L’engagement des collaborateurs sur les plateformes internes a progressé de 15%, une progression constatée depuis plusieurs années et qui ne se dément. C’est qu’indique le cabinet Lecko, société de conseils en organisation pour la transformation numérique, qui publie la 10e édition de son étude annuelle sur le développement des usages collaboratifs et l’évolution de l’offre technologique des Réseaux Sociaux d’entreprise (RSE).
Si « l’homme est un animal social » comme le dit Aristote, quoi de plus naturel que l’homme numérique la désormais grande panoplie des outils numériques à sa disposition. Néanmoins cette utilisation des outils numériques ne semble pas aller de soi, « elle ne se décrète pas, mais elle se mérite » comme le considèrent les auteurs de l’édition 2018 son étude (Pour télécharger l’étude)
Mais au-delà d’une certaine circonspection, le cabinet Lecko affirme de manière nette que « le modèle organisationnel vers lequel tend l’entreprise pour être performante à l’ère digitale est agile et repose donc sur la collaboration ». Et pour qu’elle soit efficace, cette collaboration doit passer par l’utilisation de la large palette des outils numériques à leur disposition.
La collaboration est au centre des attentions avec 83% des collaborateurs qui déclarent en avoir besoin. Depuis la diffusion de masse de la messagerie électronique il y a un quart de siècle, la panoplie des outils s’est largement enrichie pour des usages différents et complémentaires. Et pourtant constate l’étude Lecko, une majorité utilisent encore principalement le mail quand 20% développent des pratiques plus avancées. Près de la moitié utilise leurs équipements personnels et des solutions encore qualifiées de « Shadow IT » par l’entreprise. Mais au-delà des tendances générales, les démarches de transformation engagées par les entreprises du CAC40 sont très différentes les unes des autres.
Lecko constatait déjà que l’activité avait augmenté sur les plateformes de Réseaux Sociaux d’Entreprises. Pour rappel, Lecko a comparé 37 grandes entreprises rassemblant 466 000 utilisateurs actifs sur une période allant jusqu’à 4 ans. L’étude 2018 montre que cette tendance perdure et s’accompagne d’une hausse l’engagement des collaborateurs sur les plateformes internes de 15%. Cet accroissement traduit la progression de la maturité collaborative de l’entreprise.
83% des employés ont des besoins de collaboration.
Les besoins de collaboration sont principalement centrés – à 64% – sur le travail avec son équipe. L’échange avec ses pairs représente 45% des besoins (transversalité). La mobilité ne concerne que 28% des collaborateurs. Etonnamment 17% des collaborateurs disent ne pas avoir besoin de collaborer avec les autres. Ces besoins tirent le marché vers le haut et es entreprises sont de plus en plus à la recherche de solutions pour connecter tous leurs collaborateurs.
L’email reste l’outil de collaboration principal, mais 20% des collaborateurs s’appuient sur des outils de collaboration plus matures qui permettent le partage de connaissances, la gestion de projets, coproduction de contenus, etc.).
Transformation des entreprises du CAC 40
Derrière des discours volontaires des grandes entreprises du CAC40, il y a des disparités importantes dans les actions engagées et les résultats obtenus. AccorHotels, Axa, Orange et Schneider Electric se démarquent et peuvent inspirer d’autres entreprises à travers leurs démarches. D’autres sont dans des démarches encore trop superficielles par rapport à l’importance des enjeux et des budgets engagés.
Collaborer même avec ses outils personnels
La collaboration devient un sujet personnel : 49% des collaborateurs utilisent leur propre équipement pour échanger avec leurs collègues et 67 % des collaborateurs utilisent occasionnellement ou régulièrement une solution non proposée par l’entreprise pour échanger et travailler avec ses collègues.
Le marché est porté par Microsoft Office 365, Google Gsuite
Le marché reste très vivant. De nouveaux acteurs continuent d’émerger. Sur la soixantaine de solutions analysée dans l’étude de Lecko, Microsoft et Google restent les deux acteurs dominants sur les fonctions de collaboration standards alors que Workplace by Facebook et Slack tentent de se faire une place. Parallèlement, une myriade de spécialistes propose des expériences de collaboration qui surpassent les généralistes. Les acteurs français Elium, Exo Platform, Jamespot, Jalios, Lumapps, Powell365, Talkspirit et Whaller continuent de tracer leur voie dans ce marché mondialisé.
Le Shadow IT : alternative légitime dans certaines situations
Dans cette concurrence, les solutions de Shadow IT sont de vraies alternatives crédibles. Elles embarquent, à l’instar de Trello, Klaxoon, Evernote, Appear.in des approches du “travailler autrement”. Lecko souligne qu’il y a une différence entre utiliser Facebook sans que l’entreprise ne puisse administrer l’espace et rester propriétaire des contenus et utiliser Slack, Trello ou Evernote, qui même si elles sont achetées sans l’aval de la DSI offrent une sécurité complète.
La collaboration est avant tout une question culturelle. Il ne faut pas donner trop d’importance aux outils. D’ailleurs, l’étude distingue la modernisation de la transformation. La première se limite à déployer des outils collaboratifs pour améliorer l’efficacité opérationnelle comme une finalité. La seconde consiste à revoir les pratiques de travail et managériales, l’organisation et les processus. Elle s’appuie sur une vision stratégique des enjeux du Digital pour l’entreprise et sa déclinaison en interne. Aussi, souligne l’étude, elle suppose un minimum d’audace et d’esprit entrepreneurial.
L’étude positionne la nombreuse panoplie d’outils (une soixantaine) du marché qui sont disponibles seront 3 grands axes : transversalité, productivité et spécialisation métiers. Une présentation qui aidera les entreprises à faire un difficile choix qui dépend de différents critères, notamment leur organisation et des objectifs poursuivis dans la mise en œuvre de ses outils. Mai dans ce contexte, qui doit avoir le dernier mot : la direction générale, les directions métiers, la DSI ou les utilisateurs.
« Le poids des utilisateurs dans les choix a évolué avec le temps, considère les auteurs de l’étude. Historiquement, ils étaient légitimes pour expliciter leurs besoins aux côtés de ceux de l’entreprise. Aujourd’hui, les utilisateurs ont le dernier mot, et décident d’utiliser ou non les services déployés par l’entreprise. Ils vont juger l’expérience de collaboration associant des besoins objectifs à des facteurs émotionnels.
L’entreprise a tout intérêt à prendre en compte l’avis, même subjectif, de ses employés pour faciliter l’adoption et donc réduire les couts et augmenter l’efficacité du déploiement.
Les images des éditeurs sont différentes en fonction des générations. Elles sont bien sur-influencés par l’histoire des marques, les produits actuels, les pratiques des utilisateurs ».