvalentes (gestion de projets, partage de documents, de bases de connaissances, to-do-list, gestion des tâches et des plannings, bases de données relationnelles, CRM….), personnalisables et simplifiées permettant de centraliser ses données en un seul et même espace de travail, une sorte “d’extension” du cerveau de l’utilisateur.
Les avantages des espaces de travail « tout-en-un »
Ils offrent une approche intégrée en rassemblant un large éventail de fonctionnalités dans une seule plateforme conviviale. Voici comment ils favorisent le bien-être et abaissent la charge mentale des collaborateurs :
Centralisation de l’information et des tâches : En rassemblant les communications, les projets et les documents au sein d’une seule plateforme, les collaborateurs gagnent en efficacité et en clarté. Ils n’ont donc plus besoin de passer d’une application à l’autre pour trouver les informations nécessaires, ce qui permet une meilleure gestion du temps ainsi qu’une réduction du stress et des gains financiers non négligeables. Le cas de Foolproof illustre cette problématique. Cette société basée au Royaume-Uni, spécialisée dans les produits numériques, a ainsi pu supprimer les silos et économiser 500 000 £ par an en transformant son système de gestion des connaissances et en centralisant les informations, les idées et les contenus de l’entreprise.
Simplification des processus de travail : Les outils collaboratifs « tout-en-un » sont conçus pour faciliter les interactions et la collaboration. Des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les tableaux de bord personnalisables et les calendriers partagés permettent aux équipes de travailler plus efficacement ensemble, sans les tracas des processus fragmentés. Toujours selon le témoignage de Foolproof, auparavant, les informations de l’entreprise étaient éparpillées sur plusieurs outils et services. En conséquence, les employés n’arrivaient pas à mettre la main sur les processus et procédures à appliquer. Les commerciaux rencontraient des difficultés à retrouver la trace de projets antérieurs auxquels se référer. Et personne ne savait véritablement à qui s’adresser en cas de problème. Désormais, les processus de collaboration et de communication sont plus fluides, documentés et organisés.
Facilitation du travail à distance : En proposant une expérience de collaboration plus harmonieuse, ils permettent aux collaborateurs de mieux s’adapter au travail à distance. Ils peuvent rester connectés avec leurs équipes et accéder aux ressources nécessaires, créant ainsi un environnement de travail plus souple et moins stressant. Le néo-assureur Alan l’a bien compris. L’entreprise a connu une très forte croissance de son activité ces dernières années. Ces changements d’échelle sont allés de pair avec l’adoption de nouveaux outils collaboratifs et de gestion de leur base de connaissances. C’est dans ce contexte que l’espace de travail collaboratif d’Alan est devenue le « cerveau » de l’entreprise au niveau global, espace où est centralisée toute sa base de connaissances évolutive. Cette simplicité était fondamentale dans une entreprise qui fonctionne sans management ni réunion, et presque entièrement à distance.
Les espaces de travail « tout-en-un » combinant notes, documents, gestion de projet et wiki sont des outils efficaces pour aider les entreprises à améliorer le bien-être de leurs salariés. En centralisant les informations, en simplifiant les processus de travail et en facilitant la collaboration, ils contribuent à créer un environnement professionnel plus sain et plus productif et à alléger la charge mentale de leurs équipes.
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Par Robbie O’Connor, General manager EMEA de Notion
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